4.1. Afronding en afstemming met kandidaat
Allereerst is het van belang om te bepalen of er nog een andere dan de gekozen kandidaat in reserve moet worden gehouden. Dit in geval dat de gewenste kandidaat door omstandigheden op het laatste moment af moet zien van benoeming.
Daarnaast is het relevant om advies te vragen als RvC aan de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging over de voorgenomen benoeming. Deze heeft op grond van de CAO Woondiensten (niet op grond van de WOR) een adviesrecht bij de benoeming van commissarissen. Dat adviesrecht geldt niet bij de benoeming van huurdercommissarissen. Als de RvC het advies niet volgt, deelt de werkgever dit schriftelijk en gemotiveerd mee aan de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.
Tot slot is het van belang om de kandidaat op de hoogte te brengen van de voorgenomen benoeming. Daarbij is het aan te bevelen de voorzitter van de RvC contact op te laten nemen met de kandidaat en de vraag te stellen of hij/zij bij een positieve zienswijze van de minister, de benoeming tot RvC-lid aanneemt. Een (her)benoeming zonder zienswijze of bij negatieve zienswijze is onrechtmatig op grond van de Woningwet.
4.2. Opvragen gegevens van referenten en gesprekken met referenten
De (selectiecommissie van de) RvC vraagt bij de kandidaat/kandidaten de gegevens van minimaal drie referenten op die de informatie over de kandidaat kunnen staven. Referenten worden met toestemming van de kandidaat benaderd.
De gegevens van drie referenten moeten worden meegestuurd bij de Aanvraag Zienswijze (her)benoeming directeur-bestuurder en lid van de RvC van toegelaten instellingen volkshuisvesting https://www.ilent.nl/onderwerpen/goedkeuringen-autoriteit-woningcorporaties/; dit is de melding van een voorgenomen (her)benoeming van een commissaris aan de Autoriteit woningcorporaties voor de aanvraag zienswijze van de minister omtrent de geschiktheid en betrouwbaarheid van de bestuurder, oftewel de fit en proper toets.
4.3. Opvragen verklaring omtrent gedrag natuurlijke personen (VOG NP)
De (selectiecommissie van de) RvC vraagt bij de kandidaat/kandidaten een Verklaring Omtrent het Gedrag Natuurlijke Personen (VOG NP) op. Het vooraf ingevulde aanvraagformulier daarvoor ontvangt de kandidaat van de corporatie. De aanvraag doet de kandidaat zelf bij de gemeente.
De VOG NP is voorwaarde voor benoeming (niet nodig bij herbenoeming) en moet worden meegestuurd bij de Aanvraag Zienswijze (her)benoeming directeur-bestuurder en lid van de RvT van toegelaten instellingen volkshuisvesting https://www.ilent.nl/onderwerpen/goedkeuringen-autoriteit-woningcorporaties/; dit is de melding van een voorgenomen (her)benoeming van een commissaris aan de Autoriteit woningcorporaties voor de aanvraag zienswijze van de minister omtrent de geschiktheid en betrouwbaarheid van de bestuurder, oftewel de fit en proper toets.
4.4. Opvragen betrouwbaarheidsformulier
De (selectiecommissie van de) RvC vraagt de kandidaat/kandidaten het formulier Betrouwbaarheidsonderzoek (her)benoemingen bestuurders en leden raad van toezicht https://www.vtw.nl/12-opvragen-betrouwbaarheidsformulier in te vullen.
Het ingevulde en getekende betrouwbaarheidsformulier moet worden meegestuurd bij de Aanvraag Zienswijze (her)benoeming directeur-bestuurder en lid van de RvT van toegelaten instellingen volkshuisvesting https://www.ilent.nl/onderwerpen/goedkeuringen-autoriteit-woningcorporaties/; dit is de melding van een voorgenomen (her)benoeming van een bestuurder aan de Autoriteit woningcorporaties voor de aanvraag zienswijze van de minister omtrent de geschiktheid en betrouwbaarheid van de bestuurder, oftewel de fit en proper toets.
