1

Voorbereiding werving en selectie

Een goede voorbereiding bij de start van het werving en selectieproces is cruciaal. Om gericht te kunnen werven is het van belang een helder beeld te hebben van de eisen waaraan de potentiële kandidaat moet voldoen in het licht van de huidige teamsamenstelling. De voorbereiding bepaalt voor een belangrijk deel het succes van het uiteindelijke resultaat van het werving en selectieproces. In dit hoofdstuk staan de elementen beschreven die bij deze voorbereiding van belang zijn.

1.1. Ontstaan van een vacature

Er kan om verschillende redenen een vacature ontstaan. In de meeste gevallen wordt hierbij het rooster van aftreden gevolgd. Het kan ook voorkomen dat een vacature ontstaat door onvoorziene omstandigheden.

In de meeste corporaties is in verband met het behoud van continuïteit het rooster van aftreden zo opgesteld dat per keer één commissaris aftreedt en één commissaris aantreedt. Soms kiezen RvC’s ervoor om meerdere leden tegelijkertijd te laten aftreden, zodat de gelegenheid ontstaat patronen te doorbreken binnen een RvC en daarmee de dynamiek binnen het team te veranderen.

De opvolging van een vertrekkende commissaris is geen vanzelfsprekendheid. In de voorbereidingsfase is het om die reden cruciaal te bezien of vervanging bij een vertrekkende commissaris een logische stap is.

Tevens is het van belang om bij het ontstaan van een vacature na te gaan wie de eerstvolgende leden zijn die zullen vertrekken. Wanneer eindigt hun zittingsduur en wat zijn hun persoonlijke profielen? Dit kan van invloed zijn op de additionele eisen die aan de nieuwe commissaris gesteld worden. Bijvoorbeeld, is de (binnenkort) vertrekkende commissaris een huurderscommissaris, overweeg dan of de te benoemen commissaris ook een huurderscommissaris zou moeten zijn. De Woningwet 2015 bepaalt dat minstens een derde van de RvC moet bestaan uit huurderscommissarissen die rechtstreeks zijn voorgedragen door huurders. Zie ook de gezamenlijke uitgave van de VTW en de Woonbond: de huurderscommissaris
https://www.vtw.nl/publicaties/handreiking/de-huurders-commissaris/

1.2. Instellen van een selectiecommissie en betrekken search bureau (optie)

Wanneer besloten wordt tot werving, is het van belang te bepalen welke en hoeveel leden zich vanuit de RvC met de werving en selectie (W&S) gaan bezighouden. Wie hebben tijd, affiniteit, deskundigheid en ervaring? Wie wordt voorzitter van de W&S-commissie en neemt de regie over het proces in handen? Ongeacht of er een selectiecommissie is of niet, de RvC blijft als gehele raad verantwoordelijk. De commissie voert voorbereidend werk uit ten behoeve van de RvC, maar is niet bevoegd om zelfstandig besluiten te nemen. Deze bevoegdheid blijft voorbehouden aan de RvC. De commissie bespreekt haar werkzaamheden, bevindingen en aanbevelingen binnen de voltallige vergaderingen van de RvC. Het instellen van een selectiecommissie kan leiden tot een grotere betrokkenheid en efficiëntie. Hieraan zijn ook risico’s verbonden. Een risico is dat er geen overzicht meer bestaat bij de andere leden van de RvC en dat adviezen van de commissie worden overgenomen zonder dat de gehele RvC goed bij de afwegingen betrokken is.

Het is daarom belangrijk om vooraf na te denken over de samenstelling van de selectiecommissie, uitgaande van de competenties van de leden. In praktijk blijkt het veel voor te komen dat de voorzitter van de remuneratiecommissie, niet zijnde de voorzitter van de RvC, ook voorzitter of lid is van de selectiecommissie. Daarnaast wordt vaak de bestuurder betrokken in een adviserende rol, zoals ook vermeld in de Governance code woningcorporaties 3.17.

