1

Visitatie

Deze handreiking is bedoeld om u als commissaris te informeren over visitatie, de mogelijkheden, de toegevoegde waarde en waar mogelijk handvatten te geven. Om als commissaris uw rol in het visitatieproces goed te kunnen innemen, is het zaak kennis te hebben van het instrument visitatie en van het visitatiestelsel. Deze informatie staat in dit eerste hoofdstuk. Als u goed bekend bent met visitatie kunt u ook direct naar hoofdstuk 2 gaan, waar u handvatten vindt voor de praktische voorbereiding en uitvoering.

1.1 Verantwoorden, leren en inspireren

Nederland kent een in de Woningwet ingebed visitatiestelsel voor woningcorporaties. In een visitatie leggen woningcorporaties openbaar verantwoording af over hun maatschappelijke prestaties en functioneren in de lokale context. Een onafhankelijke visitatie houdt corporaties bovendien een spiegel voor en zet aan tot leren. Onder de deskundige begeleiding van een visitatiecommissie vindt een gesprek plaats met belanghebbenden over de bijdrage aan maatschappelijke waarde door de corporatie. Zo dragen visitaties bij aan beter wonen in Nederland en daarmee aan de maatschappelijke legitimiteit van corporaties.

1.1.1 Maak gebruik van visitatie

Visitatie is meer dan laten zien wat de corporatie gedaan heeft of een morele en wettelijke plicht tot verantwoorden. De externe verantwoording en openlijke feedback die corporaties krijgen op hun maatschappelijke prestaties en functioneren is vooral gericht op leren en verbeteren. Met een mooie opbrengst voor corporatie én samenleving: betere maatschappelijke prestaties afgestemd op de behoeften in het werkgebied van de corporatie en betrokkenheid van belanghebbenden.

Met een visitatie verantwoordt de corporatie zich of zij de ‘de goede dingen heeft gedaan’ en ‘de dingen goed heeft gedaan’. De visitatiecommissie geeft een oordeel op basis van methodiek 7 die de wensen weerspiegelt die de maatschappij aan woningcorporaties stelt. En ook de belanghebbenden (waaronder de huurders) krijgen de gelegenheid om zich uit te spreken in een open dialoog.

Een onderbouwde en onafhankelijke bespreking van hun prestaties en functioneren ondersteunt en inspireert corporaties om hun presteren continu te verbeteren. Hiervoor is belangrijk dat, naast een lerende opstelling door de corporatie zelf, de visitatie goed wordt uitgevoerd en dat het rapport transparant, kritisch en onderscheidend is. Het prettig, leesbare rapport wordt openbaar gemaakt.

De beide beoogde effecten van visitatie – legitimeren (door verantwoorden) en verbeteren (door leren) – hebben een nauwe relatie met elkaar. Beter maatschappelijk presteren zal bijdragen aan de legitimiteit van de corporatie en zo zal juist het proces van bespreken met belanghebbenden uitdagen tot leren.

Omdat visitatie informatie oplevert over de maatschappelijke prestaties en het functioneren van een corporatie in de lokale context, biedt een visitatie ook bouwstenen voor zowel extern en intern toezicht. Politiek, ministerie voor Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), Autoriteit woningcorporaties (Aw), Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) en gemeenten maken daarvan gebruik bij hun publieke toezicht en oordeelsvorming. Goed functionerend intern toezicht en betrokkenheid van de RvC bij visitatie is onontbeerlijk en het visitatierapport biedt dus een belangrijke bron van informatie voor de commissarissen in de uitvoering van hun taak.

Vincio betekent verbinding. Als organisatie zijn we sterk gericht op verbinding en samenwerking. Het visitatierapport van 2022 geeft ons belangrijke inzichten over hoe onze samenwerkingspartners tegen ons en onze samenwerking aankijken. (Uit: bestuurlijke reactie Vincio Wonen op het visitatierapport)

De visitatie wordt uitgevoerd volgens een vaste methodiek die wordt beheerd door SVWN eventueel aangevuld met maatwerk of experimenten. Woningcorporaties kiezen zelf een van de door SVWN geaccrediteerde visitatiebureaus en bepalen de aard en omvang van de opdracht. U kunt de visitatiecommissie extra vragen meegeven die lokaal van belang zijn, bepaalde thema’s laten uitdiepen of de groep belanghebbenden vergroten. Het  onafhankelijke bureau stelt een visitatiecommissie samen en begeleidt het visitatieproces. De commissie onderzoekt en beoordeelt de prestaties van een woningcorporatie in relatie tot de ‘prestatieafspraken’ die de corporatie maakte met gemeente en huurders. Daarbij worden diverse stakeholders nauw betrokken. SWVN ziet toe op de kwaliteit van visitaties en ontwikkelt de methodiek continu, zodat visitaties voldoende waarde blijven toevoegen en niet onnodig veel kosten. Ook publiceert SVWN alle visitatierapporten, zodat binnen de sector van elkaar kan worden geleerd. SVWN maakt ook analyses van de rapporten en destilleert de best practices.