4.5. Assessment (optie)
Hoewel een assessment niet verplicht is in het kader van de fit en propertoets, kan het vanwege het afbreukrisico voor de corporatie zinvol zijn een externe en objectieve toetsing in de vorm van een assessment te houden. Het assessment toetst de geschiktheid van een kandidaat voor de specifieke functie en geeft inzicht in diens (individuele) kwaliteiten en ontwikkelingsmogelijkheden. Dit is vooral van belang voor kandidaten die een commissarisrol willen vervullen bij grotere corporaties die opereren in een complexe omgeving. Voor kleinere (beheer)corporaties kan een lichte(re) vorm van assessment voldoende zijn.
Het is goed om van tevoren te bedenken wat de RvC van een assessment verwacht en wat de consequentie kan zijn van een uitkomst.
Het assessmentrapport kan worden meegestuurd bij de Aanvraag Zienswijze (her)benoeming directeur-bestuurder en lid van de RvT van toegelaten instellingen volkshuisvesting https://www.ilent.nl/onderwerpen/goedkeuringen-autoriteit-woningcorporaties/; dit is de melding van een voorgenomen (her)benoeming van een bestuurder aan de Autoriteit woningcorporaties voor de aanvraag zienswijze van de minister omtrent de geschiktheid en betrouwbaarheid van de commissaris, oftewel de fit en proper toets.
Een assessment kan uit één of meerdere van de volgende onderdelen bestaan:
- Intakegesprek van de opdrachtgever met de assessor waarbij de onderzoeksvraag (op welke functie eisen wordt getest) en de organisatiecontext in kaart worden gebracht.
- Capaciteitenonderzoek via testen die het werk- en denkniveau van de kandidaat meten. De testen dienen genormeerd en gevalideerd te zijn en te worden afgenomen op de locatie van het assessmentbureau.
- Persoonlijkheidsonderzoek via vragenlijsten. Dit geeft een beeld van de persoonlijkheidseigenschappen, competenties en drijfveren gerelateerd aan de werksituatie. De vragenlijst dient genormeerd en gevalideerd te zijn.
- Praktijksimulaties om competenties uit het functieprofiel te kunnen beoordelen, inzicht te krijgen in gedrag en het persoonlijkheidsbeeld vanuit het perspectief van de kandidaat te bevestigen. Dit kan schriftelijk via maatwerk business cases of interactief via rollenspellen.
- Dilemmatest. Hierin wordt aan de kandidaat gevraagd om aan te geven hoe hij of zij in een aantal morele dilemma’s zou handelen en welke overwegingen daarbij een rol spelen. Met deze test wordt in kaart gebracht door welke principes de kandidaat zich laat leiden bij het omgaan met ethische dilemma’s.
- Diepte interview door een (Nederlands Instituut van Psychologen) gecertificeerde assessor, waarin de uitkomsten van het capaciteitenonderzoek en persoonlijkheidsonderzoek doorgesproken worden en voortdurend getoetst worden aan het getoonde gedrag tijdens de praktijksimulaties en de informatie van de kandidaat.
- Evaluatie met kandidaat. In dit gesprek worden de resultaten teruggekoppeld en krijgt de kandidaat inzicht in zijn/haar sterke en minder sterke kwaliteiten.
- Individueel onderzoeksverslag waarin een oordeel wordt gegeven over verwacht toekomstig gedrag van de kandidaat in de specifieke functie en waarbij de conclusie is: ‘geschikt’ of ‘ongeschikt’. Verder geeft de rapportage een overzicht van de kwaliteiten, ontwikkelpunten en ontwikkelbaarheid van de competenties van de kandidaat.
- Gesprek met de opdrachtgever. Nadat de kandidaat toestemming heeft gegeven het rapport vrij te geven wordt de rapportage in een gesprek teruggekoppeld aan de opdrachtgever.
