7

Criterium 7:
Informatie-uitwisseling

In de toezichtvisie wordt een wederzijdse uitwisseling van informatie behandeld en de wijze waarop het bestuur dilemma’s op het gebied van informeren aan de orde kan stellen.

Kader uit de governancecode

Het bestuur verschaft de RvC tijdig de informatie die nodig is voor het uitoefenen van goed toezicht en voor risicobeheersing. De RvC en afzonderlijke commissarissen hebben ook een informatiehaalplicht om ervoor te zorgen dat zij beschikken over relevante informatie voor hun taken1.

Uitwerking in een goede toezichtvisie

Het is daarom van belang dat de toezichtvisie beschrijft hoe wederzijdse uitwisseling van informatie tot stand komt. Welke informatie het bestuur wanneer deelt, bijvoorbeeld volgens een jaaragenda, en hoe de commissarissen zelf ook actief informatie verzamelen (zowel binnen als buiten de organisatie). Ook wordt opgenomen hoe de bestuurder dilemma’s bij informatieverstrekking (vertrouwelijkheid van informatie bijvoorbeeld) bespreekbaar kan maken met de RvC.

Suggesties ter verbetering
  • Bepaal in onderling overleg wanneer informatie op hoofdlijnen voldoende is en wanneer detailinformatie noodzakelijk is voor de taken van de RvC
  • Beperk informatievragen niet alleen tot de inhoud, cijfermatige onderbouwing en achtergronden of geschiedenis. Ook beleving en gevoel kunnen belangrijke informatiebronnen zijn.
1 Principe 3 p.18, principe 3.25 p.24 en principe 5 p.29