G&B toets Aw

De Woningwet 2015 bepaalt in artikel 25 lid 2 en artikel 30 lid 3 dat commissarissen en bestuurders worden getoetst op geschiktheid voor het lidmaatschap van de Raad van Commissarissen (RvC) en bestuur en op betrouwbaarheid. Voorgenomen benoemingen of herbenoemingen van bestuurders en commissarissen moeten voor een zienswijze worden voorgelegd aan de Autoriteit woningcorporaties (Aw). Uit deze toets volgt een positieve of negatieve zienswijze. De Aw kan bij een (her)benoeming zonder zienswijze of bij negatieve zienswijze gebruik maken van haar sanctie-instrumentarium.

Autoriteit woningcorporaties

De Aw houdt integraal toezicht op de woningcorporatiesector. Centraal in dit toezicht staat de governance van de corporaties; de wijze waarop het interne toezicht en de ‘checks and balances’ functioneren. De geschiktheid- en betrouwbaarheidstoets die de Aw namens de minister uitvoert, speelt hierin een belangrijke rol.

Beoordelingskader

De geschiktheid- en betrouwbaarheidstoets is uitgewerkt in het Besluit Toegelaten Instelingen Volkshuisvesting 2015 (BTIV) en de Regeling Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting 2015 (RTIV). In het Beoordelingskader Geschiktheid en Betrouwbaarheid (versie 6-2-2019) beschrijft de Aw hoe zij beoordeelt of een (toekomstige) bestuurder of commissaris van een woningcorporatie betrouwbaar en geschikt is om die functie te vervullen. Het kader geeft ook aan hoe het proces van de geschiktheid- en betrouwbaarheidstoets verloopt en hoe de zienswijze inhoudelijk tot stand komt.

Hieronder staat een verkorte weergave van het beoordelingskader.

Het Toetsdossier

De melding
De RvC is verantwoordelijk voor de (her)benoeming van commissarissen en bestuurders. Een melding voor een zienswijze van de minister in het kader van de (her)benoeming van een bestuurder of commissaris van een woningcorporatie wordt door de RvC-(vice)voorzitter bij de Aw ingediend. De melding gebeurt digitaal met gebruikmaking van het meldingsformulier Melding Zienswijze (her)benoeming directeur-bestuurder en lid van de raad van toezicht van toegelaten instellingen volkshuisvesting, voorzien van bepaalde documenten.

In verband met de wettelijke termijnen voor de afgifte van een zienswijze en ruimte voor eventuele aanvulling van informatie, verzoekt de Aw een melding ten minste 9 weken voor de beoogde benoemingsdatum in te dienen. Om een zeer lange periode tussen de indiening van de melding en de voorgenomen (her)benoemingsdatum te voorkomen, heeft de Aw bepaald dat de voorgenomen (her)benoemingsdatum voor een commissaris moet liggen binnen zes maanden na afgifte van de zienswijze. Voor een bestuurder is dit negen maanden.

Na een negatieve zienswijze of een terugtrekking van een kandidaat als gevolg van een voorgenomen negatieve zienswijze is het na 6 maanden mogelijk opnieuw een melding in te dienen voor dezelfde kandidaat voor dezelfde functie bij dezelfde woningcorporatie. In dat geval dient aangetoond te worden op welke punten de kandidaat zich heeft ontwikkeld, bijvoorbeeld door het volgen van een cursus of het doorlopen van een ontwikkeltraject.

Ten aanzien van interim bestuurders of -commissarissen danwel waarnemers geldt, dat een geschiktheid en betrouwbaarheidtoets niet verplicht is indien de (interim) periode maximaal drie maanden duurt. Indien de interim periode de drie maanden overschrijdt, bij aanvang dan wel na verlenging, dient de kandidaat voor een zienswijze te worden voorgedragen. NB Bestuurstaken zijn er in deze situatie alleen op gericht om te voorkomen dat de organisatie komt stil te liggen. 

