6

Personele integratie & implementatie

Personele integratie opstarten

Bij een fusie waarbij de integratie van twee of meer organisaties centraal staat, dient het belang van de medewerkers bij aanvang van het traject goed te worden geborgd. Het betrekken van de medewerkers en (indien op deze wijze georganiseerd) de OR, is randvoorwaardelijk voor een succesvol fusietraject. Zij vormen namelijk de nieuwe organisatie. Dit betekent ook tijdig aandacht voor cultuur in werkwijze, houding en gedrag als belangrijk aandachtspunt voor de personele integratie.

De OR wordt bovendien om advies gevraagd op het voorgenomen besluit van het bestuur om te fuseren. Deze en andere formele advies- en instemmingsmomenten zijn vastgelegd in de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Echter, uitgangspunt en kracht van een geslaagd fusietraject is dat de OR zowel formeel als informeel gedurende het fusietraject goed wordt meegenomen op inhoud en proces.

In de fase waarin het fusieproces wordt voorbereid (in stap 2 en voor de besluitvorming in stap 3), is het in ieder geval belangrijk dat over de volgende onderdelen afspraken zijn gemaakt:

• De hoofdstructuur en de formatie (inclusief functies op hoofdlijn), afgezet tegen de huidige formaties van de afzonderlijke corporaties. Mits er een wijziging in de hoofdstructuur en/of de formatie optreedt, is deze bij bestuurlijk besluit adviesplichtig conform de WOR artikel 25. Vaak wordt in het fusieproces een organisatieformatieplan opgesteld.
• Bij een wijziging van functies een functiehandboek waarin opgenomen de functieprofielen van de fusiecorporatie, inclusief inschaling. Op basis van het functiehandboek en de afgesproken spelregels, bijvoorbeeld in een sociaal plan (zie volgend punt), worden de medewerkers bij juridische fusie definitief geplaatst.
• Indien van toepassing een sociaal plan of convenant waarin personele en sociale afspraken zijn gemaakt over onder andere hoe om te gaan met werkgelegenheid, vervallen en nieuwe functies en het inplaatsingsproces. De bestuurder betrekt de OR en de vakbonden (conform de cao Woondiensten) bij het proces.

Ten aanzien van de personele integratie dienen de fusiepartners te handelen conform de ‘fusiegedragsregels’ van de Sociaal Economische Raad (SER). Dit betekent: de (vertegenwoordiging van de) werknemers tijdig in kennis stellen van de voorgenomen fusie, hen informatie daarover verstrekken en hen de gelegenheid bieden om hun oordeel te geven. Ook dienen de fusiepartners, voordat zij een openbare mededeling doen over de voorbereiding of totstandkoming van een fusie, de vakbonden te informeren over de inhoud daarvan. Op het moment dat de vakbonden worden geïnformeerd over de voorgenomen fusie, zijn de fusiepartijen verplicht het secretariaat van de SER in kennis te stellen.

Indien er sprake is van verandering voor de medewerkers en er een organisatieformatieplan en/of een sociaal plan dient te worden opgesteld, dan is het van belang om hier tijdig mee te starten. Op deze wijze worden de medewerkers en de OR serieus genomen en wordt het fusietraject zorgvuldig opgepakt. Dit betekent ook dat de OR met het vroegtijdig geven van duidelijkheid en het borgen van het belang van de medewerkers, in staat is om een positieve zienswijze te geven op het voorgenomen bestuursbesluit om te fuseren.

In het kader van een fusie zijn naast eventuele wijzigingen op de hoofdstructuur en organisatieformatie de volgende onderdelen adviesplichtig:

• De voorgenomen benoeming van commissarissen (conform artikel 11.4 van de cao Woondiensten).
• De voorgenomen benoeming van het bestuur (artikel 30 van de WOR).
• Een verandering van de plaats van waaruit de onderneming haar werkzaamheden uitvoert (artikel 25 van de WOR).
• De wijziging van de statuten (artikel 25 van de WOR).
• Invoering of wijziging van een belangrijkste technologische voorziening, zoals een nieuw automatiseringssysteem (artikel 25 van de WOR).

Daarnaast heeft de OR conform de WOR instemmingrecht op onder andere een verandering van het belonings- of functiewaarderingssysteem en de secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze en andere onderdelen zijn opgenomen in de WOR, artikel 27.

¹⁰ Voor meer informatie, zie ook de handreiking ‘Toezicht op duurzame inzetbaarheid van medewerkers, handreiking wendbaarheid van de corporaties en de rol van de toezichthouder’ (2019).

Aandacht voor de implementatie

Indien er sprake is van een integratie van (volwaardige) organisaties is het van belang om tijdig aandacht te besteden aan zaken als huisvesting, samenvoeging van de personeelsportefeuille, eenduidigheid van beleid & processen en het maken van keuzes betreffende de automatisering. Cultuuraspecten in termen van (het aanpassen van) gedrag en werkwijzen spelen hierin een belangrijke rol. Door met de integratie vroegtijdig te starten en medewerkers hierin mee te nemen, wordt in de aanloop naar de fusie gebouwd aan de nieuwe organisatie. Dit betekent het tijdig opstellen van een implementatieplan, gericht op het borgen van de onderlinge samenhang van de integratie. Bouwstenen voor dit implementatieplan (kunnen) zijn:

Figuur 5: Bouwstenen implementatie

Afhankelijk van de situatie, dient er nadrukkelijk te worden gestuurd op de volgorde van de implementatie van deze bouwstenen. Bovendien vraagt een aantal aspecten van het bestuur om tijdig knopen door te hakken. Dit geldt onder andere voor de automatisering en de plaatsing van medewerkers, op basis van het organisatieformatieplan en het sociaal plan. Op deze wijze wordt voorkomen dat op het moment van juridische fusie, de integratie nog dient plaats te vinden.

De implementatie is een verantwoordelijkheid van het bestuur. De RvC zal gedurende de implementatie op hoofdlijn toetsen op voortgang, met aandacht voor de eventuele risico’s gericht op een succesvolle integratie.