Een voordeel van het betrekken van de bestuurder is dat dit kan leiden tot acceptatie van het selectieproces en de uiteindelijke uitkomst. In vele andere situaties trekken RvC en bestuurder samen op, waardoor het voor de hand kan liggen ook een benoemingsprocedure in verbondenheid op te pakken. Dit vraagt een open en transparante relatie tussen RvC en bestuurder, waarin in dialoog met elkaar wordt vastgesteld wat voor toezichthouder wordt gezocht.

Een mogelijk nadeel is dat, wanneer een bestuurder teveel zeggenschap krijgt in het traject, deze de mogelijkheid heeft om een kritische toezichthouder buiten de deur te houden. Hierdoor komt de onafhankelijkheid van het toezicht in het geding. Wanneer besloten wordt tot het betrekken van de bestuurder is het om die reden van belang vooraf ieders rol in het proces af te bakenen.

Secretaris W&S-commissie

Voor het uitvoeren van logistiek en secretarieel werk kan het raadzaam zijn een secretaris in de W&S-commissie te benoemen. Dit kan iemand vanbinnen of buiten de corporatie zijn. Het is in beide gevallen van belang dat bij deze persoon de vertrouwelijkheid is gewaarborgd.

Searchbureau

Het wervings- en selectieproces kan (gedeeltelijk) worden uitbesteed aan een searchbureau. Zowel het zelfstandig doen van de werving en selectie als werving en selectie in samenwerking met een bureau heeft voor- en nadelen (zie Toelichting in kader). Het is bij het uitbesteden belangrijk om duidelijke afspraken te maken over het werk en de rol van de het searchbureau en dit in de selectie- en benoemingsprocedure te beschrijven.

Toelichting

Voordelen van zelfstandig de werving- en selectieprocedure doen:

  • De selectiecommissie van de RvC ziet alle brieven en krijgt daardoor een goed referentiekader van wat er op de markt is.
  • De RvC heeft het proces helemaal zelf in de hand.

Nadelen:

  • Het vergt veel werk en tijd van de RvC en de corporatie.
  • Een frisse blik van buiten, hetgeen kan bijdragen aan een objectieve beoordeling van de kandidaten, ontbreekt.
  • Ondersteuning vanuit het werkapparaat van de eigen corporatie is nodig. Dit betekent mogelijk een risico dat de voorgenomen benoeming voortijdig bekend wordt.

Voordelen van het inhuren van een searchbureau:

  • Het searchbureau beschikt over een kennisnetwerk en heeft kandidaten paraat.
  • Er is objectieve hulp bij het opstellen van een profielschets.
  • Het scheelt veel werk en tijd (organisatie en administratie van de procedure, opstellen profielschets, uitzetten vacature, brievenselectie, contact met kandidaten, selectiegesprekken, onderzoeken referenties, faciliteren van een assessment).
  • De RvC krijgt begeleiding tijdens het proces (hoeveel begeleiding wordt gegeven verschilt per bureau en is ook een aandachtspunt bij de selectie van het bureau; het is mede daarom belangrijk om duidelijke afspraken te maken over het werk en de rol van de het searchbureau en dit in de selectie- en benoemingsprocedure te beschrijven).

Nadelen:

  • De kosten van het inhuren.
  • De RvC maakt zich afhankelijk van anderen.

De selectiecommissie zorgt gedurende het selectie- en benoemingsproces voor een goede verslaglegging van de gesprekken. De rol van de RvC is om de juistheid van het gevolgde proces te bewaken en tot een zorgvuldige en weloverwogen benoeming te komen.