Meldingsformulier
Het meldingsformulier bestaat uit een aantal onderdelen:

  1. Gegevens over de woningcorporatie.
  2. Gegevens over de kandidaat.
  3. Functiegegevens.
  4. Werkzaamheden en nevenfuncties van de kandidaat. In het kader van onafhankelijkheid en onverenigbaarheden én het maximum aantal functies zoals gesteld in de Wet Bestuur en Toezicht.
  5. Gegevens over eventuele vorige toetsingen.
  6. Referenten (niet nodig bij herbenoeming). Bij een benoeming is het wettelijk verplicht drie referenten op te geven. De Aw kan deze referenten benaderen om de informatie te staven die is aangeleverd.
  7. Algemene motivering geschiktheid kandidaat.
  8. Onderbouwing competenties kandidaat (commissaris) zoals opgenomen in Bijlage 1. bij artikel 19 van het Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting 2015
  9. Onderbouwing competenties kandidaat (bestuurder) zoals opgenomen in Bijlage 1. bij artikel 19 van het Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting 2015
  10. Bijlagen. Zie onder.
  11. Ondertekening. De aanvraag wordt ondertekend door de RvC-voorzitter of - bij diens afwezigheid of indien deze zelf kandidaat is - de RvC-vicevoorzitter. Niemand ondertekent de aanvraag voor een eigen (her)benoeming.

Verplichte bijlagen bij het Meldingsformulier
Met het meldingsformulier worden de volgende bijlagen meegestuurd:

  1. Het curriculum vitae van de kandidaat. Hierop staan ten minste personalia, opleidingen, werkervaring, relevante cursussen, en indien van toepassing recent gevolgde Permanente Educatie en PE-punten en nevenactiviteiten. Bij nevenactiviteiten wordt de kandidaat verzocht in ieder geval alle commissariaten en bestuursfuncties te vermelden en de data van benoeming.
  2. Profiel van de betreffende functie. Bij het onderzoek naar de geschiktheid van de kandidaat spelen de aard van de functie, alsmede de aard en omvang van de werkzaamheden van de corporatie een rol. Uit het profiel moet blijken of sprake is van een lid, een voorzitter, of een huurdercommissaris. Bij de nadere informatie over het gehanteerde functieprofiel moet worden ingegaan op:  
    • het doel en de kerntaken van de functie;
    • de benodigde kennis en ervaring;
    • competenties;
    • algemene en specifieke selectiecriteria.
  3. Een toelichting op de gevolgde werving- en selectieprocedure (alleen bij een eerste benoeming). Een uitgebreide en gedegen onderbouwde toelichting op de gevolgde werving- en selectieprocedure geeft de Aw belangrijk inzicht in de mate van professionalisering van het intern toezicht bij een corporatie. Hierbij kan de Handreiking werving, selectie en benoeming commissaris en het Stappenplan werving, selectie en benoeming bestuurder van de VTW behulpzaam zijn.
    In de toelichting op de werving dienen de volgende punten aan de orde te komen:
    • beschrijving vacature;
    • wijze van bekend maken van de vacature;
    • samenstelling selectie- en eventueel adviescommissie;
    • indien van toepassing: naam begeleidend extern bureau en vermelden welke stappen van het Werving- en Selectieproces het externe bureau heeft uitgevoerd;
    • beschrijving van het selectieproces (aantal reacties, wijze van selectie, aantal gesprekken, de onderscheidende elementen waarop is geselecteerd);
    • argumenten voor de keuze van kandidaat ten opzichte van andere kandidaten;
    • via welke bron kandidaat is aangediend.
  4. Het formulier GeschiktheidsmatrixDit formulier wordt ingevuld indien sprake is van een benoeming van een kandidaat in de RvC of in een bestuur waarvan meerdere natuurlijke personen deel uitmaken. In dit formulier wordt door de Raad vermeld in welke mate bepaalde kennis, vaardigheden en specialisaties aanwezig zijn. Idealiter zijn in het team kennis en vaardigheden op alle terreinen aanwezig en wordt bij vertrek van een bepaalde expertise gericht naar vervanging daarvan gezocht. Het betreft de terreinen:
    • governance;
    • volkshuisvesting (inclusief de relatie met stakeholders);
    • vastgoedontwikkeling en -beheer;
    • financiën en control;
    • juridische zaken;
    • overige relevante kennis en ervaring.
  5. Het door de kandidaat ingevulde en ondertekende Betrouwbaarheidsformulier. Het formulier moet volledig en naar waarheid worden ingevuld, waarbij alle relevante antecedenten worden vermeld. Het onjuist of onvolledig invullen van het formulier kan consequenties
    hebben voor het betrouwbaarheidsoordeel.
  6. Verklaring Omtrent het Gedrag Natuurlijke Personen. De door de kandidaat verkregen VOG, gericht op de "benoeming als (directeur)bestuurder of intern toezichthouder/commissaris van een woningcorporatie/toegelaten instelling” wordt door de woningcorporatie of kandidaat aangevraagd bij screeningsautoriteit Justis door middel van het door de Aw beschikbaar gestelde digitale formulier Aanvraagformulier VOG NP
    NB1: Woningcorporaties kunnen de aanvraag voor een VOG digitaal voorbereiden bij Justis. Daarmee hoeft de kandidaat bestuurder of commissaris niet meer naar het gemeentehuis. Meer informatie. 
    NB2: Commissarissen of bestuurders woonachtig in het buitenland die niet (meer) ingeschreven staan bij een Nederlandse gemeente moeten hun VOG aanvraag rechtstreeks bij Justis indienen.
    De screening door Justis vindt plaats op de volgende functieaspecten:
    • met gevoelige/vertrouwelijke informatie omgaan;
    • kennis dragen van veiligheidssystemen, controlemechanismen en verificatieprocessen;
    • met contante en/of girale gelden en/of (digitale) waardepapieren omgaan;
    • budgetbevoegdheid hebben;
    • beslissen over offertes (het voeren van onderhandelingen en het afsluiten van contracten) en het doen van aanbestedingen;
    • personen die vanuit hun functie mensen en/of een organisatie (of een deel daarvan) aansturen.
  7. Toelichting motivatie mogelijke onverenigbaarheid/afhankelijkeheid. In het kader van good governance is het van belang een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van de wijze waarop de RvC het gesprek heeft gevoerd met betrekking tot mogelijke onverenigbaarheid/ onafhankelijkheid.