Woningwet, artikel 53a

1. Een door Onze Minister aan te wijzen onafhankelijke instantie draagt er, door daartoe deskundige instanties aan te wijzen, zorg voor dat ten minste een maal per vier jaar bij elke toegelaten instelling mede ter plaatse een onderzoek kan worden verricht naar:
   a]  de resultaten van haar werkzaamheden, zowel uit het oogpunt van het belang van de volkshuisvesting als van het maatschappelijke belang van die werkzaamheden;
   b]  de wijze waarop de belanghebbenden in de gelegenheid zijn gesteld invloed uit te oefenen op het beleid; en
   c]  de kwaliteit van de governance.
2. De toegelaten instelling draagt er zorg voor dat het onderzoek, bedoeld in het eerste lid, door de daartoe door haar te benaderen deskundige instantie, bedoeld in dat lid, wordt afgerond. De kosten van dat onderzoek komen voor haar rekening. Het bestuur van de toegelaten instelling kan besluiten de ­termijn van vier jaar, genoemd in de eerste volzin, eens per dezelfde vier jaar met een jaar te verlengen of op te schorten, in welk geval het dit verantwoord in het jaarverslag, bedoeld in artikel 36.
3. De deskundige instantie, bedoeld in het eerste lid, stelt telkens binnen zes weken na afloop van een onderzoek een rapport met haar bevindingen vast. Zij zendt het rapport onverwijld na de vaststelling daarvan aan de toegelaten instelling.
4. De toegelaten instelling zendt een rapport als bedoeld in het derde lid, vergezeld van de zienswijze van de raad van commissarissen en het bestuur daarop, binnen zes weken aan alle belanghebbenden en degenen die in het kader van het onderzoek hun zienswijze hebben gegeven. Zij stelt voorts het rapport binnen die termijn langs elektronische weg algemeen verkrijgbaar.
5. Een rapport als bedoeld in het derde lid is mede onderwerp van het overleg, bedoeld in artikel 44, eerste lid.

Zie: www.wetten.overheid.nl

1.2 Methodiek in uitvoering

Het visitatiestelsel voor woningcorporaties kent twee essentiële onderdelen:

• een relevante en betrouwbare visitatiemethodiek;
• een onafhankelijke en kwalitatief hoogwaardige uitvoering van de visitatie door visitatiecommissies.

Het beheer van het visitatiestelsel is in handen gelegd van SVWN.

1.2.1 Visitatiemethodiek

Visitaties vinden plaats op een gestructureerde manier aan de hand van de methodiek zoals is vastgesteld door SVWN en gepubliceerd is op haar website. In de handleiding bij de methodiek staan criteria, normen en handvatten.

De methodiek is in de loop van ruim twintig jaar ontwikkeld en meegegroeid met de ontwikkelingen in de samenleving. De ontwikkeling van de methodiek is de verantwoordelijkheid van het bestuur van SVWN, met een College van Deskundigen dat hierover adviseert en een Raad van Toezicht die de methodiek goedkeurt. SVWN toetst concept-visitatierapporten steekproefsgewijs op de correcte toepassing van de methodiek, waarmee eenduidigheid en vergelijkbaarheid van visitatieresultaten worden vergroot.

De huidige methodiek 7, die geldt sinds 1 maart 2023, past in een koers waarin visitatie zich primair richt op maatschappelijke waarde en doet een sterker beroep op het professionele netwerk van de corporaties en de invloed van huurders op het beleid van de corporatie.

Een woningcorporatie is verplicht eens in de 4 jaar haar prestaties publiek te verantwoorden via een visitatie. Ook bij woCom onderzocht een onafhankelijke partij hoe we onze taken uitvoeren. Een visitatie geeft zicht op onze maatschappelijke prestaties en hoe wij deze kunnen verbeteren. Met de visitatie wordt transparant getoond aan de maatschappij, onze huurders en samenwerkingspartners, wat wij doen en hoe wij presteren. (Uit: bestuurlijke reactie woCom op het visitatierapport)

Methodiek 7 ten opzichte van 6.0

De vernieuwingen van methodiek 7 zijn ingegeven door de volgende doelstellingen:

1. bredere visie op presteren dan lokale context;
2. ruime mogelijkheden om visitatie aan te laten sluiten bij de uitdagingen voor de corporatie met maatwerk en experimenten;
3. aansluiting op de pilot volkshuisvestelijk belang van de Autoriteit woningcorporaties;
   
4. focus op dialoog met stakeholders en huurders;
5. ontwikkeling van de methodiek naar een leerinstrument;
6. kijken naar het verhaal achter de cijfers en daarom minder cijfers;
7. prettig leesbaar rapport van maximaal 25 bladzijden;
8. doorontwikkeling van methodiek 6.0.

1.2.2 Karakteristiek van de methodiek

De methodiek van maatschappelijke visitatie heeft op hoofdlijnen de volgende kenmerken:

1. een prettig leesbaar rapport met kritische en transparante waarderingen van het maatschappelijk presteren van corporaties door de samenleving, dat wil zeggen door betrokken belanghebbenden als huurders en gemeenten én door een externe, onafhankelijke en deskundige visitatiecommissie (professional judgement);
2. combineert tellen én vertellen: het verhaal achter de cijfers en de recensie voor het ‘vertellen’ in de vorm van uitleg, duiding, reflectie en ontwikkelperspectief;
3. door maatwerk en experimenten kunnen corporaties aansluiten bij de uitdagingen in hun werkgebied;
4. kent een zekere mate van uniformiteit met het oog op de vergelijkbaarheid van beoordelingen;
5. de visitatie is een maatschappelijke visitatie. Dit komt tot uiting in de centrale positie van maatschappelijke prestaties in de methodiek en in de rol van belanghouders;
6. is een instrument dat is bedoeld om te verantwoorden en te leren;
7. kent een lichtere variant voor kleinere woningcorporaties met minder dan 1000 verhuureenheden en een voor nog kleinere woningcorporaties met minder dan 500 verhuureenheden;
8. vertoont duidelijke paralellen met visitatie in andere sectoren, maar heeft een aantal kenmerken die het visitatiestelsel van woningcorporaties uniek maakt.

