Reflectie over het ongezegde in de boardroom

12-04-2018 16:22

Raden van commissarissen of toezicht van woningcorporaties moeten de tijd nemen om te reflecteren over wat ongezegd blijft in de boardroom. De presentatie over het promotie-onderzoek van Marilieke Engbers van de Vrije Universiteit over dit onderwerp gaf tijdens de VTW-bijeenkomst veel stof tot nadenken. "Het gaat om bewustwording."

Iedereen kent het dilemma, of het nu in een situatie op het werk is of privé: wat zeg je wel en wat zeg je niet? Engbers van de VU doet onderzoek naar het ongezegde in de boardroom, en stelt de vraag wat de invloed daarvan op de besluitvorming is. Vijftien RvC's van corporaties, één van een ziekenhuis en één van een pensioenfonds gaven de onderzoeker een kijkje in de keuken: zij mocht aanwezig zijn tijdens RvC-vergaderingen en na afloop interviews houden.

Deelname aan onderzoek
De aanwezige leden werden tijdens de VTW-bijeenkomst op 6 april ook uitgenodigd om mee te doen aan het onderzoek. Zij konden het ongezegde tijdens de bijeenkomst op een geel Post-it opschrijven en na afloop inleveren bij de onderzoeker. Ook vulden de aanwezigen ter plekke een korte enquête in. Zeggen zij zelf alles wat zij denken tijdens een RvC-vergadering? De meesten (52%) antwoordden nee: zij bepalen zelf wat zij wel of niet zeggen. En 10% zegt ook niet alles, en is vooral voorzichtig over wie wat te zeggen.

Inzichten
Het promotieonderzoek is nog niet afgerond, maar Engbers deelde wel al interessante inzichten. Veel van het ongezegde is onbewust, al kan de commissaris of toezichthouder vaak achteraf wel verklaren waarom hij of zij niets heeft gezegd. Een belangrijke factor is de onderlinge verhouding in de RvC: wie trekt er bijvoorbeeld informeel het meest aan de touwtjes? En wat wordt er op de parkeerplaats gezegd? Ook de verhouding met de bestuurder die meer op afstand staat, speelt een rol. "Een bestuurder stelde dat de RvC-leden zo met zichzelf bezig zijn, dat zij niet weten wat er bij hem speelt."

Spiraal van het ongezegde
Engbers sprak ook over de spiraal van het ongezegde. "Als je voelt dat een ander iets niet zegt in de RvC, is dat vaak besmettelijk. De anderen voelen dat ook, en zullen ook minder snel iets zeggen. Of als een commissaris een onhandige uitspraak heeft gedaan, en daarvoor wordt berispt, zal hij of zij de volgende keer wel twee keer nadenken. Dat is heel menselijke gedrag. Dat zie je overal terug."

Kleefkracht
Maar wat betekent dit voor de besluitvorming? Naast de cognitieve output (de RvC besluit over een investering) streeft een RvC ook naar cohesie, aldus Engbers. "Ik noem dat kleefkracht, de mate waarin je op de lange termijn bij elkaar wil blijven. Zonder cohesie kan een raad geen besluiten nemen. Gezien de dilemma's en complexe vraagstukken waar een RvC mee te maken heeft, is in een RvC altijd sprake van een inhoudelijk conflict. En een inhoudelijk conflict leidt vaak tot een relationeel conflict en brengt de cohesie in gevaar. Het ongezegde is een manier om de cohesie te bewaren maar daardoor wordt niet alle aanwezige informatie gedeeld en vermindert de kwaliteit van de besluitvorming. Ook relationele informatie is van belang voor de inhoudelijke besluitvorming want deze informatie bepaalt hoe men naar elkaar luistert en welke waarde men toedicht aan de inhoudelijke boodschap.

Schijncohesie
Engbers onderscheidt op basis van de hoeveelheid ongezegd en mate van cohesie 4 typen RvC's. Bij verreweg de meeste RvC's is sprake van schijncohesie. "De RvC is dan bijvoorbeeld een geoliede machine, ieder lid heeft een duidelijke taak, maar hoe inhoudelijk verschillend wordt gedacht, wordt onvoldoende uitgesproken. De besluiten die in deze RvC's worden genomen weerspiegelen de aanwezige diversiteit onvoldoende. De RvC's met weinig ongezegd en veel cohesie noemt ze de "Agree to disagree RvC". In deze RvC weet men hoe verschillend men denkt, respecteert men deze verschillen maar is niet iedereen het eens met het besluit dat wordt genomen. Gezien het feit dat het ongezegde een dynamisch fenomeen is, kan een RvC eenvoudig van het ene type in het andere overgaan.
Bovendien, zo vult Engbers aan: "Het ongezegde beperkt zich niet tot de RvC." Aangezien bestuurders en andere gasten deelnemen aan de vergadering kan het ongezegde ook de organisatie besmetten en andersom. Het ongezegde heeft dan ook niet alleen invloed op de besluitvorming in de RvC maar ook daarbuiten.

Wat te doen?
De vraag is wat de commissaris en de toezichthouder met de voorlopige uitkomsten van het onderzoek kunnen. Engbers, die benadrukte dat haar oplossingsrichtingen niet wetenschappelijk zijn, vindt dat de RvC's goed moeten kijken naar hoe zij de agenda bepalen: wat bespreek je wel of niet, kort of uitgebreid, en wel of niet met de bestuurder waarbij rekening gehouden moet worden met hoe goed of slecht het gaat met de organisatie. Daarnaast moeten RvC's meer reflecteren over hoe zij in hun raad als team te werk gaan, ook in relationeel opzicht en meer leren over "sociale biases". Daar valt volgens haar nog veel terrein te winnen.

Stof tot nadenken
In kleine groepjes bespraken de VTW-leden de voorlopige uitkomsten van het onderzoek. De presentatie van Engbers gaf veel stof tot nadenken. En tot discussie. Zo kwamen er verschillende reacties op de aanpak om voorafgaand aan de RvC-vergadering een "RvC-only" te houden, dus zonder de bestuurder. Er waren voor- en tegenstanders in de zaal. Een bestuurder in de zaal is juist voor een "RvC-only", zo betoogde ze. "We komen hierdoor sneller tot de essentie, ook als de vijf leden ieder een andere mening hebben."

Cultuurverandering
Dat de VTW-leden met elkaar in gesprek gaan en meer bewust omgaan met het ongezegde in de boardroom vindt onderzoeker Engbers een belangrijk winstpunt. "Alle RvC's zouden dit onderwerp op de agenda moet zetten. Als je investeert in je relaties, beter weet hoe verschillend de collega's kijken naar het hoe van toezichthouden, dan kost dat tijd. Maar de kans is groot dat je efficiënter en gaat vergaderen maar belangrijker dat de kwaliteit van (lastige) besluiten toeneemt wanneer het het er meest toe doet. Dit moet niet een enkele RvC oppakken. Het gaat hier om een cultuurverandering in de sector."

Wordt vervolgd
VTW-directeur Albert Kerssies stelde na afloop dat hij trots is op de sector waarin de RvC's hun deuren voor het onderzoek hebben opengezet. En hij liet weten dat de bijeenkomst zeker een vervolg krijgt. "We zijn vandaag zeker uitgedaagd om hier meer mee te doen." In welke vorm, daarover krijgen de VTW-leden nader bericht.

Meer weten?
Wilt u meer weten over het onderzoek over het ongezegde in de boardroom van Marilieke Engbers van de VU Amsterdam, en/of het vervolg, neem dan contact op met bureau@vtw.nl.


Terug naar overzicht

Tags

Toezicht met passie
Toezicht op duurzaamheid