Optionele bijlagen bij het Meldingsformulier
Het is mogelijk aanvullende documenten mee te sturen die de Aw zal betrekken bij het komen tot een zienswijze over de kandidaat. Het gaat om de volgende documenten:

  1. Assessmentrapport. Indien een toegelaten instelling bij de werving van een kandidaat diens geschiktheid via een assessment heeft laten vaststellen, kan zij het desbetreffende rapport bij de melding meesturen. Indien het rapport in voldoende mate inzicht geeft in de competenties van de kandidaat zoals geformuleerd in de bijlage 1 van het BTIV 2015 en er verder geen aanleidingen zijn voor een toetsingsgesprek, kan de Aw afzien van een toetsingsgesprek met de kandidaat. Om betrokken te kunnen worden bij de geschiktheid en betrouwbaarheidtoets moet het rapport opgesteld zijn door een registerpsycholoog NIP/Arbeid & Organisatie en ingaan op alle competenties waarop de kandidaat wordt beoordeeld, onderbouwd met voorbeeldsituaties.
  2. Sollicitatiebrief kandidaat, indien deze inzicht geeft in bijvoorbeeld de motivatie voor de betreffende functie, of relevante nevenfuncties. 

Ontvangstbevestiging
Na ontvangst van het meldingsformulier en de bijbehorende documenten, stuurt de Aw binnen één week een ontvangstbevestiging. Deze brief kan de volgende informatie bevatten:

  1. Uw melding is compleet. Dit betekent dat de wettelijke termijn van 4 weken, eenmalig te verlengen met 4 weken, ingaat op de dag waarop de melding compleet is ingediend. De wettelijke termijn wordt vermeld in de ontvangstbevestiging.
  2. Uw melding is niet volledig. Dit betekent dat is vastgesteld dat bepaalde documenten ontbreken, dan wel niet correct zijn ingevuld of aangeleverd. De aanvrager wordt geïnformeerd welke informatie ontbreekt en in de gelegenheid gesteld binnen twee weken na de dagtekening van de brief de betreffende informatie aan te leveren. Indien na twee weken de gevraagde informatie niet is ontvangen, dan wel nog steeds niet volledig is, dan wordt de aanvrager geïnformeerd dat de melding niet in behandeling wordt genomen en het reeds ontvangen dossier wordt vernietigd. Consequentie hiervan is dat de (her)benoeming geen doorgang kan vinden omdat er geen zienswijze is uitgebracht.
  3. De beoogde benoemingsdatum ligt vóór de datum van de melding, dan wel laat geen ruimte voor de wettelijke behandelingstermijn. De melding wordt wel op de gebruikelijke wijze in behandeling genomen, maar de aanvrager wordt er op gewezen dat, mocht de benoeming al hebben plaatsgevonden voordat de zienswijze is ontvangen, deze in strijd is met de inhoud van de wet en derhalve nietig. Deze nietigheid heeft mogelijk ook gevolgen voor de rechtsgeldigheid van besluiten waarbij de kandidaat betrokken is geweest. De benoeming moet opnieuw plaatsvinden, als de eerdere benoeming nietig is.
  4. De beoogde benoemingsdatum is later dan zes maanden na de wettelijke behandelingstermijn van 8 weken. De melding wordt niet in behandeling genomen en de aanvrager wordt in de gelegenheid gesteld een nieuw meldingsformulier in te dienen met een aangepaste benoemingsdatum, dan wel de melding op een later moment opnieuw in te dienen. Hierbij moet de aanvrager rekening houden met de geldigheidsduur van de VOG.