Visitatie in andere sectoren

Visitatie vindt in tal van sectoren plaats: in het primair onderwijs, hoger onderwijs, bij de politie, de rechtspraak, in ziekenhuizen, bij gemeenten, provincies én woningcorporaties. Elk visitatiestelsel kent zijn eigen specifieke kenmerken en accenten. Maar steeds gaat het om (maatschappelijk) verantwoorden, met als uitdaging om het leerpotentieel ten volle te benutten (Schillemans, 2009).

Enkele kenmerken maken het visitatiestelsel van woningcorporaties bijzonder, zoals:

• de combinatie van de functies verantwoorden en leren;
• beoordeling van maatschappelijke prestaties staat centraal;
• de grote rol die belanghebbenden spelen in de beoordeling;
• de onafhankelijkheid van de commissie die de visitatie uitvoert;
• de openbare publicatie van het gehele visitatierapport;
• de mogelijkheid die aan corporaties geboden wordt om te kiezen uit meerdere geaccrediteerde visiterende bureaus;
• de breed-maatschappelijke bestuurlijke inbedding van het stelsel, gedragen door (vertegenwoordigende instellingen van) huurders, gemeenten, corporaties, toezichthouders en ministerie.

Wie meer wil weten over visitaties in andere sectoren, kan te rade op de volgende websites: www.nvao.net/nl (hoger onderwijs), www.qualicor.eu (ziekenhuizen) en www.poraad.nl (primair onderwijs).

Enkele Nederlandstalige bestuurskundige studies over visitaties:

• Bruijn, H. de, 2008, Managers en professionals. Over management als probleem en als oplossing, Den Haag: Academic Service.
• Schillemans, T., 2007, Verantwoording in de schaduw van de macht. Horizontale verantwoording bij zelfstandige uitvoeringsorganisaties, Den Haag: Lemma (dissertatie).
• Schillemans, T., 2009, Visitaties als vorm van publieke verantwoording. In: Bovens, M. en T. Schillemans, Handboek publieke verantwoording, Den Haag: Lemma, pp. 161-180.
• Schutgens, J.M.L.R., 2014, Met vreemde ogen kijken. Visiteren van gemeentebesturen in vergelijkend perspectief, Oisterwijk: Wolf (dissertatie).

Het rapport is voor ons helpend op verschillende niveaus. Gemeentelijk, in de volgende fase van de PACT-aanpak, die ook door het nieuwe college wordt omarmd. Maar ook bij het zetten van de volgende stappen in de samenwerking binnen PACT West. Tenslotte is het ook helpend bij het interne gesprek over het in verbinding blijven met onze externe samenwerkingen. (Uit: bestuurlijke reactie Tiwos op het visitatierapport)

1.2.3 Visitatie vanuit vier perspectieven

De Methodiek Maatschappelijke Visitatie Woningcorporaties richt zich primair op de maatschappelijke prestaties van corporaties. De onderwerpen van de prestatieafspraken en de lokale terminologie zijn hierbij leidend.

Deze maatschappelijke prestaties worden elk beoordeeld vanuit vier perspectieven, waardoor een evenwichtige beoordeling mogelijk wordt:

1. Maatschappelijke Waarde: wat doet de corporatie? Het visitatieveld Maatschappelijke waarde richt zich op de prestaties van de corporaties, in verhouding tot de maatschappelijke en volkshuisvestelijke opgaven. De visitatiecommissie vormt hierover zelf een oordeel, en brengt in beeld hoe huurders en belanghebbenden deze prestaties waarderen en welke leerpunten er voor de toekomst uit te trekken zijn. Deze leerpunten kunnen voortkomen uit het versterken van wat goed gaat en uit het leren van wat niet goed gaat.
2. Maatschappelijke Verankering: Hoe verbonden is de corporatie. Het visitatieveld maatschappelijke verankering richt zich op de invloed van huurders, huurdersorganisatie(s) en andere belanghebbenden op de corporatie, en hoe concreet en tastbaar deze is.
3. Besturing: Hoe doet de corporatie het? Het visitatieveld Besturing richt zich op het proces van strategievorming en sturing op prestaties. De visitatiecommissie kijkt daarbij naar de kwaliteit van dat proces en of dit de goede mix van robuustheid en adaptiviteit heeft.
4. Maatschappelijke Capaciteit: Is de corporatie toegerust voor de opgaven? Het visitatieveld Maatschappelijke capaciteit onderzoekt de randvoorwaarden voor het maatschappelijk presteren. Het gaat over de vraag of de corporatie voldoende is toegerust is voor de opgaven, zowel financieel als de manier waarop de organisatie zelf klaar is voor de opgave.

Deze beoordeling wordt gebundeld in een rapportage; het visitatierapport.

Figuur: visitatieperspectieven

Klaar voor de toekomst! De visitatie kwam voor ons op een mooi moment. Wij stonden aan de vooravond van een nieuw ondernemingsplan. De visitatie levert ons handvatten op en helpt ons in het formuleren van aandachtspunten voor de komende periode. Ons nieuwe ondernemingsplan ‘Klaar voor de toekomst’ is klaar.
Dit visitatierapport houdt ons een spiegel voor. Het biedt ons een unieke inkijk hoe onze prestaties gewaardeerd worden en hoe anderen ons als organisatie zien. Dank aan Cognitum, het bureau dat deze visitatie heeft uitgevoerd. Met de nieuwe inzichten gaan wij onze dienstverlening verbeteren. (Uit: bestuurlijke reactie De bouwvereniging op het visitatierapport)

Opbouw visitatierapport

• De gehanteerde volgorde:
  • Position paper;
  • Recensie en samenvattende A4 met belangrijkste bevindingen;
  • De vier visitatievelden;
  • Bestuurlijke en maatschappelijke reactie.
• Maximaal 25 bladzijden, exclusief position paper, bestuurlijke en maatschappelijke reactie;
• Heldere en toegankelijke vormgeving en schrijfstijl;
• Vertelt het verhaal zowel in woord als in beeld;
• Richt zich op de bevindingen, niet op methodologische onderbouwing. 