Als een searchbureau wordt ingeschakeld, zijn er enkele zaken waar de RvC rekening mee moet houden:

  • Voor de selectie van een searchbureau is het belangrijk dat er een geobjectiveerde keuze wordt gemaakt om te waarborgen dat de diensten die het bureau levert aansluiten bij wat de W&S commissie / RvC wenst. Het aanvragen van drie of vier offertes is in de regel voldoende om die keuze te kunnen maken.
  • Voordat het searchbureau wordt betrokken is het van belang af te stemmen op welke wijze de RvC het searchbureau wil inzetten. Daarbij moet een aantal vragen worden langsgelopen, zoals: Welke rol wordt aan het searchbureau gegeven en hoe is de rolverdeling tussen het searchbureau en de W&S-commissie? Hoe worden de inspanningen van het searchbureau gemonitord? Selecteert het searchbureau alleen vanuit de ingestuurde brieven, of wordt ook gebruik gemaakt van de kaartenbak van het bureau? Is de W&S-commissie aanwezig bij de gesprekken met bijvoorbeeld medezeggenschapsorganen? Is het searchbureau aanwezig bij de gesprekken met kandidaten?
  • Bepaal welke criteria van belang zijn voor de werving zodat het searchbureau doelgericht kan werven.

1.3. Vaststellen selectie- en benoemingsprocedure

De selectie- en benoemingsprocedure beschrijft het proces en het tijdpad van de invulling van de vacature en zet de spelregels van het werving- en selectieproces uiteen. Dit maakt de selectie en benoeming transparant en duidelijk. Het is aan te raden om aan te geven op welke momenten de selectiecommissie een terugkoppeling geeft aan de gehele RvC. In ieder geval moet dit na het opstellen van de concept profielschets (zie stap 6) en bij de voordracht van de kandidaat, aangezien dan besluitvorming door de RvC plaatsvindt. Doorgaans vindt ook tussentijds overleg plaats, bijvoorbeeld bij het vaststellen van de shortlist van kandidaten en na de eerste gespreksronde. In Bijlage 2 ‘Tijdspad’ is een voorbeeld van een tijdspad opgenomen. Het is van belang om tijdig te beginnen met de procedure, en voldoende tijd in te ruimen voor de fit en propertoets (minimaal 8 weken).

1.4. Uitdagingen van de corporatie en de RvC in beeld

Zodra besloten is tot werving dient een aantal zaken in beeld gebracht te worden, zoals de belangrijkste opgaven van de corporatie en de strategie, evenzo de kritische succesfactoren om die strategie te laten slagen. Daarbij kunnen externe en interne succesfactoren worden onderscheiden, bijvoorbeeld renovatie en herstructurering van het woningbezit en organisatieontwikkeling of kostenbesparing.De complexiteit van de uitdagingen waar de corporatie voor staat en de ambities van de RvC geven mede richting aan het type commissaris dat nodig is om in de toekomst succesvol te zijn.

1.5. Inzage in de huidige teamsamenstelling

De effectiviteit van de RvC wordt mede bepaald door de teamsamenstelling en de onderlinge samenwerking. Een goed functionerend team is een divers team, dat uit mensen bestaat die elkaar aanvullen én tegenwicht bieden. Teams presteren beter als ze divers van samenstelling zijn doordat ze vanwege die diversiteit betere besluiten nemen. Naast de geschiktheidsmatrix (die verplicht is in het kader van de fit en proper toets), bieden wij hieronder ook andere hulpmiddelen aan die helpen om tot een goede teamsamenstelling te komen.

Een veel voorkomende valkuil bij werving en selectie is de neiging om te kiezen voor een kandidaat die veel overeenkomsten vertoont met degenen die werven. Een kandidaat die lijkt op degene die selecteert wordt over het algemeen beter beoordeeld dan iemand met een afwijkend profiel. Echter, de kandidaat met de overeenkomsten hoeft in de praktijk niet het best passend zijn.