Spoedverzoeken
Er kan aanleiding zijn met spoed een commissaris of bestuurder te benoemen, bijvoorbeeld in het geval van ontstentenis of belet van (een) bestuurder(s) of commissaris(sen). De voorzitter van de RvC informeert de toezichthouder Aw voorafgaand aan het spoedverzoek over de ontstane situatie. Vervolgens kan het spoedverzoek, met redenen omkleed, door de voorzitter RvC aan de Aw worden voorgelegd via het Meld- en Informatie centrum van de ILT (088 489 00 00 of via het vragenformulier
op www.ilent.nl). De Aw behoudt zich het recht voor een melding al dan niet met voorrang in
behandeling te nemen en beoordeelt ieder verzoek afzonderlijk.
Een spoedverzoek in verband met te late indiening van een melding, zal niet worden gehonoreerd. Dit kan tot gevolg hebben dat een bestuurder of RvC lid niet tijdig kan worden benoemd.

Het toetsproces

Termijnen
De wettelijke beslistermijn waarbinnen de zienswijze moet worden verstrekt bedraagt vier weken, gerekend vanaf de dag waarop de melding is ingediend en is eenmalig door de Aw te verlengen met een termijn van ten hoogste vier weken. De beslistermijn wordt opgeschort zodra de Aw een aanvullingsverzoek heeft verzonden aan de aanvrager.
Wanneer de zienswijze niet binnen de wettelijke beslistermijn kan worden afgegeven, kan de Aw de voorzitter verzoeken in te stemmen met een nadere verlenging.
Is een zienswijze niet binnen de beslistermijn afgegeven, wordt er niet van rechtswege een positieve zienswijze verstrekt. De aanvrager kan in zo’n situatie gebruikmaken van de Wet Dwangsom en beroep.
De (her)benoeming dient binnen zes (commissaris) of negen (bestuurder) maanden na dagtekening van de zienswijzebrief geëffectueerd te zijn.
Tegen een zienswijze (een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht) kunnen belanghebbenden binnen de wettelijke termijn van zes weken bezwaar maken.

Bronnen
Bij het komen tot de zienswijze betrekt de Aw:

  • Alle relevante en beschikbare informatie over de kandidaat.
  • Alle relevante en beschikbare informatie over de woningcorporatie.
  • De aard en zwaarte van de functie waarvoor de kandidaat in aanmerking wordt gebracht.
  • De aard en omvang van de werkzaamheden van de woningcorporatie in de periode waarvoor de kandidaat (her)benoemd wordt.

De Aw voert hiertoe onderzoek uit en heeft daarvoor diverse bronnen tot haar beschikking. Doel van het bronnenonderzoek is te komen tot een samenhangend oordeel over de kennis, vaardigheden, ervaring en het gedrag van de kandidaat in relatie tot de aard en zwaarte van de functie en de aard en omvang van de werkzaamheden van de woningcorporatie voor de beoogde (her)benoemingsperiode. Dit betekent dat een positieve zienswijze van de Aw altijd tijd- en situatiespecifiek is. De kandidaat is niet per definitie geschikt voor dezelfde functie bij een andere woningcorporatie of voor een andere functie bij dezelfde woningcorporatie. Uitzondering hierop zijn tussentijdse verschuivingen binnen de RvC: een lid van een RvC hoeft bij een voorgenomen benoeming tot voorzitter (of vice versa) binnen de lopende periode van vier jaar niet opnieuw getoetst te worden door de Aw. Omgekeerd geldt dat bij een negatieve zienswijze de kandidaat niet per definitie ongeschikt is als bestuurder of commissaris bij een andere woningcorporatie.