Bijlagen bij het rapport:

• Visiterend bureau en visitatiecommissie:
  • Onafhankelijkheidverklaringen van het visiterend bureau;
  • Onafhankelijkheidverklaring visitatoren;
  • Cv’s van de visitatoren;
  • Bronnenlijst;
  • Lijst geïnterviewde personen.

We hebben naar deze visitatie uitgekeken. Het was voor ons een heel belangrijk en spannend moment. Een visitatie is een geweldige manier om feedback te krijgen op ons maatschappelijk presteren. We hebben de afgelopen jaren veel in gang gezet, veel veranderd en veel van onze mensen gevraagd. Dan popt de vraag op: zijn we met de goede dingen bezig? Natuurlijk hebben we daar zelf ook wel een beeld bij. In onze dagelijkse praktijk krijgen we ook feedback en ervaren we wat wel en wat niet zo goed gaat. Maar zo’n uitgebreid open en goed gesprek in een professionele setting over ons functioneren, dat ons weer aanzet om te verbeteren en te leren, dat komt minder vaak voor. We hebben Raeflex uitgenodigd om voor ons deze visitatie uit te voeren. Onze dank gaat uit naar hun inzet, werkwijze en zeer prettige manier waarop zij met onze belanghouders het proces samen zijn ingegaan. Het heeft geleid tot goede gesprekken en input op ons functioneren waar we erg trots op zijn en die ons tegelijkertijd belangrijke leerpunten hebben opgeleverd. (Uit: bestuurlijke reactie Waard Wonen op het visitatierapport)

1.3 Uitvoering visitatie

Visitaties worden uitgevoerd door een visitatiecommissie. Deze wordt samengesteld door een van de visiterende bureaus die door SVWN zijn geaccrediteerd om visitaties te mogen uitvoeren. Om voor accreditatie in aanmerking te komen, moeten bureaus voldoen aan de criteria van onafhankelijkheid en kwaliteit zoals opgenomen in het Beoordelingskader accreditatie (zie www.visitaties.nl voor de meest actuele versie). Iedere vier jaar (of zo vaak als nodig is) onderzoekt de Accreditatiecommissie of een bureau (nog) aan de criteria voldoet. Bureaus zijn zelf verantwoordelijk voor (het onderhouden van) de kwaliteit van hun visitatoren. SVWN organiseert daarnaast tweemaal per jaar een masterclass voor visitatoren.

1.3.1 Keuze van het juiste moment van visitatie

Een visitatie moet eens per vier jaar plaatsvinden. Het kan meerwaarde bieden om de visitatie te koppelen aan de cyclus van het ondernemingsplan, zodat de oogst van de visitatie mede input is voor het nieuwe ondernemingsplan. Dan is het goed te weten dat de visitatie uiterlijk na vier jaar moet plaatsvinden, maar dat het ook mogelijk is om deze – eenmalig – eerder uit te laten voeren om ‘in de pas te gaan lopen’. In uitzonderlijke gevallen kan er ook uitstel verkregen worden, maar dan moet u eerder denken aan een fusie of andere bijzondere omstandigheid.

Tot slot is het goed te weten dat de governance-inspectie van de Autoriteit woningcorporaties (Aw) in beginsel twee jaar na iedere visitatie plaatsvindt, waarbij zij bovendien ‘risicogericht toezien’, mede op basis van de bevindingen in het visitatierapport.

Visiterende bureaus

De keuzemogelijkheid die corporaties hebben ten aanzien van het visiterende bureau vormt een belangrijk kenmerk van het visitatiestelsel.

Deze geaccrediteerde visiterende bureaus – voor een overzicht zie www.visitaties.nl/visitatiebureaus, thans Cognitum, Ecorys, Pentascope, Procorp en Raeflex – zijn gehouden aan dezelfde visitatiemethodiek, maar kunnen op aspecten van elkaar verschillen. Dit biedt de mogelijkheid een bureau te kiezen dat het beste bij de situatie en/of de ambitie van de corporatie past. Relevante keuzeaspecten voor corporaties zijn onder meer:

1. Het profiel en de specifieke expertise van het bureau;bijvoorbeeld op gebied van wonen, begeleiden van groepen, netwerkgovernance of uitvoeren van visitatie-experimenten.
2. De werkwijze van het bureau, zoals de wijze waarop belanghouders in de visitatie worden betrokken, de mate waarin de corporatie tijdens het proces wordt ondersteund of de creativiteit en flexibiliteit in de wijze van uitvoeren van de visitatie.
3. De wijze waarop het bureau visitatoren rekruteert en visitatiecommissies formeert. Dit is mogelijk vanuit de eigen organisatie en/of uit een externe pool van visitatoren. Dit kan effect hebben op de werkwijze of de diversiteit van de visitatiecommissie.
4. De kosten van de visitatie. De ervaring leert dat de kosten van een visitatietraject kunnen variëren en afhankelijk zijn van omvang en werkgebied van de corporatie. Ook de werkwijze van de visiterende bureaus en de zelfwerkzaamheid van een corporatie vormen belangrijke factoren.
5. De wijze waarop ingespeeld wordt op de behoefte van de corporatie door aandacht te besteden aan specifieke lokale vragen of eventueel aanbod aan plusvarianten. Bureaus bieden steeds vaker aan om onderdelen van de visitatie uitgebreider uit te voeren, waarmee een rijkere feedback wordt opgehaald en meer waarde aan het visitatieproces kan worden toegevoegd.

