2

Commissaris en visitatie

De Raad van Commissarissen kan op tal van manieren betrokken zijn bij visitatie. Dit hoofdstuk geeft praktische handvatten en gaat in op: de betrokkenheid van de RvC bij visitatie en de betekenis daarvan, de opbrengsten van visitatie voor de RvC in het dagelijks werk en de rol van de RvC in het visitatieproces.

2.1 Meervoudig betrokken

De RvC is betrokken bij de visitatie als opdrachtgever (samen met het bestuur), gesprekspartner, vertegenwoordiger van de corporatie en als bewaker van de uitkomsten van de visitatie. Deze meervoudige betrokkenheid van de RvC heeft betekenis voor de vereiste kennis of actie.

Opdrachtgever van visitatie (samen met bestuur)

De RvC en bestuur zijn samen opdrachtgever van visitatie. Als ‘goed opdrachtgever’ heeft de RvC kennis en inzicht nodig van:

• de specifieke (potentiële) betekenis van visitatie voor uw eigen corporatie;
• het proces van visitatie, inclusief de wijze waarop belanghebbenden en de RvC zelf door de visitatiecommissie betrokken worden;
• profielen en werkwijze van visiterende bureaus ten behoeve van selectie;
• de position paper die de bestuurder opstelt;
• de mogelijkheid van het stellen van extra vragen die commissie in haar onderzoek meeneemt over het maatschappelijk presteren;
• de mogelijkheden om deel te nemen aan experimenten om bijvoorbeeld meer zicht te krijgen op lokale netwerken.

Gesprekspartner van de commissie

De RvC is gesprekspartner van de visitatiecommissie. Dit vereist kennis en inzicht van:

• de werkwijze van de visitatiecommissie;
• het volkshuisvestelijk en maatschappelijk functioneren en presteren van de corporatie, inclusief de interne en externe governance;
• het eigen functioneren als RvC en dan met name de maatschappelijke ­oriëntatie als toezichthouder van een maatschappelijke organisatie in het ­lokale netwerk.

Vertegenwoordiger van de corporatie

Met visitatie en de beoordeling van de maatschappelijke prestaties en governance in het bijzonder organiseert de RvC ook haar eigen aanspreekbaarheid zoals bedoeld in principe 2 en 3 van de Governancecode Woningcorporaties. Dit komt in het bijzonder naar voren bij:

• de formulering van opdracht en (bijzondere) oriëntatie van de visitatie;
• de opstelling van de bestuurlijke reactie op het visitatierapport;
• communicatie en dialoog met belanghebbenden over de uitkomsten.

Bewaker van opvolging van visitatie-uitkomsten 

De RvC heeft de verantwoordelijkheid er op toe te zien dat de corporatie de uitkomsten van de visitatie ter hand neemt. Dat geldt ook voor de RvC zelf ten aanzien van de uitkomsten over de maatschappelijke oriëntatie. Bewaking betekent:

• vertaling van de uitkomsten in (verbeter)acties (in het kader van continu verbeteren);
• het uitvoeren van regelmatige voortgangsbewaking.

Visitatie-experimenten

We willen visitatie voortdurend verbeteren, de toegevoegde waarde van visitatie voor corporaties, belanghebbenden en samenleving waar mogelijk vergroten. Daarom start SVWN regelmatig experimenten op. Die geven corporaties de mogelijkheid om samen met visiterende bureaus nieuwe benaderingen en vormen uit te proberen. Zo hebben in de experimenten in de periode 2017-2022 de relatie tussen de corporatie, huurders, gemeenten en overige belanghebbenden centraal gestaan, waarbij verkend is hoe de stem van huurders, gemeenten en belanghebbenden in een visitatie nog beter kan worden gehoord. Ook is een tweede experiment afgerond dat zich richtte op het functioneren van het lokale woonnetwerk waarin partijen samenwerken. 