Toetscriteria
De Aw werkt bij iedere melding selectief en risicogericht. Dit houdt in dat voor de drie elementen van de zienswijze (kandidaat, functie, corporatie) gekeken wordt naar objectieve criteria, risico’s vanuit casuïstiek, en signalen en meldingen van derden. Hierbij hanteert de Aw de volgende toetscriteria:

  • De kandidaat voldoet op basis van zijn CV aan de in het functieprofiel gestelde
    functie-eisen:
    • De kandidaat beschikt over het vereiste werk- en denk-/opleidingsniveau;
    • De kandidaat beschikt over voor de functie relevante (werk)ervaring;
    • De kandidaat beschikt over de voor de functie vereiste vakinhoudelijke kennis;
  • De kandidaat voldoet aan de in het BTIV gestelde competenties, blijkend uit bijvoorbeeld:
    • Een assessmentrapportage, opgesteld door een registerpsycholoog NIP/Arbeid & Organisatie, waarin voldoende inzicht wordt gegeven in alle voorgeschreven competenties van de kandidaat en onderbouwd met voorbeeldsituaties;
    • Telefonisch gesprek of schriftelijk contact met referenten;
    • (Telefonisch) gesprek met de kandidaat;
    • Voldoende ingevuld meldingsformulier waarin voorbeeldsituaties zijn omschreven waaruit de competenties van de kandidaat blijken, eventueel aangevuld met een telefonisch gesprek met de voorzitter van de RvC;
  • De aard en zwaarte van de functie sluiten aan bij het profiel van de kandidaat;
  • De aard en omvang van de werkzaamheden van de corporatie sluiten aan bij het profiel van de kandidaat;
  • De voorgenomen (her)benoeming is niet in strijd met de bepaling over het maximum aantal functies zoals gesteld in de Wet Bestuur en Toezicht (zie verder hieronder);
  • De betrouwbaarheidstoets heeft geen negatieve bijzonderheden opgeleverd;
  • Met betrekking tot een RvC-lid is er sprake van onafhankelijkheid, zoals vereist in de Woningwet artikel 30 lid 5;
  • Er is geen sprake van onverenigbaarheden, zoals vereist in de Woningwet artikel 25 lid 6 en artikel 30 lid 6;
  • De kandidaat-commissaris vervult geen andere commissariaten bij woningcorporaties in dezelfde woningmarktregio;
  • Er zijn geen bijzonderheden voortgekomen uit het antecedenten- en open bronnenonderzoek.

Aan de hand van voormelde criteria en op basis van de bronnen komt de Aw tot een gewogen oordeel. De uitkomsten worden vastgelegd in een beoordelingsformulier. In dit formulier wordt een zakelijk verslag van het gesprek opgenomen. Over iedere competentie wordt een oordeel gegeven aan de hand van drie keuzemogelijkheden: ‘aandachtspunt/te compenseren door team’, ‘voldoet aan de eisen’ of kwaliteit/typerend’.

De toetsingscommissie beoordeelt de competenties in samenhang en betrekt dit bij haar totaalbeeld van de kandidaat en de corporatie. Daarbij heeft de Aw een weging toegekend aan de verschillende competenties. Hierdoor leidt een lage score op één of meerdere competenties niet per definitie tot een negatieve zienswijze.

Toets gesprek
Een toets gesprek wordt gepland indien uit de beschikbare bronnen naar de mening van de Aw onvoldoende informatie is verkregen waaruit blijkt dat de beoogde kandidaat geschikt is voor de functie bij de betreffende woningcorporatie. Daarnaast wordt (vooralsnog) altijd een gesprek gepland indien sprake is van de volgende situaties:

  • Een voorgenomen benoeming tot bestuurder.
  • Een voorgenomen benoeming tot voorzitter RvC.
  • Een corporatie onder verscherpt toezicht van Aw of in bijzonder beheer van WSW (zowel latende als ontvangende corporatie).
  • Zwaarwegende signalen van derden over kandidaat en/of corporatie.
  • Toetreder als commissaris zonder toezichtervaring (in de publieke sector).

De Aw zal daarnaast steekproefsgewijs kandidaten blijven uitnodigen voor een gesprek ten behoeve van het toetsen en aanscherpen van haar eigen werkwijze.
Herbenoemingen van bestuurders of voorzitters RvC kunnen naar het oordeel van de Aw eventueel op basis van dossieronderzoek (of on desk) worden afgedaan.
Het gesprek vindt plaats op het kantoor van de Aw te Utrecht en wordt gevoerd door twee of drie mensen namens de Aw. Bij de samenstelling van de toetsingscommissie voor het gesprek is het van belang dat er geen belangenconflicten spelen en dat de onafhankelijkheid gegarandeerd blijft. Voorop staat dat een gesprek door meerdere personen gevoerd wordt om de objectiviteit zoveel mogelijk te bewerkstelligen.