1.3.2 Samenstelling en werkwijze visitatiecommissie

Samenstelling

Een visitatiecommissie bestaat uit minimaal drie leden, onder wie een voorzitter en een secretaris. Bij corporaties kleiner dan 1.000 vhe’s kan gewerkt worden met twee commissieleden. Het is van belang dat de visitatiecommissie op een zodanige wijze wordt samengesteld dat tijdens de visitatie een zinvolle discussie kan ontstaan. Zinvol in termen van gelijkwaardig, voldoende diepgaand met ruimte voor verantwoorden én leren.

De onafhankelijkheid van de leden van de visitatiecommissie is daarbij een noodzakelijke voorwaarde, evenals het elkaar (binnen de commissie) aanspreken op onbevangen oordelen. De commissieleden hebben geen persoonlijke noch zakelijke band (gehad) met de te visiteren corporatie in de afgelopen vier jaar en voeren in de twee jaar na afloop van de visitatie geen opdracht uit voor de betreffende corporatie. Hiertoe tekent elk commissielid een onafhankelijkheidverklaring die onderdeel uitmaakt van het visitatiedossier bij het bureau en wordt gepubliceerd in het visitatierapport.

Bij de samenstelling van de visitatiecommissie zijn de volgende deskundigheden (blijkend uit relevante ervaring en/of opleiding) vertegenwoordigd:

1. Visitatie- of auditdeskundigheid;
2. Volkshuisvestelijke deskundigheid;
3. Deskundigheid op het gebied van financiën;
4. Deskundigheid op het gebied van governance.

Daarnaast beschikken alle leden van een visitatiecommissie over de algemene, voor alle visitatoren vereiste competenties, zoals geformuleerd in de SVWN Leidraad voor samenstelling en competenties voor visitatoren (zie www.visitaties.nl voor de meest actuele versie). Aan de voorzitter en de secretaris worden daarnaast nog aanvullende eisen gesteld.

Werkwijze

De visitatiecommissie werkt op basis van de meest recente Methodiek Maatschappelijke Visitatie Woningcorporaties. Voor alle onderdelen van de methodiek geldt dat de corporatie haar presteren en functioneren voor de visitatiecommissie aantoonbaar en beredeneerd moet kunnen verantwoorden. Dit geschiedt op basis van gesprekken en aan de hand van (management- en beleids-)documenten, verslagen van vergaderingen van bestuur en RvC en van bijeenkomsten met belanghebbenden, relevante omgevingsrapporten en/of de verwerking daarvan in eigen documenten.

Bij de gesprekken gaat het om ‘het goede gesprek’, over en weer, over de wederzijdse verwachtingen en wat daarin al goed gaat en beter kan. Een goed gesprek tussen commissie en belanghebbende geeft de ruimte om feedback te geven en te ontvangen, vergroot het wederzijdse inzicht en waardoor de relatie verbetert en versterkt.

Van belang is dat de visitatiecommissie veel aandacht geeft aan “het verhaal achter de cijfers en feiten”. Welke - onderbouwde - visie heeft de corporatie op haar huidige en toekomstige mogelijkheden in relatie tot haar maatschappelijke prestaties, welke keuzes worden daarin gemaakt en verantwoord? En hoe zorgt de corporatie dat de gemaakte keuzes, plannen en afspraken ook worden gerealiseerd en gemonitord. Met andere woorden, voldoet de corporatie niet alleen op papier aan de criteria maar handelt ze daar ook in de praktijk naar? En wordt, omgekeerd, de praktijk (en de daar gemaakte keuzes) ook verantwoord en vastgelegd? Daarbij moet het voor de lezer van het visitatierapport helder zijn hoe de visitatiecommissie tot haar oordeelsvorming is gekomen.

Reflectie

Van belang is verder dat de visitatiecommissie bij de start, gedurende, aan het einde van en na het visitatieproces reflectie organiseert. Dit gebeurt door de bestuurder bij de start van de visitatie een ‘position paper’ te laten schrijven. Deze wordt gedurende het visitatieproces getoetst in de gesprekken en aan de hand van de verstrekte informatie. Reflectie wordt ook bevorderd door het opstellen van een recensie waarin de visitatiecommissie haar integrale oordeel over de maatschappelijke prestaties en verwachtingen voor de toekomst uitspreekt. Daarbij legt de visitatiecommissie het accent op de sterke punten en de verbeterpunten van de corporatie. Tot slot maakt de bestuurlijke reactie, die bestuur en RvC na afloop van een visitatie moeten opstellen, de cirkel van reflectie rond.

Nieuw in methodiek 7 is het ontwikkelgesprek. Na afloop van het visitatieproces vindt er een ontwikkelgesprek plaats met de visitatiecommissie. Het gesprek helpt om een eerlijk en open gesprek te voeren over wat de commissie gezien en gehoord heeft.

Belanghebbenden

Een belangrijk punt binnen de visitatie is het informeren en betrekken van belanghebbenden in het visitatieproces, van voorbereiding tot en met het bespreken van het visitatierapport. 

De maatschappelijke visitatie zet Woongoed Zeist in om feedback op te halen bij onder andere onze belanghebbenden, over de keuzes die we maken en de manier waarop we ons werk doen. Dit rapport levert bruikbare inzichten en verbeterpunten. We zijn blij met deze input voor leren en verantwoorden. Terugkijken is prima, maar vooral om daar lessen voor de toekomst aan te verbinden.
De geïnteresseerde houding en open gesprekken, hebben wij gewaardeerd. Wij zijn blij met de complimenten die we kregen voor onze prestaties. We stellen het op prijs dat de commissie onze inspanningen herkent en wij herkennen ons als organisatie in de bevindingen van de commissie.
De aanbevelingen nemen we over. Zij sluiten goed aan bij de ontwikkelingen die Woongoed Zeist momenteel doormaakt. In de komende tijd gaan wij dit samen met onze belanghebbenden, nader concretiseren. Wij zien de noodzaak om met onze partners te werken aan het ontwikkelen van beleid en activiteiten, zodat we de best mogelijke prestaties kunnen leveren. Juist ook voor onze in toenemende mate kwetsbaardere huurders. (Uit: bestuurlijke reactie Woongoed Zeist op visitatierapport)

1.3.3 Visitatieproces in stappen

Het visitatieproces kent de volgende elf stappen, die doorgaans een doorlooptijd kennen van ongeveer drie maanden.