Zie voor meer informatie: www.visitaties.nl/experimenten

Governancecode Woningcorporaties

De Governancecode Woningcorporaties beschrijft de basisregels voor goed bestuur en goed toezicht; deze worden gedeeld door alle woningcorporaties die lid zijn van Aedes en/of de VTW. De Governancecode geeft hiermee richting aan de wijze waarop bestuur en RvC functioneren en de wijze waarop zij verantwoording afleggen over hun resultaten. Daarbij gaat het vooral om de essentie van de principes en bepalingen uit de Governancecode, om good governance. Een belangrijke notie daarvan is dat het vooral gaat om de verantwoordelijkheid van bestuur en commissarissen voor hun eigen houding en gedrag, als individu en als collectief.

De per 2020 geldende Governancecode Woningcorporaties 2020 benadrukt het belang van de doorwerking van de principes en bepalingen naar álle medewerkers en legt de verantwoordelijkheid hiervoor neer bij het bestuur.

Good governance zit ‘tussen de oren’ en vereist het doorleven van de principes en bepalingen uit de Governancecode.

Aedes en VTW hebben een onafhankelijke Commissie Governancecode woningcorporaties ingesteld die tot taak heeft aan haar voorgelegde klachten en toetsingsverzoeken te toetsen aan de Governancecode Woningcorporaties en adviezen te geven over toepassing van de code.

Zie verder:

• Governancecode Woningcorporaties;
• Commissie Governancecode Woningcorporatie;
• Waardenmodel (biedt de corporatie een handvat om over haar waarden na te denken en deze te concretiseren op basis van de principes van de code);
• Hulpinstrument (hiermee kan de corporatie monitoren hoe zij de code naleeft en zien waar ze haar beleid of praktijk moet of wil bijstellen).

2.2 Opbrengsten in het dagelijks werk

Visitatie biedt u en uw RvC een extra handvat voor toezicht op het bestuur, een toets op de governance van de corporatie - inclusief de eigen maatschappelijke oriëntatie -, een bijzondere aanleiding voor het onderhouden van de relatie met belanghebbenden én een ideale gelegenheid voor een ‘goed, openhartig en spiegelend gesprek’ met een commissie van deskundige visitatoren.

Opbrengsten van visitatie voor de RvC

In algemene zin kan visitatie veel opleveren voor de RvC:

• Feedback over uw functioneren: de RvC krijgt feedback met aandachts- en verbeterpunten voor de vormgeving van de maatschappelijke oriëntatie als toezichthouder van een corporatie in het lokale netwerk;
• Maatschappelijke verankering: visitatie geeft de RvC zicht op verwachtingen en oordelen van belanghouders zoals huurders, gemeente(n) en zorgpartijen en biedt tevens gelegenheid voor dialoog met belanghouders (zie principe 4 van de Governancecode Woningcorporaties);
• Houvast en focus voor intern toezicht: visitatie levert informatie op over het integrale maatschappelijk presteren en besturing van de corporatie, met belangrijke aandachtspunten voor externe legitimatie en intern toezicht.

Naast deze algemene opbrengsten levert visitatie u als commissaris tal van aanknopingspunten op.

Samenstelling en ontwikkeling RvC

Bij de samenstelling van de RvC, inclusief de werving en selectie van nieuwe commissarissen, kan visitatie van betekenis zijn:

• sollicitanten lezen het visitatierapport op de website
• een visitatie(rapport) biedt input voor de wettelijk verplichte geschiktheids- en betrouwbaarheidstoets voor commissarissen (en bestuurders)
• een visitatie(rapport) biedt bouwstenen voor de opleidingsagenda van de RvC

Visie op besturen en toezichthouden

Visitatie biedt waardevolle input bij het opstellen van een (actuele) visie van de RvC en het bestuur op besturen en toezichthouden (zie bepaling 1.1 van de Governancecode Woningcorporaties).

Toekomstagenda RvC en intern toezicht

De aanbevelingen vanuit de visitatie en de daaraan verbonden leer- en verbeterpunten, bieden een belangrijke bron bij het opstellen van de agenda voor intern toezicht voor de komende vier jaren. Dit kan bewaakt worden via de governanceagenda van de RvC.

