4

Werving en selectie

4.1 Ondersteuning door een onafhankelijke externe adviseur

Om de werving en selectie van de huurderscommissarissen goed uit te voeren is deskundige ondersteuning zeer wenselijk. Daarom behoort de corporatie te zorgen voor de juiste ondersteuning.

De Woonbond en de VTW bevelen aan dat de voordragende huurdersorganisatie bij de werving en selectie van kandidaat-huurderscommissarissen gebruik maakt van ondersteuning door een onafhankelijke externe adviseur. Voor de huurdersorganisatie is werving en selectie geen dagelijks werk. Ondersteuning van iemand die deskundigheid en ervaring heeft op dit terrein is dan wenselijk. Deze kan bovendien veel werk uit handen nemen. Bij ondersteuning kan gedacht worden aan het opstellen en plaatsen van de advertentie, de selectie en beantwoording van brieven, maar vooral ook het voeren van selectiegeprekken. Een goede advisering en ondersteuning brengen kosten met zich mee, maar dat betaalt zich terug als een geschikte huurderscommissaris gevonden is.

Huurdersorganisaties kunnen voor de ondersteuning bij de werving en selectie van de kandidaat-huurderscommissarissen bijvoorbeeld een searchbureau inschakelen of het Woonbond Kennis- en Adviescentrum. Er zijn verschillende organisaties die expertise en ervaring hebben op dit terrein².

De kosten die de voordragende huurdersorganisatie maakt voor de werving en selectie van de kandidaat-huurderscommissarissen behoren door de corporatie vergoed te worden. De Wet op het overleg huurders verhuurder (Wohv) is per 1 juli 2015 aangescherpt, zodat nu expliciet is vastgelegd dat als een huurdersorganisatie een deskundige inhuurt de kosten daarvan door de verhuurder vergoed dienen te worden. Huurdersorganisaties ontvangen van hun corporatie over het algemeen jaarlijks een budget voor de uitvoering van hun activiteiten. Hieruit kunnen de kosten voor werving en selectie bekostigd worden. Als vooraf echter niet of onvoldoende rekening is gehouden met deze kosten, kan de huurdersorganisatie een aparte begroting opstellen van de kosten voor werving en selectie en deze indienen bij de corporatie. Het is gebruikelijk dat de onafhankelijke externe adviseur een offerte uitbrengt van de te verrichten werkzaamheden en de daaraan verbonden kosten.

4.2 Open werving

De werving is gericht op het vinden van die kandidaat-huurderscommissarissen die het beste voldoen aan de profielschets. Hoe kan de huurdersorganisatie tot een goede voordracht komen?

De Governancecode Woningcorporaties bepaalt dat leden van de RvC op openbare wijze worden geworven. In de praktijk betekent dit dat meestal een advertentie wordt geplaatst in een landelijk of regionaal dagblad, in een vaktijdschrift en/of op het internet. Aanvullend kan de voordragende huurdersorganisatie in eigen kring inventariseren of men personen kent die kunnen worden benaderd en uitgenodigd om te reageren. Soms wordt ook gebruik gemaakt van bureaus die actief potentiële kandidaten uit hun eigen netwerk benaderen.

Governancecode Woningcorporaties

Bepaling 3.17

De gevolgde procedure van werving en selectie van leden van het bestuur en RvC wordt in het jaarverslag verantwoord. Vacatures worden op de website van de corporatie gepubliceerd en openbaar opengesteld via bijvoorbeeld een advertentie. De RvC kiest hierin onafhankelijk. Het bestuur heeft een adviserende rol.

4.3 Selectiecommissie

Na de werving zijn er meestal meerdere kandidaten die geschikt zijn voor de functie van huurderscommissaris. Hoe komt de huurdersorganisatie tot een goede keuze?

Allereerst moet een selectiecommissie worden ingesteld die tot taak heeft uit de aangemelde kandidaten en op basis van een zorgvuldige afweging, degene te kiezen die het beste aan het profiel voor de huurderscommissaris voldoet. Hiertoe dient de selectiecommissie de binnengekomen brieven te selecteren en gesprekken met kandidaat-huurderscommissarissen te voeren. Eventueel kan de selectiecommissie de eerste selectie van de kandidaten overlaten aan een onafhankelijke externe adviseur.