1 Voorbereiding door de corporatie

In deze stap oriënteert u zich op de visitatie. Het is belangrijk dat het bestuur en de raad van commissarissen samen bepalen wat uw corporatie met de visitatie wil bereiken en waarvoor u de visitatie wilt gebruiken. Begin ruim op tijd (minimaal zes maanden).

Verplicht

• Wettelijke termijnen (basisregel: elke vier jaar visitatie).
• Kennisnemen van de eisen die methodiek aan inhoud, vorm en proces visitatie stelt.

Verstandig

• Informatie verzamelen over geaccrediteerde bureaus.
• Gemeente, huurdersorganisaties en andere belanghebbenden informeren over de voorgenomen visitatie, zodat ook zij zich kunnen voorbereiden.
• Neem kennis van de handreiking 'De commissaris en visitatie'. Mocht u interesse hebben dan kunt u ook de handreiking voor huurders en gemeenten doornemen.

2 Offerte en selectie visiterend bureau

Verplicht

• Vermijd belangenverstrengeling: visitatoren en bureau mogen in de afgelopen vier en komende twee jaar geen andere werkzaamheden voor de corporatie verrichten.
• Een bureau mag maar twee keer achter elkaar dezelfde corporatie visiteren.
• Na selectie meldt het gekozen bureau de startdatum bij SVWN.

Verstandig

• Selectie op basis van offerte en gesprek, vanuit heldere kwalitatieve en kostencriteria.
• Bespreken wensen en ideeën over de samenstelling van de visitatiecommissie.
• Keuze hoe RvC en huurdersorganisatie in de voorfase betrokken worden.
• Op tijd duidelijke afspraken over planning en proces maken.

3 Opstellen position paper

Verplicht

• Bestuurder stelt position paper op.
• Position paper is klaar voor de start van de visitatie.
• Position paper wordt opgenomen aan begin van visitatierapport.

Verstandig

• Formuleren welke onderwerpen speciale aandacht verdienen en welke leer- en ontwikkelvragen de corporatie heeft.

4 Uitvoeren visitatie

Verplicht

• Uw corporatie levert informatie en overzicht gesprekspartners op tijd aan. Zie bijlage 1 in de visitatiemethodiek.
• Visitatiecommissie en corporatie stellen te onderzoeken opgaven en prestaties vast.
• Visitatiecommissie en corporatie zorgen dat gesprekspartners op tijd benodigde informatie krijgen.

Verstandig

• Heldere afspraken, één aanspreekpunt en korte lijnen tussen corporatie en visitatiecommissie in de logistiek van het visitatieproces.

5 Rapportage

Verplicht

• Voldoen aan eisen die methodiek stelt aan vorm en inhoud.
• Bespreken met in ieder geval bestuur en RvC.
• Gelegenheid voor reactie, corrigeren eventuele feitelijke onjuistheden.
• Toezenden concept aan SVWN.

Verstandig

• Terugkoppelen bevindingen visitatiecommissie aan betrokkenen (in plaats van alleen RvC/bestuur).

6 Toetsing SVWN

Verplicht

• SVWN toetst steekproefsgewijs op toepassen van de methodiek, kwaliteit en transparantie en stelt een beoordelingsbrief op, of laat weten dat visitatie buiten steekproef valt.
• Visiterend bureau stelt een definitief rapport op en koppelt aan SVWN schriftelijk terug hoe hij het oordeel van SVWN concreet verwerkt heeft.
• Het bureau stuurt het definitieve rapport naar de corporatie.

7 Reactie corporatie

Verplicht

• Binnen zes weken na afronding rapport.
• Benoemen hoe de corporatie omgaat met bevindingen en verbeterpunten.
• Onderdeel definitief rapport als slothoofdstuk.

Verstandig

• Antwoord op de vraag wat de corporatie anders gaat doen, waar de corporatie mee gaat beginnen en waar de corporatie mee stopt.
• Huurdersorganisatie(s) en gemeente(n) stellen maatschappelijke reactie op.

8 Publicatie

Verplicht

• De corporatie plaatst het definitieve rapport, inclusief bestuurlijke reactie, op de eigen website en bespreekt deze met de Autoriteit woningcorporaties. Hoe en op welk tijdstip is door de corporatie zelf te bepalen.
• SVWN publiceert het definitieve rapport op eigen website.

Verstandig

• Actief toezenden aan betrokken organisaties, delen met de eigen organisatie.

9 Bespreken met belanghebbenden

Verplicht

• De corporatie bespreekt het visitatierapport met huurders(organisaties), gemeenten en andere samenwerkingspartijen.
• Deze gesprekken vinden kort na het moment van publicatie plaats.

Verstandig

• Vertalen van de uitkomsten van de visitatie naar concrete en voor betrokkenen herkenbare doelen/plannen/afspraken.

10 Ontwikkelgesprek

Verplicht

• Zes tot twaalf maanden na afronding.
• Visitatiecommissie kijkt samen met bestuur, MT en RvC terug op belangrijkste bevindingen en hoe de corporatie daar intern en extern op gehandeld heeft.
• Visitatiecommissie reflecteert hierop, blijft weg van instruerend adviseren.