Toetsingskader strategisch beleid corporatie

De beoordeling van maatschappelijke prestaties vanuit verschillende perspectieven en de aanbevelingen in het visitatierapport vormen belangrijke aanknopingspunten voor de maatschappelijke positionering van de corporatie, de formulering van het ondernemingsbeleid (ondernemings- en jaarplan) en de toetsing daarvan door de RvC.

Reflectie en (zelf)evaluatie RvC

Visitatie biedt bij uitstek gelegenheid voor reflectie. Dit geldt zowel bij de voorbereiding (positionering), gedurende de visitatie (het gesprek met de visitatiecommissie) en achteraf (bij de ontvangst van het rapport en het opstellen van de bestuurlijke reactie, bij het opstellen van een leer- en verbeterplan en in de dialoog met belanghebbenden). De visitatie en het gesprek met de visitatiecommissie levert bouwstenen op voor de (zelf)evaluatie van de RvC.

Maatschappelijke verantwoording en dialoog met belanghebbenden

Behalve voor de corporatie als geheel, biedt visitatie ook de RvC zelf gelegenheid tot het afleggen van verantwoording aan en een goed gesprek met belanghebbenden. Visitatie levert een bijdrage aan de aanspreekbaarheid van de RvC en kan leiden tot gesprekken met belanghebbenden en met vertegenwoordigers van instituten van extern toezicht die anders mogelijk niet zouden hebben plaatsgevonden. Deze gesprekken kunnen informatie opleveren die anders mogelijk niet was verkregen. Bovendien versterkt het tijdig voeren van deze gesprekken over onderwerpen die de gesprekspartner daadwerkelijk aangaan, de wederzijdse relatie.

WNWF ziet de visitatie niet slechts als vierjaarlijkse verplichting, maar wilde dit moment ook graag gebruiken om een aantal punten te toetsen, namelijk: Wat vinden belanghebbenden van de koers van WNWF en wat geven zij WNWF mee voor de komende jaren? Wat zijn concrete leer- en verbeterpunten voor de organisatie, met specifieke aandacht voor de (maatschappelijk) rol, positie en ontwikkeling van de Raad van Commissarissen? Welke handvatten voor toekomstig beleid kunnen meegegeven worden aan de nieuwe bestuurder?
Een maatschappelijk visitatie is een intensief traject. Als organisatie krijg je een spiegel voorgehouden, waarin veel herkenbare zaken te zien zijn, maar ook wel meer gevoelige onderwerpen worden aangesneden. We hebben dit traject vooral als boeiend en leerzaam ervaren. (Uit: bestuurlijke reactie Wonen NoordWest Friesland op visitatierapport)

2.3 Commissaris in het visitatieproces

In het visitatieproces zijn verschillende taken en rollen weggelegd voor u als commissaris. Hieronder wordt het visitatieproces aan de hand van de elf stappen in het visitatieproces (zie paragraaf 1.2.2) uitgewerkt, met suggesties voor uw betrokkenheid.

Voorbereiding door de RvC (stap 1)

Daar waar de corporatie zich als geheel voorbereidt op de visitatie, kan (ook) de RvC:

• Kennis nemen van de methodiek van visitatie (Handleiding Methodiek Maatschappelijke Visitatie).
• Eventueel visitatierapporten van reeds gevisiteerde corporaties lezen. Ze zijn beschikbaar via de website van SVWN https://visitaties.nl/visitatierapporten
• Kennis nemen van de uitkomsten van experimenten via de website van SVWN https://visitaties.nl/experimenten.
• Terugkijken op hetgeen is gebeurd met de uitkomsten (inclusief verbeterpunten) van de vorige visitatie. De visitatiecommissie zal dit ook doen.
• Op basis van een inhoudelijke oriëntatie de verwachtingen ten aanzien van de visitatie binnen de RvC en met de bestuurder doorspreken. Onderwerp van gesprek kan zijn hoe en welke belanghebbenden van de corporatie worden geïnformeerd en betrokken. Besteed ook aandacht aan de timing van de visitatie in relatie tot andere activiteiten, zoals het opstellen van een ondernemingsplan.
• Spreek vooraf af hoe de verantwoordelijkheden van bestuurder en RvC gedurende het visitatietraject vorm krijgen in taken en rollen.