De selectiecommissie kan op verschillende manieren zijn samengesteld. Enkele mogelijkheden die in de praktijk voorkomen zijn:

• commissie bestaande uit bestuursleden van de huurdersorganisatie;
• commissie bestaande uit bestuursleden van de huurdersorganisatie met ondersteuning van een onafhankelijke externe adviseur;
• commissie bestaande uit een afvaardiging van de huurdersorganisatie met ondersteuning vanuit de corporatie;
• commissie bestaande uit een afvaardiging van de huurdersorganisatie met ondersteuning vanuit de corporatie en ondersteuning van een onafhankelijke externe adviseur.

Het is ook mogelijk dat een huurdersorganisatie deelneemt aan een selectiecommissie van de RvC zelf. Als er meerdere RvC-leden moeten worden benoemd, waaronder een huurderscommissaris, kunnen huurdersorganisatie en RvC besluiten om de werving en selectie gezamenlijk te doen. Hierbij heeft de voordragende huurdersorganisatie natuurlijk wel instemmingsrecht bij de keuze van de huurderscommissaris.

4.4 Selectiegesprekken

Na de instelling van de selectiecommissie en de eerste selectie van de brieven worden de gesprekken met de kandidaten gevoerd. Gebruikelijk is dat in twee ronden te doen. In de eerste ronde kunnen dan bijvoorbeeld zes kandidaten worden uitgenodigd. In de tweede ronde gaat het dan bijvoorbeeld nog om twee kandidaten. Een tweede gesprek kan, als de huurdersorganisatie en de RvC dit met elkaar hebben afgesproken, plaatsvinden met een afvaardiging van de RvC. Dit vermindert het risico op onenigheid met de RvC over de benoeming.

Bij het voeren van een selectiegesprek kan een gespreksleidraad gebruikt worden, waarbij de lijn van gesprek voor iedereen helder vastgelegd is. Hierin staat bijvoorbeeld wie de introductie verzorgt en welke vragen aan de orde komen. De leden van de selectiecommissie spreken van tevoren af op welke objectieve punten ze de kandidaten zullen beoordelen. Het kan handig zijn om voor de beoordeling en de selectie van de kandidaten specifieke formulieren te gebruiken. Tijdens het gesprek noteert elk lid van de selectiecommissie zijn eigen bevindingen en kan deze inbrengen in de (na)bespreking. De beoordeling van kandidaten is niet altijd eenvoudig. Deskundige ondersteuning hierbij is alleen daarom al wenselijk. Het gaat om een groot belang. Iedereen moet er van overtuigd zijn dat de voor te dragen kandidaat de goede is. Het is niet vreemd om referenties te verlangen.

Het bindende voordrachtsrecht van huurdersorganisaties leidt nu en dan tot onduidelijkheden over wat huurdersorganisaties van huurderscommissarissen mogen verwachten. De huurdersorganisatie draagt een commissaris voor in wie zij vertrouwen heeft en dat schept verwachtingen. Als verwachtingen wederzijds niet overeenkomen met de noodzakelijke voorwaarden om als huurderscommissaris goed te kunnen functioneren, kan dat schadelijk zijn voor zowel de huurderscommissaris als de huurdersorganisatie. Daarom is het raadzaam om al bij de selectie van de kandidaat-huurderscommissarissen over elkaars verwachtingen van gedachten te wisselen en te beoordelen of deze met elkaar overeenkomen. En dit periodiek te blijven doen.

Hierbij gaat het om de positie van de huurderscommissaris en elkaars zienswijzen over wat onder ‘kritisch en onafhankelijk opereren’ en ‘opereren zonder last of ruggespraak’ wordt verstaan. Andere onderwerpen die aan de orde kunnen komen zijn: positie en werkwijze van de huurdersorganisatie en eventuele knelpunten en successen in het overleg met de corporatie.