Bij de start van het werving en selectieproces is het om die reden van belang kritisch te kijken naar de huidige teamsamenstelling van de RvC zodat zichtbaar wordt welk profiel, in het licht van de uitdagingen waar de corporatie voor staat, het meest complementair is. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om diversiteit in (willekeurige volgorde):

  • Aantal ervaringsjaren
  • Drijfveren
  • Etnische achtergrond
  • Gedragsvoorkeuren
  • Kennis en vaardigheden
  • Sectoren waaruit RvC-leden afkomstig zijn
  • Sekse

Mede vanwege het gegeven dat een divers en reflectief team een effectief team is, is de zelfevaluatie van een RvC zeer gebruikelijk. Volgens de Goverenance Code bespreekt de RvC minstens één keer per jaar het eigen functioneren en gebeurt dit eens per twee jaar onder externe begeleiding. Bovendien bevatten, volgens artikel 30 lid 11b van de Woningwet, de statuten voorschriften over de manier waarop en/of door wie de begeleiding plaatsvindt. De uitkomsten van de zelfevaluatie of een gerichte zelfevaluatie om te komen tot een profiel van de te werven kandidaat zijn een belangrijke stap in de voorbereiding voor de selectie en benoeming van de commissaris. Door de zelfevaluatie regelmatig te herhalen, wordt zichtbaar hoe en waarop de leden van het team zich hebben ontwikkeld in de afgelopen tijd.

Er bestaan allerlei hulpmiddelen die ondersteunend zijn bij het in kaart brengen van de teamsamenstelling, zowel tijdens een reguliere zelfevaluatie als tijdens een gerichte zelfevaluatie ten behoeve van de werving:

Geschiktheidsmatrix (verplicht)

https://www.ilent.nl/documenten/formulieren/2017/06/08/formulier-geschikheidsmatrix

De geschiktheidsmatrix is een hulpmiddel bij de beoordeling van de geschiktheid van een kandidaat. Het is bedoeld om de Autoriteit Woningcorporaties (Aw) inzage te geven in de reeds aanwezige kennis en ervaring bij het bestuur of de RvC en om te kunnen oordelen in hoeverre de kennis en ervaring van de te (her)benoemen kandidaat daar een aanvulling op vormt. De geschiktheidsmatrix moet daarom meegestuurd worden naar de Autoriteit in het kader van de fit en proper toets (zie hoofdstuk 4). In de geschiktheidsmatrix dient voor ieder lid een score te worden ingevuld op de 6 genoemde onderwerpen en aangegeven te worden waaruit de geschiktheid blijkt. Gezien het feit dat de geschiktheidsmatrix zich voornamelijk richt op kennis en ervaring, kan de geschiktheid blijken uit het aantal jaren werkervaring, specifieke inzet of presentaties/betrokkenheid bij het onderwerp. Het is voor de Aw hierbij van belang om dit zoveel mogelijk te onderbouwen met concrete voorbeelden.

Competentiematrix

De competentiematrix is een hulpmiddel bij het verkrijgen van inzicht in de aanwezige competenties binnen de RvC. In de fit en proper toets moet ook, naast kennis en vaardigheden die inzichtelijk worden gemaakt in de geschiktheidsmatrix, op basis van de tien competenties in de BTIV blijken dat de kandidaat voldoet aan de vereisten. De Aw onderzoekt bovendien de teamsamenstelling en de competenties van de Raad als geheel. Daarvoor is het noodzakelijk en verplicht om een motivering in te dienen bij de gekozen combinatie van kennis, competenties en de geschiktheid van de kandidaat in relatie tot de andere leden van de RvC. De competentiematrix die op verzoek van de VTW is ontwikkeld, is te vinden in bijlage 3. Dit is geen verplicht instrument in tegenstelling tot de geschiktheidsmatrix voor de toets door de Aw. Het is aan te bevelen de competentiematrix te gebruiken omdat dit een handig hulpmiddel kan zijn om inzichtelijk te maken wat de diversiteit in competenties is en of alle competenties in het geheel van de RvC zijn belegd.

Matrix overige criteria

De Aw toetst op teamsamenstelling en hecht belang aan een goede samenstelling en voldoende diversiteit binnen de RvC. Een hulpmiddel is de matrix overige criteria (te vinden in bijlage 4), deze matrix is geen verplichting vanuit de toets door de Aw. Hierin kunnen overige criteria worden opgenomen, naast competenties en elementen vanuit de geschiktheidsmatrix, die de RvC belangrijk vindt. Te denken valt aan diversiteit in etniciteit of sekse en een vast te stellen percentage van de leden woonachtig in het gebied waarin de corporatie actief is.