De toets commissie staat onder leiding van een medewerker van het team Geschiktheid en Betrouwbaarheid (afdeling vergunningverlening). Deze medewerker is voorzitter tijdens het gesprek, is verantwoordelijk voor de besluitvorming en ondertekent de zienswijze.
De focus van deze medewerker ligt op het toetsen van de geschiktheid en betrouwbaarheid van de beoogde bestuurder of commissaris. Daarbij worden tevens de aard en zwaarte van de functie alsmede de aard en omvang van de werkzaamheden van de toegelaten instelling in aanmerking genomen. Ook toezichtsignalen en signalen van derden en open bronnen kunnen onderwerp van gesprek zijn.

Daarnaast maakt in principe de Aw toezichthouder van de betreffende corporatie deel uit van de toets commissie, tenzij er gegronde redenen zijn van deelname af te zien. De toezichthouder neemt actief deel aan het gesprek vanuit zijn/haar kennis van de woningcorporatie, de opgaven van de corporatie en meer vakinhoudelijke kennis. De toezichthouder heeft ten aanzien van de geschiktheid van de kandidaat een adviserende rol naar de voorzitter van de adviescommissie. De toets commissie kan worden aangevuld met iemand met een gedragskundige of bestuurskundige achtergrond.

Een toets gesprek duurt gemiddeld 1,5 uur. Tussentijds kan een pauze worden ingelast. Dit geeft de kandidaat de gelegenheid te reflecteren op het eerste deel van het gesprek en na te gaan of hij aanvullende informatie wil verstrekken of eerdere uitspraken nader wil toelichten.
De commissie gebruikt dit moment om te bepalen welke punten in het vervolg van het gesprek nog aan de orde moeten komen.
Over het algemeen zal het gesprek starten met de vraag naar de motivatie van de kandidaat voor (her)benoeming in de betreffende functie. Ook wordt gevraagd naar de onafhankelijkheid van de kandidaat, bijvoorbeeld of de kandidaat reeds leden van de RvC, bestuur of medewerkers van de woningcorporatie kende voordat hij/zij kennis nam van de vacature. Tevens wordt de vakinhoudelijke kennis van de kandidaat beoordeeld op het gebied van volkshuisvesting, wonen en vastgoed, financiën, governance en juridische kennis.

De commissie stelt gericht vragen om te toetsen in welke mate de kandidaat over de competenties beschikt zoals opgenomen in bijlage 1 van het BTIV en maakt hierbij gebruik van de STAR(R)-methodiek. De kandidaat wordt gevraagd de inzet van zijn competenties zoveel mogelijk te illustreren door middel van concrete voorbeeldsituaties (situatie en taak) en zijn rol (actie) in deze situaties. Daarbij wordt ingegaan op het resultaat van zijn handelen en gereflecteerd op het geheel.

Een bestuurder wordt getoetst op de volgende competenties: authenticiteit, besluitvaardigheid, integriteit en moreel besef, leiderschap, maatschappelijke (omgevings)sensitiviteit en verantwoordelijkheid, overtuigingskracht, resultaat- en ‘klant’gerichtheid, samenwerkingsvermogen, vakinhoudelijke kennis en visie en zelfreflectie.

Een commissaris wordt getoetst op de volgende competenties: authenticiteit, bestuurlijk inzicht, helikopterview, integriteit en moreel besef, maatschappelijke (omgevings)sensitiviteit en verantwoordelijkheid, onafhankelijke oordeelsvorming, teamspeler, vakinhoudelijke kennis en visie, voorzittersvaardigheid (indien van toepassing) en zelfreflectie.

Positieve zienswijze
Wanneer de commissie voldoende indicatie heeft gekregen dat de kandidaat geschikt is voor de voorgedragen functie en de betrouwbaarheid van de kandidaat niet in het geding is, dan wordt doorgaans binnen enkele werkdagen een positieve zienswijze opgemaakt en verzonden aan de voorzitter van de RvC. De kandidaat ontvangt een kopie van het e-mailbericht.

