Integriteitsdilemma's

Dilemma’s
Dilemma’s zijn een nuttig hulpmiddel bij het ontwikkelen en uitvoeren van integriteitsbeleid. Door dilemma’s te bespreken komen de verschillen en overeenkomsten in meningen tussen de medewerkers of de leden van de Raad boven tafel. Vooral issues in ‘het grijze gebied’ worden daardoor scherper. ‘Wat vinden we daar van’ en ‘waar staan we precies voor’, zijn vragen die je door het gebruik van dilemma’s beter kunt beantwoorden. Om de bespreking nog meer toepasbaar te maken, is het ook mogelijk om eigen dilemma’s in te brengen.
Onderstaande dilemma’s zijn ook in  de publicatie Tussen regels en gedrag te vinden. Regelmatig kunt u hier nieuwe dilemma’s verwachten. Als u zelf een dilemma heeft horen we dat ook graag.

Dilemma - Vriendendienst
U bent al jarenlang voorzitter van de Raad van Toezicht (RvT) van een woningcorporatie. De directeur van deze corporatie kent u goed. Hij was eerst voorzitter van het bestuur, maar bij de omzetting van de verenigingvorm in een stichting is hij directeur geworden. Bij zijn benoeming als directeur van de corporatie heeft u met de directeur afgesproken, dat hij zijn werkzaamheden m.b.t. zijn eigen adviesbureau zou beëindigen. De directeur heeft u toegezegd dit te zullen doen. Na circa een jaar bereikt u persoonlijk vanuit het geruchtencircuit de informatie dat uw directeur weliswaar zijn advies B.V. op naam van zijn partner heeft gezet doch zelf, desgevraagd, nog steeds advieswerkzaamheden zou verrichten voor een onderneming, die ook voor de corporatie werkt. In een bilateraal overleg heeft u de directeur om nadere uitleg gevraagd. De directeur bevestigt u dat hij af en toe nog wel advieswerkzaamheden heeft verricht voor relaties. Hij belooft u  echter deze werkzaamheden onmiddellijk te zullen beëindigen. U bent voornemens advieswerk van uw directeur toch binnen de RvT te bespreken en te kijken hoe daarmee omgegaan moet worden. De directeur vraagt u dit niet te doen, daar dit alleen maar tot onrust kan leiden. Hoe gaat u hiermee om?

Antwoord 1
U vindt dit een zaak voor uw directeur persoonlijk. U deelt hem mee dat hij dit zelf in het eerstkomende RvT-overleg moet melden. Indien uw directeur dit weigert, meldt u zelf binnen de RvT dat uw directeur nog steeds advieswerk verricht. De consequenties zijn dan voor hem.

Antwoord 2
U heeft er nog eens over nagedacht. U kent de directeur goed en het sop is de kool niet waard dit verder op te pakken. U stemt in met verzoek van uw directeur om de informatie over diens nevenactiviteiten te verzwijgen voor de overige RvT-leden.

Antwoord 3
U neemt uw eigen verantwoordelijkheid en gaat de handelwijze van uw directeur gewoon melden aan de overige RvT-leden. U vindt het geen goede zaak als later zou uitkomen dat u dit zelf niet zou hebben gemeld. Dan heeft u zelf een vertrouwensprobleem binnen de RvT.

Antwoord 4
U spreekt met uw directeur af dat u zijn handelwijze niet zal melden aan de overige RvT-leden. U maakt hem echter wel duidelijk dat er dan wel een rekening tussen u beiden openstaat.

Dit dilemma is geschreven door  Frans Bovenschen (Bovenschen Consultancy). Frans Bovenschen is al 30 jaar werkzaam op het terrein van integriteit (-schendingen).