Verstandig

• Geen notulen, wel voor intern gebruik kort vastleggen van de belangrijkste conclusies.

11 Continu verbeteren

Aan de hand van het rapport en de opgedane inzichten gedurende het proces, zorgt uw corporatie voor een continu proces van verbeteren van de maatschappelijke prestaties en het vergroten van de bijdrage aan maatschappelijke waarde. 

Ook het proces van de visitatie was in onze ogen zeer passend bij onze manier van werken. In goede harmonie, met diepgaande vragen en kennis van zaken heeft de visitatiecommissie met iedereen gesproken. De samenwerking met de secretaris verliep prettig en alle commissieleden waren betrokken, kritisch en hadden al bij het startgesprek een goed beeld van onze corporatie. Dat gaf vertrouwen en zorgde voor een open gesprek, zodat alle relevante zaken ook besproken konden worden. (Uit: bestuurlijke reactie Wonion op visitatierapport)

Checklist benodigde documenten

De corporatie levert bij de voorbereiding van visitatie het volgende aan:

• Position paper;
• Prestatieafspraken;
• Ondernemingsplan(nen);
• Jaarplannen en werk- of activiteitenplannen;
• Jaarverslagen;
• Beleidsnotities over specifieke onderwerpen;
• Woonvisies van (samenwerkende) gemeenten in het werkgebied;
• Relevante lokale, regionale of landelijke convenanten, contracten;
• Documentatie over te onderzoeken projecten;
• Documentatie over samenwerking/netwerken, waaronder relevante verslagen;
• Klanttevredenheidsonderzoeken;
• Relevante documentatie Aw, WSW, Aedesbenchmarkcentrum;
• Managementdocumenten met betrekking tot financiële risicoanalyses en scenario’s, efficiency en visie op vermogensinzet;
• Documenten over planningsproces en monitoring van prestaties.

In hoofdstuk 2 wordt nader ingegaan op de taken en rollen van de RvC in het ­visitatieproces.

1.4 Instrument in ontwikkeling

Visitatie van woningcorporaties kent anno 2020 een geschiedenis van ruim twee decennia. In 1998 werd door een nog jong Aedes een adviescommissie ‘Visitatie Maatschappelijk Rendement Woningcorporaties’ ingesteld om de contouren van een visitatiestelsel voor corporaties te onderzoeken. Kernbegrippen in het advies van de commissie waren: zelfevaluatie, spiegeling en operationalisering van maatschappelijk rendement. Relevante visitatiecriteria, aldus de commissie, betroffen legitimiteit, effectiviteit en efficiency. Het advies mondde uit in een pilotproject waarin een praktische methodiek van visitatie werd ontwikkeld. In 2002 werd Raeflex opgericht, als uitvoerder en beheerder van het visitatiestelsel. Visitaties zijn dan nog niet verplicht.

Het geringe aantal visitaties in de eerste jaren, het als vrijblijvend ervaren karakter van visitatie en de profilering van visitatie als instrument van en door de branche met een methodiek die vooral inging op de kwaliteit van de beleids- en bedrijfsvoering, zorgden voor een betrekkelijk marginale positie van visitatie. Een advies van de Aedescommissie ‘Overheid, corporatie, burger’ en een parallel initiatief van een aantal corporaties en landelijke instituten leidden in 2007 tot een andere methodiek en een nieuwe bestuurlijke inbedding van visitatie. Kernbegrippen van dit nieuwe visitatiestelsel zijn: onafhankelijk, extern en gezaghebbend. Visitatie wordt minder vrijblijvend – opgenomen in de Governancecode Woningcorporaties – en richt zich meer op de beoordeling van maatschappelijke prestaties. Ook de verantwoordingsfunctie van visitatie krijgt meer nadruk, naast de functie leren en verbeteren.

In 2009 is de onafhankelijke Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland (SVWN) opgericht, gedragen door het ministerie van WWI (nu BZK), Aedes Vereniging van Woningcorporaties, Vereniging De Nederlandse Woonbond, de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW) en de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Het beheer van het visitatiestelsel is bij SVWN neergelegd, de uitvoering van visitaties gebeurt door visitatiebureaus die daartoe door de SVWN geaccrediteerd zijn. Een College van Deskundigen adviseert SVWN over de methodiek en de toepassing ervan.

Sinds 1 juli 2015 is met de inwerkingtreding van de Woningwet 2015 (artikel 53a) iedere corporatie ook wettelijk verplicht zich eens in de vier jaar te laten visiteren. In de afgelopen jaren is de methodiek regelmatig aangepast aan ontwikkelingen en nieuwe vereisten. De vigerende methodiek 6.0 past in een koers waarin visitatie zich primair richt op maatschappelijke waarde en doet een sterker beroep op het professionele oordeelsvermogen van de visitatiecommissie om lokale situaties en prestaties op waarde te schatten.

Aanleiding voor de aanpassing naar methodiek 7 is gelegen in twee ontwikkelingen. Allereerst de grote opgaven, het werken in netwerken en de uitdagingen die dat met zich meebrengt. Een tweede belangrijk gegeven is dat veel corporaties inmiddels voor de vierde keer worden gevisiteerd en behoefte hebben aan nieuwe uitdagingen en andere accenten in het visitatie-instrument, zoals meer aandacht voor het functioneren van de corporatie in netwerken.

Dat ook corporaties en het interne toezicht een verbeterslag wilden bleek uit onderzoek van Aedes en de VTW uit 2019. Hierbij ging het vooral om de te hoge kosten van visitatie volgens methodiek 5.0 in verhouding tot de meerwaarde en bovengenoemde overlap met andere onderzoeksinstrumenten.