De zienswijze wordt getekend door de voorzitter van de toets commissie en verzonden namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Tweede toets gesprek
Indien de commissie na het gesprek onvoldoende beeld van de kandidaat heeft verkregen of (op punten) twijfelt over signalen ten aanzien van de kandidaat, aan de kennis of competenties van de kandidaat die voor de betreffende functie benodigd zijn met betrekking tot de aard en omvang van de werkzaamheden van de toegelaten instelling of de aard en zwaarte van de functie, kan een tweede gesprek aan de orde zijn.

Bij dit gesprek zit één lid van de eerste toets commissie, aangevuld met één of twee leden die geselecteerd zijn op basis van hun expertise ten aanzien van de punten waarover twijfels bestaan. Dit voornemen wordt telefonisch afgestemd met de kandidaat, waarbij op hoofdlijnen wordt aangegeven op welke punten meer duidelijkheid wordt verlangd, en vervolgens met de (vice)voorzitter van de RvC.
Het staat de kandidaat vrij zich terug te trekken uit deze procedure. Tevens kan de voorzitter na beraad met de RvC aangeven de voordracht niet gestand te doen en de melding in te trekken.

Negatieve zienswijze
Wanneer de commissie na het tweede gesprek niet tot een positieve zienswijze kan komen, neemt de commissievoorzitter telefonisch contact op met de kandidaat en vervolgens met de voorzitter RvC. In dit gesprek wordt gemotiveerd waarom op dat moment geen positieve zienswijze kan worden verstrekt. Naar aanleiding hiervan kan de kandidaat besluiten zich terug te trekken, tevens kan de voorzitter van de RvC na beraad met de RvC hiertoe besluiten.

Wanneer terugtrekking niet aan de orde is, zal de Aw een negatieve zienswijze afgeven waarin gemotiveerd is aangegeven op welke gronden zij tot dit oordeel is gekomen.

‘On desk’ beoordelingen en proef verkorte procedure
De Aw streeft er naar het aantal fysieke gesprekken terug te brengen tot een aanvaardbaar minimum. Hiermee wordt de ‘last’ voor de kandidaat beperkt en kan de doorlooptijd van de procedure worden versneld.
Om deze reden is de Aw gestart met ‘On desk’ beoordelingen en de proef verkorte procedurede welke een snellere beoordeling mogelijk maken.

'On desk' beoordelingen
Wanneer er kortgezegd geen sprake is van (toezicht)signalen over de kandidaat, de woningcorporatie, er geen situaties aan de orde zijn zoals hiervoor benoemd en op voorwaarde dat bij de melding voldoende (aanvullende) informatie is overgelegd, wordt de melding in principe ‘on desk’ beoordeeld.
Op basis van de door de toegelaten instelling overgelegde informatie, aangevuld met informatie uit de overige bronnen die de Aw tot haar beschikking heeft, streeft de Aw ernaar de positieve zienswijze binnen twee weken af te ronden.

Een kandidaat die eerder een positieve zienswijze heeft ontvangen na een gesprek met de Aw zal eerder in aanmerking komen voor een ‘on desk’ beoordeling.
Een bron die zwaar meeweegt in deze beoordeling is informatie vanuit het proces van werving & selectie, de mate waarin inzicht wordt verstrekt in dit proces en de op de kandidaat gerichte uitkomsten daarvan. De Aw verkrijgt hiermee inzicht in de wijze waarop de corporatie omgaat met werving en selectie. De Aw verkrijgt zo ook inzicht in de competenties van de kandidaat. Bij benoemingen kan het een extern assessmentrapport betreffen, bij herbenoemingen informatie over de kandidaat vanuit zelfevaluatie van RvC-leden of vanuit Remuneratie van bestuursleden, aangevuld met informatie over de prestaties en bijdragen in de voorgaande periode.
Als uit deze beoordeling en eventuele aanvullende informatie naar de mening van de beoordelaars onvoldoende inzicht in de kandidaat is ontstaan, dan wordt alsnog een gesprek gepland, dat op kantoor van de Aw dan wel telefonisch kan plaatsvinden.

De Aw zal daarnaast steekproefsgewijs kandidaten blijven uitnodigen voor een gesprek ten behoeve van het toetsen en aanscherpen van haar eigen werkwijze.