Dilemma - Uw echtgenoot
U bent bedrijfskundige en een gerespecteerd commissaris bij een actieve corporatie die in de regio intensief samenwerkt met andere corporaties, gemeenten en maatschappelijke instellingen. Er worden tal van ambitieuze plannen ontwikkeld op het gebied van vastgoed, maar ook om de uitwisseling via het internet te verbeteren. De corporaties bereiden een collectieve uitvraag voor aan gespecialiseerde ICT bedrijven om een nieuw web gebaseerd systeem te implementeren waarmee alle partijen efficiënt
kunnen samenwerken aan hun ontwikkelplannen. Het is een geavanceerd projectmanagement instrument waarbij o.a. kennis wordt gedeeld, afspraken worden vastgelegd, budgetten bewaakt en documenten gearchiveerd. Het is een grote opdracht en er zijn eigenlijk maar twee partijen die het geacht worden te kunnen. Bij de partij die de beste papieren lijkt te hebben heeft uw echtgenoot vorige week gesolliciteerd naar de functie van commercieel directeur. De Raad van Commissarissen
bespreekt de aanbestedingsprocedure en het profiel van de beoogde leverancier. Ook uw mening wordt gevraagd. Wat zegt u?

Antwoord 1
U weet uit eigen ervaring en nu zeker via uw echtgenoot goed in te schatten wat de sterke en zwakke kanten zijn van deze aanbieder en daar kan de raad zijn voordeel mee doen. U geeft een heldere en objectieve analyse, er is geen reden om uw persoonlijke betrokkenheid daarbij aan de orde te stellen. Dat kan altijd later nog als de sollicitatieprocedure is afgerond.

Antwoord 2
Het is een interessante samenloop van omstandigheden, zoals zo vaak in het leven het geval is. Geen reden om ingewikkeld over te doen. Professionals weten waar ze voor staan en hoe hun functies te scheiden van privé aangelegenheden. U geeft aan hoe de vork in de steel zit en dat het straks mooi uitkomt als u een extra oogje in het zeil kan houden op de
beoogde leverancier.

Antwoord 3
Als commissaris is strikte onafhankelijkheid van groot belang. U bent aangesteld vanwege uw deskundigheid en wordt geacht toe te zien op de kwaliteit van de bedrijfsprocessen. U kunt daarbij niet gehinderd worden door mogelijke belangenverstrengeling. U stelt gezien de situatie voor om volledig buiten de discussies over dit dossier te blijven. Alleen als de
opdracht naar de andere partij gaat, bent u weer in beeld.

Antwoord 4
Wat je ook doet, als het bedrijf van uw echtgenoot de opdracht krijgt bent u kwetsbaar, dan treedt u af. Er kan zo maar een ongenuanceerd stuk in de media verschijnen als iemand achter de relatie komt en er een punt van wil maken. Dan ontstaat grote imagoschade voor de corporatie. Tegen de schijn van belangenverstrengeling kan je niet vechten

Dilemma - Alle vertrouwen
U was een ervaren financieel directeur bij een grote nationale zorgverzekeraar en sinds kort commissaris bij de enige woningcorporatie in de stad waar u woont. Na een aantal saaie jaren gebeurt er eindelijk weer eens wat nieuws: er worden plannen ontwikkeld voor een zorgcentrum in de binnenstad waarin ook appartementen en een huisartsenpost worden geïntegreerd. De directeur-bestuurder en de controller trekken samen het prestigieuze plan en overleggen intensief met alle partijen. De RvC wordt door hen regelmatig op de hoogte gehouden van de voortgang, maar uw gevoel zegt dat zij toch niet helemaal begrijpen hoe groot de financiële risico’s zijn en hoe geslepen vooral de bouwpartners kunnen zijn. Informeel laat u dit weten aan de voorzitter van de raad, die u echter verzekert dat hij alle vertrouwen heeft in het duo, ze zijn al zo lang op hun post en kennen de samenwerkingspartners goed. Toch blijft uw twijfel bestaan. Wat doet u?

Antwoord 1
Het is zaak om meer te weten te komen en uw gevoel bij mensen te toetsen die er wat verder van afstaan dan de voorzitter. U besluit om allereerst uw beeld aan te scherpen en een vertrouwelijke belronde te doen bij mensen in uw netwerk die de personen kennen en van ontwikkelen verstand hebben.
 
Antwoord 2
U bent niet voor niets commissaris geworden. Er wordt wat van u verwacht, vooral vanwege uw ervaring met financiële zaken. Het is uw verantwoordelijkheid om de zaak aan te kaarten. Misschien denken anderen er wel hetzelfde over, maar wordt het niet uitgesproken. U vraagt om het agendapunt te behandelen zonder aanwezigheid van de bestuurder.