Drijfverentesten, kleurentesten en waardentesten

Om te zorgen voor een divers team en een betere samenwerking tussen teamleden te bevorderen, kunnen dergelijke testen helpen bij het inzichtelijk maken van de drijfveren en gedragsvoorkeuren van teamleden. Deze testen zijn geen verplichting voor de toets door de Aw. Via google zijn velerlei testen te vinden.

Collegiale toetsing / peer review

Een instrument bij het in kaart brengen van de teamsamenstelling kan een methode van collegiale toetsing zijn, bijvoorbeeld middels 360 graden feedback. Dit kan gebruikt worden voor het invullen van de matrices. Collegiale toetsing is een methode waarbij de RvC-leden van elkaar in kaart brengen over welke kennis, vaardigheden en competenties zij beschikken en dit vertalen naar een oordeel met onderbouwing ten behoeve van de bovengenoemde matrices. De beoordeling van de kennis, vaardigheden en competenties van de individuele leden van de RvC dienen uiteindelijk te leiden tot een geaggregeerde uitkomst en onderbouwing van de teamsamenstelling zoals die door de voltallige RvC wordt gedragen. Hiervoor is de dialoog over de uitkomsten van de individuele reviews van essentieel belang.

Aanbevelingen bij het invullen van de matrices

In de praktijk gebeurt het regelmatig dat het invullen van de materialen voor de fit en proper toets, waaronder de geschiktheidsmatrix, door de bestuurder en ondersteuner worden gedaan of alleen door de voorzitter van de W&S-commissie. Het verdient aanbeveling om in ieder geval het onderdeel uit de fit en proper toets dat betrekking heeft op de teamsamenstelling met alle leden van de RvC te doen, aangezien dit reflectie en dialoog op teamniveau vereist.

Hieronder volgt een aantal aanbevelingen voor het invullen van de diverse matrices.

Eerst individueel

Om de evaluatie zo zuiver mogelijk te houden verdient het aanbeveling om de matrices (geschiktheidsmatrix, competentiematrix en matrix met overige criteria) eerst individueel in te laten vullen door alle leden van de RvC.

Om na de individuele score het mogelijk te maken erover met elkaar in gesprek te gaan, is het van belang om naast de scores ook de onderbouwing waarop de score is gebaseerd in te vullen. Het is raadzaam om als onderbouwing feitelijk gedrag te beschrijven. Het weergeven van feitelijk gedrag voorkomt het vervallen in interpretaties die wellicht uiteenlopen tussen de verschillende leden die aanwezig waren bij het gesprek. Dit geeft meteen handvatten voor de onderbouwing van de aanvraag aan de Aw.

Het gevaar bestaat om een lid van de RvC alleen maar positief of alleen maar negatief te scoren. Het is daarin van belang te differentiëren, iemand kan in geen geval alle competenties goed beheersen. Dit hoeft geen problemen op te leveren als op de vereiste competenties wordt uitgeblonken, terwijl op competenties die in het gewenste profiel minder prominent naar voren zijn gebracht, minder goed wordt gescoord.

Het gewenste profiel voor ogen houden, kan helpen het scoren op irrelevante criteria voorkomen. Een checkvraag die gesteld kan worden is: is dit voldoende uitlegbaar naar de andere leden van de RvC?

Ook de Aw vraagt bij de aanvraagprocedure om concrete (gedrags)voorbeelden en om differentiatie tussen de verschillende teamleden.

Dan collectief

Als alle leden van de RvC voor zichzelf de scores en onderbouwing hebben genoteerd, is het van belang om met elkaar in gesprek te gaan opdat er een gedeeld beeld ontstaat. Een stevige discussie hoeft hierbij zeker niet uit de weg gegaan te worden. Die versterkt alleen maar het beeld. Echter, een stevige discussie vergt ook onderbouwing en uitlegbaarheid, daarom zijn voorbeelden en feitelijke beelden/uitspraken/gedrag, zoals eerder benoemd, van essentieel belang. Vervolgens kan de definitieve en gezamenlijke score van ieder lid van de RvC in de verschillende matrices worden genoteerd. Op basis hiervan wordt snel duidelijk wat de criteria zijn waaraan kandidaten moeten voldoen.