Offerte en selectie visiterend bureau (stap 2)

Het verdient aanbeveling om als RvC:

• Samen met de bestuurder te bespreken welke onderdelen van de visitatie extra aandacht mogen krijgen, welke extra vragen gesteld dienen te worden en of er meegedaan wordt aan een visitatie-experiment.
• Samen met de bestuurder te bepalen wat criteria zijn waarop een bureau geselecteerd wordt. Aandachtspunten zijn o.a. de onafhankelijkheid van het visiterend bureau en de visitatoren ten opzichte van de corporatie – een harde eis waar ook het visiterende bureau op toeziet –, de samenstelling van de visitatiecommissie, de werkwijze en uiteraard praktische zaken als planning en de kosten.
• Een of meer van de geaccrediteerde bureaus uit te nodigen om een plan van aanpak en offerte te presenteren. Bij die presentatie zijn RvC-vertegenwoordigers en de bestuurder aanwezig.
• Samen met de bestuurder het bureau dat de visitatie uitvoert te kiezen.

Opstellen position papier (stap 3)

Hier is geen actie van de RvC aan de orde.

Uitvoering visitatie (stap 4)

De RvC kan hier betrokken zijn:

• Door erop toe te zien dat de corporatie adequaat wordt gepositioneerd in de position paper en dat de juiste belanghebbenden goed geïnformeerd worden betrokken in de visitatie.
• Door het gesprek met de visitatiecommissie aan te gaan over alle onderdelen van de visitatie. Het functioneren van het intern toezicht en de maatschappelijke oriëntatie van de RvC krijgt zeker aandacht.
• Door zich te houden op de opvolging van de aanbevelingen uit de visitatie en het gesprek met de stakeholders.

Rapportage (stap 5)

De RvC bespreekt het (concept)eindrapport met de visitatiecommissie samen met het bestuur. Daarbij kunt u reageren op feitelijke onjuistheden of omissies, maar de commissie vormt zich een onafhankelijk oordeel.

Toetsing SVWN (stap 6)

Hier is geen actie van de RvC aan de orde.

Reactie corporatie (stap 7)

Het bestuur en de RvC bepalen hun standpunt naar aanleiding van het visitatierapport en geven hun zienswijze weer in een bestuurlijke reactie/zienswijze, waarin zij aangeven hoe de corporatie de verbeterpunten ter hand neemt.

Publicatie (stap 8)

Hier is geen actie van de RvC aan de orde.

Bespreking met belanghebbenden (stap 9)

Deze stap biedt mogelijkheden tot grote betrokkenheid van de RvC. De RvC kan actief deelnemen aan het gesprek met belanghebbenden over de visitatie uitkomsten, de bestuurlijke reactie en de eigen maatschappelijke oriëntatie. Het is voor de RvC bij uitstek een gelegenheid om invulling te geven aan de eigen maatschappelijke verantwoording en legitimatie.

Ontwikkelgesprek (stap 10)

De RvC kan actief deelnemen aan het gesprek waarin wordt teruggekeken op de belangrijkste bevindingen en hoe de corporatie daar intern en extern op gehandeld heef.

Continu verbeteren (stap 11)

De RvC kan afspraken maken met het bestuur over hoe de uitkomsten en de daaruit gedestilleerde verbeter- en/of aandachtspunten van de visitatie op te pakken. Zorg binnen de RvC voor momenten waarop de voortgang van verbeterpunten worden besproken. En bewaak de opvolging van de verbeterpunten via de governanceagenda van de RvC. Rapporteer - bij voorbeeld in het jaarverslag - over de uitvoering van de vastgestelde verbeterpunten en het toezicht daarop. 