Met de aanpassing naar visitatiemethodiek 6.0 en nu naar methodiek 7 is veel zorg besteed aan het verwerken van de opmerkingen van corporaties en toezichthouders; het accent is verlegd naar de maatschappelijke verantwoording in de lokale driehoek. Maar ook is in de nieuwe methodiek aandacht besteed aan het toevoegen van waarde van visitatie voor alle betrokkenen, bijvoorbeeld door ook te laten kijken naar het proces van de totstandkoming van prestatieafspraken. Vanzelfsprekend blijven er uitdagingen voor visitatie en aanbevelingen voor de toekomst. SVWN blijft de ontwikkelingen monitoren en evalueren.

Uitdagingen voor visitatie

Om de betekenis van visitatie te borgen en versterken kent SVWN vier taakvelden:

1. Methodiek: borging en ontwikkeling van de methodiek van visitatie;
2. Kwaliteit visitatoren en visiterende bureaus: borging en bevordering van de kwaliteit van visitatoren;
3. Gebruik lokaal: bevordering van het gebruik van visitatie op lokaal niveau door individuele corporaties, netwerken en hun belanghebbenden;
4. Onderzoek: bevordering van het gebruik van informatie uit visitaties op geaggregeerd niveau, als bijdrage aan de informatievoorziening over de kwaliteit van de volkshuisvesting.

Methodiek 7.0 is geen eindstation. Voor de komende jaren voorziet SVWN de volgende uitdagingen:

1. Visitatie is een krachtig horizontaal verantwoordingsinstrument dat inzicht biedt in de publieke waarde van woningcorporaties.
   >>  meer inzicht in publieke waarde (& keuzes);
2. Visitatie heeft een groot leereffect: het geeft inzicht, biedt een spiegel, biedt verrassing, zet aan tot denken.
   >>  corporaties leren meer van visitatie;
3. Visitatie wordt actief gebruikt door huurders en gemeenten (als expressiemiddel en als bron van informatie), en andere belanghebbenden.
   >>  meer betrokkenheid huurders & gemeenten;
4. Speerpunt: visitatie biedt inzicht in het functioneren van de corporatie in netwerken.
   >>  meer zicht op het netwerk.

Analyse 130 visitaties t.b.v. Essay ‘Dynamiek in de driehoek: prestatieafspraken, visies en instituties, Over het samenspel tussen gemeente, woningcorporatie en huurdersorganisatie – lessen uit visitaties’ (januari 2021)

Lessen voor de driehoek

• De waarde van prestatieafspraken ligt meer in het proces dan in prestatieafspraken - als document. Investeer daarom vooral in de prestatieafspraken als leerproces.
• Hoewel prestatieafspraken ‘wederkerig en verplichtend’ moesten zijn, ‘de vrijblijvendheid voorbij’ (commissie Dekker, 2013), blijkt de belangrijkste waarde van prestatieafspraken te liggen in het gesprek tussen partijen, in het gezamenlijk leren, in het zoeken van koers en het afstemmen van ambities en vervolgens van activiteiten.
• Waak voor standaardisatie van prestatieafspraken; als partijen er vrijwillig voor kiezen kan het werken, bij een verplicht format dreigt gevaar van bureaucratisering. Een handreiking of het uitwisselen van ‘good practices’ lijkt beter.
• Zorg voor variatie en afwisseling om de processen van visievorming en prestatieafspraken levendig te houden. VNG, Aedes, Woonbond, het Rijk en SVWN kunnen hierin faciliteren.
• Zoek vormen van loose coupling van woonvisie, omgevingsvisie, regionale visie, wijkvisies en prestatieafspraken en daarmee van partijen. Leg verbanden, maar voorkom overcomplexiteit.
• Zorg voor een goed procesontwerp en zoek daarbij balans tussen proces en inhoud, tussen participatie en voortgang. Zorg voor voldoende ruimte, maar zet ook deadlines en markeer voortgang; zorg voor voldoende inhoud, maar waak voor drammen en het gelijk van de eigen briljante visie.
• Maak goede procesafspraken over de positie van gemeenteraad, RvC en huurders in de processen van visievorming en het maken van prestatieafspraken. Leer daarbij te denken in dilemma’s.
• Faciliteer huurdersorganisaties in de driehoek, maar belast ze niet teveel; zorg vooral voor agenderende mogelijkheden zodat de stem van de huurders en signalen uit de ‘leefwereld’ in de driehoek blijven doorklinken Visitatierapporten, die in eerste instantie zijn bedoeld voor individueel/lokaal gebruik, worden ook benut voor het inkleuren van het beeld van de sector. De Autoriteit woningcorporaties (Aw) gebruikt deze voor de ‘Staat van de corporatiesector’ waarin de belangrijkste ontwikkelingen in de sector worden gepresenteerd en de hoofdlijnen van haar toezichtbevindingen. 

Lees meer informatie over de analyse van 130 visitaties in het essay Dynamiek in de driehoek.

Als directeur en commissarissen van Wold & Waard vinden wij het belangrijk om te laten zien wat wij doen en waarom. De visitatie helpt ons daarbij. Ook gebruiken we de uitkomsten om door te gaan met wat goed gaat en te werken aan wat beter kan: om te leren. Om de uitvoering van ons ondernemingsplan “Samen werken aan samen wonen. Gewoon doen!” kracht bij te zetten, hebben wij de visitatiecommissie gevraagd om specifiek te kijken naar het antwoord op de volgende vraag: “Welke maatschappelijke (meer)waarde bieden wij, volgens en voor wie, en hoe wordt deze waarde zichtbaar?” (Uit: bestuurlijke reactie Wold & Waard op visitatierapport)