4.6. Melding voorgenomen benoeming bij de Autoriteit woningcorporaties
De corporatie meldt de voorgenomen benoeming bij de Autoriteit woningcorporaties (Aw) voor de aanvraag van de zienswijze van de minister omtrent de geschiktheid en betrouwbaarheid van de bestuurder. Hiervoor wordt het formulier Aanvraag Zienswijze (her)benoeming directeur-bestuurder en lid van de raad van toezicht van toegelaten instellingen volkshuisvesting https://www.ilent.nl/onderwerpen/goedkeuringen-autoriteit-woningcorporaties/ gebruikt, te ondertekenen door de voorzitter van de RvC of diens plaatsvervanger.
Binnen een week na de melding ontvangt de RvC een bevestiging van de Aw of de melding volledig is. Het toetsingsproces start als de toegelaten instelling alle, bij de melding vereiste, bescheiden aan de Aw heeft verstrekt. Een gesprek met de kandidaat zal meestal onderdeel zijn van de toetsing.
De Aw maakt binnen vier weken na de melding haar zienswijze bekend. Zij kan deze termijn, onder schriftelijk kennisgeving, eenmalig met maximaal vier weken verlengen.
Op een negatieve zienswijze staat geen bezwaar open. De Aw legt een concept-negatieve zienswijze altijd aan de kandidaat voor om deze de gelegenheid te geven feitelijke onjuistheden te corrigeren. De kandidaat kan n.a.v. de concept-negatieve zienswijze besluiten zich terug te trekken.
Een benoeming zonder positieve zienswijze is onrechtmatig. De Aw kan een woningcorporatie een sanctie (bestuurlijke boete) opleggen indien een bestuurder zonder zienswijze of zonder positieve zienswijze is benoemd.
4.7. Benoemingsbesluit RvC
De RvC neemt het besluit tot benoeming. De selectiecommissie zorgt voor de administratieve afhandeling ervan. Deze bestaat uit de formele benoemingsbrief en de overeenkomst van opdracht (7:400 e.v. BW). Beiden worden ondertekend door de voorzitter van de RvC, namens de RvC. Indien het gaat om een benoeming van de voorzitter, ondertekent de vicevoorzitter.
4.8. Inwerkprogramma nieuwe RvC
Zodra de benoeming een feit is, kan het inwerkprogramma van de nieuwe commissaris worden ingezet. De nieuwe commissaris zal gevoed moeten worden met alle relevante informatie en het reilen en zeilen bij de betreffende corporatie en RvC. Het is raadzaam om een zittend RvC lid als mentor of coach van het nieuwe lid aan te stellen.
Voor het inwerkprogramma kan gedacht worden aan de volgende mogelijkheden:
- Uitvoerig gesprek met het bestuur respectievelijk de directeur-bestuurder.
- Bestudering van relevante stukken.
- Gesprekken met de MT-leden.
- Gesprek met de OR.
- Gesprek met het voltallige bestuur van de huurdersorganisatie (zeker als het om een huurderscommissaris gaat).
- Rondleiding door het kantoor.
- Rondleiding langs het bezit.
- Deelname aan workshops of cursussen (bijvoorbeeld de Introductie masterclass https://vtw-academie.nl van de VTW).
4.9. Communiceren van benoeming
Vervolgens kan de benoeming van de nieuwe commissaris worden gecommuniceerd. Het is van belang om dit op een consistente wijze te doen en tijdig te communiceren. Ook is het aan te bevelen om inzichtelijk te maken wie de belanghouders zijn die van de benoeming op de hoogte moeten zijn en of er belanghouders zijn die hier persoonlijk van op de hoogte moeten worden gesteld.
Verdere media om de benoeming te kunnen communiceren zijn:
4.10. Lidmaatschap VTW
Tot slot kan een commissaris die benoemd is zich aanmelden bij de VTW. Op de website van de VTW staat meer informatie over het lidmaatschap https://www.vtw.nl/lidmaatschap-en-lidmaatschapseisen.