Zayaz heeft samen met collega-corporatie Tiwos en visitatiebureau Pentascope gebruikgemaakt van de experimenteerruimte die de SVWN (Stichting Visitaties Woningcorporaties Nederland) bood om deze visitatieronde (periode 2017-2021) op een andere manier in te richten. We kozen voor het visiteren van een netwerk en van onze rol daarin, omdat wij ervan overtuigd zijn dat veranderingen in doelgroep en complexiteit van de maatschappelijke opgave maken dat organisatieoverschrijdende oplossingen en maatwerk steeds meer en vaker nodig zijn de komende jaren. En ook dat onze instituties en zelf opgetuigde regels en systemen ons daarbij nog te vaak hinderen. In het netwerk Thuis in de Wijk, dat zich richt op inwoners met een psychische kwetsbaarheid voor wie de reguliere zorg geen passend antwoord heeft, doen we hiermee inmiddels al een aantal jaren ervaring op in een deel van de stad. Een goed moment dus om stil te staan. En vanuit het stilstaan weer vooruit te kijken. Samen leren op weg naar de volgende stap. (Uit: bestuurlijke reactie Zayaz op visitatierapport)

2.4 Commissaris en visitator

Commissaris en visitator ontmoeten elkaar op verschillende momenten in het visitatieproces. Hoewel positie, status en taak van visitator en commissaris verschillen, zijn de overeenkomsten tussen beide professionals – en hun ‘commissies’ – aanzienlijk. Uw goed commissarisschap en good governance vinden hun gelijken in goed visitatorschap en good judgement.

2.4.1 Goed visitatorschap

De kwaliteit van visitatie staat of valt met de kwaliteit van de visitatoren, individueel en collectief. Uiteraard is een krachtige visitatiemethodiek van groot belang, maar een goede toepassing daarvan vereist vakmanschap en teamwork. Naast deskundigheid in reflecteren en beoordelen op de verschillende onderwerpen van visitatie, is onafhankelijkheid cruciaal voor ‘goed visitatorschap’. Enerzijds feitelijk en formeel, om partijdigheid en de schijn daarvan te voorkomen. Anderzijds gaat het om onafhankelijkheid in houding en gedrag, met een volstrekte onbevangenheid in oordeelsvorming. Voor een belangrijk deel worden vereisten van kwaliteit en onafhankelijkheid geborgd in de accreditatiecriteria die gelden voor visiterende bureaus, visitatiecommissie en visitatoren.

Onafhankelijkheid en kwaliteit van visitatoren en commissie worden ook geborgd door een goede werving en selectie van visitatoren door visiterende bureaus, door het hanteren van ethische codes binnen de bureaus en door opleiding en training van visitatoren door zowel de bureaus als SVWN.

Accreditatiecriteria

Onafhankelijkheid en hoge kwaliteit, dat moet een bureau garanderen. SVWN heeft diverse criteria opgesteld waarmee het bureau dat aantoont. Hieruit moet bijvoorbeeld blijken dat het bureau geen persoonlijke of zakelijke belangen heeft bij de uitkomst van een visitatie. Ook moet het bureau werken met ervaren en deskundige mensen, volgens solide processen. De leidraad voor de samenstelling van een onafhankelijke visitatiecommissie en alle geldende criteria zijn beschreven in het beoordelingskader accreditatie. 

Een accreditatie geldt in principe voor vier jaar. Nadat de accreditatie is verleend, wordt periodiek getoetst of het bureau blijvend voldoet aan de accreditatiecriteria en de accreditatievoorwaarden. SVWN toetst, steekproefsgewijs, de door het bureau opgestelde definitieve visitatierapporten op het correct toepassen van methodiek en de transparantie van de beoordeling. Jaarlijks voert de directeur-bestuurder in het kader van kwaliteitscontrole een evaluatiegesprek met de directie van het geaccrediteerde bureau om te beoordelen of nog steeds voldaan wordt aan de vereisten voor accreditatie.