Antwoord 3
U kunt als nieuwe commissaris natuurlijk niet direct knuppels in het hoenderhok gaan gooien, dat is niet professioneel en wordt niet in dank afgenomen. Uw financiële deskundigheid wendt u aan om scherpe vragen te stellen tijdens de vergaderingen over het onderwerp, dan pakt de rest het hopelijk wel op.

Antwoord 4
Als u twijfels hebt bij het functioneren van een bestuurder, moet u hem daar zelf op aanspreken. Dat is wel zo netjes. Misschien hebt u dingen over het hoofd gezien, of blijkt in een persoonlijk gesprek dat hij wel degelijk goed weet waar de echte kansen en bedreigingen liggen. En zo niet, dan hebt u meer onderbouwing voor uw gevoel.

Dilemma - Istanbul
De RvC waarvan u deel uitmaakt is altijd een hechte club geweest die goed kon samenwerken met elkaar, de bestuurders en het management. Elk jaar is er een themabijeenkomst waar de toezichthouders en de top van de organisatie elkaar ontmoeten rond een actueel strategisch onderwerp en daarbij tevens de sociale contacten weer versterken. Werk staat voorop, maar het mag ook zeker gezellig zijn. Vorig jaar was een jubileumjaar en is de gehele groep naar Istanbul geweest waar op een bijzondere wijze is kennisgemaakt met de Turkse waarden en omgangsvormen, wat van belang is gezien de samenstelling van het huurdersbestand. Sinds kort zijn er twee nieuwe leden toegetreden tot de RvC. Zij laten, als de nieuwe themabijeenkomst op de agenda staat, merken dat de reis naar Istanbul in hun ogen overdadig was. Sterker nog: dat de commissarissen meer afstand moeten houden van de bestuurders en de managers. Hun opvatting is dat toezicht houden vraagt om distantie en soberheid. Er ontstaat een ongemakkelijke sfeer. De voorzitter vraagt om uw mening. Wat zegt u?
 
Antwoord 1
Nieuwe leden moeten natuurlijk nog wennen aan de cultuur van de organisatie. Dat geeft niet. Die dingen groeien vanzelf naar elkaar toe. Het zal in het gesprek ook voor hen duidelijk worden dat de gezamenlijke bijeenkomsten heel nuttig zijn voor het onderling begrip en de duurzame samenwerking bevorderen. En een reisje Istanbul kost tegenwoordig niks meer.

Antwoord 2
Prima dat er verschillende opvattingen bestaan over hoe je met elkaar en met de medewerkers uit de organisatie kan en moet omgaan. Er zijn natuurlijk voor- en nadelen aan elke oplossing die je kiest. Het hangt ook af van de situatie waarin de corporatie zich bevindt wat de meest effectieve manier is om toezicht te houden. Er moet eens een keer een aparte bijeenkomst aan worden gewijd met een externe deskundige erbij.

Antwoord 3
De gedachten van de nieuwe leden zijn zeker waardevol. Op die bijeenkomsten wordt er altijd wel gedronken, wordt het ’s avonds laat en ontstaan er vertrouwelijkheden die niet zakelijk zijn en een scherpe opstelling als toezichthouder in de weg kunnen gaan staan. Gewone medewerkers begrijpen zulke uitstapjes ook niet goed. Er wordt altijd over geroddeld en dat is niet goed voor het gezag van de RvC.

Antwoord 4
Scherpslijpers heb je altijd en overal, die hebben vaak onvoldoende gevoel voor de werkelijkheid en voor het belang van vertrouwen als voorwaarde om met elkaar goed te kunnen samenwerken. Toezicht houden is niet alleen een kwestie van regels en formele check, het gaat ook om het gevoel dat je bij mensen hebt. Dat kun je toetsen door samen dingen te doen buiten de waan van alledag.

Deze dilemma’s zijn geschreven door Pim van der Pol en Alex Straathof (Bouwen aan integriteit). Uit: Tussen Regels en gedrag. Een handboek integriteitsbeleid voor woningcorporaties. VTW en Aedes 2010

Naar Themapagina Integriteit.