Proef verkorte procedure Geschiktheid en Betrouwbaarheid

De Aw start naast de reguliere procedure in 2019 met de proef verkorte procedure Geschiktheid en Betrouwbaarheid. In deze procedure beoordeeld de Aw niet de bij de melding overlegde formulieren maar is het aan de RvC om te motiveren waarom zij kiezen voor (her)benoeming van een bepaalde commissaris. Corporaties kunnen via het formulier Proef Verkorte Procedure GenB, dat te vinden is op de website van de Aw, kiezen voor deze verkorte procedure.

De corporatie wordt gevraagd aan te geven hoe de competenties en vaardigheden van de kandidaat passen bij de huidige situatie van de corporatie en de toekomststrategie. Als de corporatie duidelijk kan maken dat de keuze van de kandidaat voortvloeit uit missie, visie, strategie, risicoanalyse en samenstelling Raad van Bestuur/Raad van Commissarissen, zal de Aw een positieve zienswijze afgeven.
Corporaties kunnen echter ook blijven kiezen voor de reguliere procedure.

De proef heeft alleen betrekking op de toets van de ‘geschiktheid’ bij (her)benoeming van commissarissen. De toets op ‘betrouwbaarheid’ blijft ongewijzigd (check Belastingdienst, betrouwbaarheidsformulier, Verklaring Omtrent het Gedrag en internet).

Corporaties onder verscherpt toezicht Aw of bijzonder beheer WSW kunnen niet deelnemen aan de proef. Daarnaast behoudt de Aw zich het recht voor om steekproeven te nemen waarbij kandidaten alsnog de normale procedure doorlopen.

De proef start in het eerste kwartaal 2019 en duurt twee jaar. De proef zal tussentijds geëvalueerd worden door een klankbordgroep bestaande uit Aw, BZK en VTW. 

Bezwaar en beroep, klachten en privacy

Bezwaar
Tegen een zienswijze geschiktheid en betrouwbaarheid kan door een belanghebbende bezwaar worden gemaakt door het indienen van een bezwaarschrift.
Het bezwaarschrift kan onder vermelding van ‘bezwaar’ en het kenmerk van het besluit waartegen men in bezwaar komt, gestuurd worden naar het volgende adres:
De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
p/a Autoriteit woningcorporaties/ Inspectie Leefomgeving en Transport
Postbus 16191
2500 BD Den Haag
De termijn waarbinnen het bezwaarschrift kan worden ingediend bedraagt zes weken na de dag waarop de zienswijze is verzonden.
Het bezwaarschrift dient ten minste te bevatten: een ondertekening, een naam en adres van de indiener, de dagtekening, een omschrijving van het besluit waartegen bezwaar wordt gemaakt en de gronden van het bezwaar.
Het bezwaarschrift zal worden behandeld door een commissie waarvan de meerderheid niet betrokken is geweest bij de totstandkoming van de zienswijze.
Het uitgangspunt is dat de bezwaren zullen worden behandeld tijdens een hoorzitting. Na de hoorzitting zal de commissie namens de Minister een beslissing op het bezwaar nemen. 

Beroep
Indien de belanghebbende het niet eens is met de beslissing op bezwaar, kan beroep worden ingesteld bij de Rechtbank.

Klachtenprocedure
De Aw maakt gebruik van de klachtenprocedure van de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT). Een klacht over een feitelijke handelwijze, een gedraging van de Aw of een medewerker van de Aw kan worden ingediend via het vragenformulier op de website van de ILT. Op de klachtenpagina staat de procedure nader toegelicht.

Privacy
Elke kandidaat kan op verzoek bij de Aw inzage krijgen in zijn persoonlijk dossier.
Het melding dossier van een kandidaat bevat privacygevoelige informatie. De ILT en de Aw gaan hier zorgvuldig mee om en nemen daarbij de AVG in acht.
Ten behoeve van de geschiktheids- en betrouwbaarheidstoets worden door de Aw persoonsgegevens verwerkt. Met derden is een verwerkingsovereenkomst gesloten. Zij ontvangen slechts de voor de toetsing noodzakelijke persoonsgegevens.
Na afloop van deze toets wordt een beperkt aantal persoonsgegevens gedurende acht jaar bewaard, teneinde toekomstige on desk beoordelingen voor de betreffende persoon in de toekomst mogelijk te laten zijn.

Om te zorgen dat uw persoonsgegevens zorgvuldig en transparant worden verwerkt, heeft u meerdere rechten, zoals:

  • inzage en afgifte van persoonsgegevens;
  • rectificatie van persoonsgegevens;
  • gegevenswissing (recht op vergetelheid);
  • dataportabiliteit van persoonsgegevens.

Veel gezocht