​Meer informatie over accreditatie, zoals de leidraad voor de samenstelling van een onafhankelijke visitatiecommissie, en alle geldende criteria zijn beschreven in het beoordelingskader accreditatie. De volledige procedure staat nauwkeurig beschreven in het accreditatiereglement en de toelichting op het accreditatiereglement. 

Het visitatierapport zien we als een terugblik die ons verder vooruit helpt. In de deelname aan het experiment van de SVWN “De kracht van het lokale woonnetwerk” zagen we een kans om sterker dan bij eerdere visitaties de beweging vooruit, gedurende het visitatieproces, alvast in gang te zetten. Wij zijn blij dat we in de evaluatie van het experiment, samen met Cognitum en de SVNW, hebben kunnen concluderen dat dit gelukt is. Zo hebben wij met onze lokale partners opnieuw vastgesteld dat intensieve samenwerking op het gebied van wonen, welzijn en zorg nodig is om de toenemende vraagstukken op dit terrein aan te pakken. Daarbij zijn we ook tot het inzicht gekomen dat we onze gezamenlijke visie en inzet op dit gebied met alle betrokken partijen nog meer moeten vastleggen in wederkerige prestatieafspraken. En, we hebben in deze netwerkvisitatie ook verbeterpunten voor de samenwerking geïdentificeerd. “Zo brengt deze visitatie het netwerk in beweging!” (Uit: bestuurlijke reactie Goed Wonen Gemert op visitatierapport)

2.4.2 Good judgement

Commissarissen en visitatoren vervullen een belangrijke rol in het toezicht op het functioneren van corporatie(bestuur). Beiden doen dat, althans in morele zin, namens de maatschappij. De RvC staat het bestuur van de corporatie bovendien bij met advies, iets dat bij de visitatiecommissie om redenen van onafhankelijkheid is beperkt tot het aanreiken van verbeterpunten.

Daar waar commissarissen ‘geleid’ worden door vereisten van good governance, vormen principes van good judgement steeds meer een richtsnoer voor het vakmanschap van visitatoren en de werkwijze van de commissie. De factor ‘mens’ is binnen visitaties immers aanzienlijk. Visiteren is geen kwestie van afvinken of tellen & turven, het vraagt om een weloverwogen, wijs oordeel, om ‘professional judgement’.

Een lerende en legitimerende visitatie komt tot stand op basis van good judgement, dat wil zeggen:

1. in een lerend proces, met kritische reflectie en vruchtbare dialoog;
2. door inzet van professionaliteit en vakmanschap van visitatoren;
3. op basis van ‘harde’ feiten en cijfers én van intuïtie en ervaringskennis;
4. gebruikmakend van goede handvatten in methodiek, werkwijze en proces;
5. leidend tot een redelijk en rechtvaardig, weloverwogen en wijs, (h)erkenbaar en communiceerbaar oordeel.

Hier ligt een belangrijke meerwaarde van visitatie ten opzichte van zowel andere instrumenten gericht op leren en verbeteren als andere vormen van toezicht. Het vakmanschap van de visitatoren is daarom van groot belang. De wederzijdse erkenning van respect en senioriteit van visitator en commissaris, een lerende opstelling alsmede de wisselwerking tussen commissie en Raad in open gesprekken zijn essentieel voor een visitatie met maximale opbrengst.

Een visitatie blikt altijd terug. In dit geval op de periode 2015 - 2018. Terugkijken is prima, maar vooral om daar lessen voor de toekomst aan te verbinden. Zo gebruiken wij dit visitatierapport om de magere scores om te buigen naar ‘voldoende’ en ‘goed’ in de komende periode, om het leerproces op gang te brengen. We willen de visitatie niet afvinken, maar laten aanvonken. (Uit: bestuurlijke reactie Woonpunt op visitatierapport)