Een veilige omgeving voor reflectie

Een randvoorwaarde voor het voeren van de dialoog naar aanleiding van de individuele beoordeling, is een veilige omgeving waarin zelfreflectie gangbaar is. In een veilige omgeving waar naar elkaar wordt geluisterd en waarin samen tot een conclusie wordt gekomen is ruimte om van perspectief te wisselen en je eigen mening te geven. Om een kwalitatief goede zelfreflectie mogelijk te maken, is een cultuur van zelfreflectie en feedback voorwaardelijk. Een belangrijk onderdeel van een cultuur van reflectie en feedback is de ruimte om fouten te maken en daarvan te leren. Het centraal stellen van leren, over zichzelf en van elkaar, vergemakkelijkt zelfreflectie.

Zodra duidelijk is wat de gewenste samenstelling is van het team en in welke mate de huidige leden van de RvC hier al aan bijdragen, kan inzichtelijk worden gemaakt wat nog ontbreekt en waar het te werven lid een aanvulling op kan zijn. De W&S- commissie kan het voortouw nemen bij het uitwerken van het gewenste profiel op basis van bovenstaande informatie. Zij heeft hierbij de inbreng van de gehele raad nodig. Daarom is het raadzaam om de teamsamenstelling gezamenlijk in kaart te brengen, zoals hierboven beschreven.

1.6. Opstellen profielschets

Om te zorgen voor een goede match tussen de kandidaat en de RvC is het van groot belang een helder wervingsprofiel op te stellen. De belangrijkste onderdelen van een dergelijke schets zijn:

  • Schets van de corporatie (organogram, missie/visie en strategie van de corporatie, specifieke uitdagingen, grootte / opbouw corporatie)
  • Schets van de samenstelling RvC (visie van RvC op toezicht, positie RvC, werkwijze, commissies, diversiteit en eventueel personalia leden RvC).
  • Doel en kerntaken van de positie waarvoor wordt geworven.
  • Selectiecriteria die in zijn algemeenheid gelden, zoals competenties van meer algemene aard die zonder meer aanwezig dienen te zijn, gewenste kennis, ervaring en opleiding. Zie hiervoor de competenties die zijn opgenomen in bijlage 1 bij artikel 19 van het Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting 2015 (download). https://wetten.overheid.nl/BWBR0036702/2016-01-01/1#Bijlage1
  • Selectiecriteria die specifiek gelden voor dié corporatie in dié fase waarin de corporatie zich bevindt, rekening houdend met de teamsamenstelling van de overgebleven commissarissen. Zoals specifieke competenties, specifieke kennis, specifieke ervaring en specifieke opleiding. Zie hiervoor ook Criteria voor goed toezicht
    https://www.vtw.nl/data/media/files/publicaties/
    924222_Randvoorwaarden.pdf
    van de VTW kan hierbij ondersteunen.

Het is van belang om in het profiel aandacht te schenken aan de specifieke rol waarvoor iemand geworven moet worden. Betreft het een gewoon lid of gaat het om de voorzitter van de RvC? En is deelname aan of voorzitterschap van een commissie gewenst of vereist? Daarnaast is er de vraag of het gaat om een huurderscommissaris. Deze zaken kunnen invloed hebben op de specifieke kennis en vaardigheden waarop getoetst moet worden. Om die reden moet hier aandacht aan worden besteed in de profielschets van de kandidaat.

Om te voorkomen dat gezocht blijft worden naar de bekende ‘speld in de hooiberg’ is het raadzaam met elkaar in gesprek te gaan over de weging van de aspecten waarop wordt geselecteerd. Wat zijn de ‘must haves’ en wat zijn eventuele ‘nice to haves’?

In bijlage 5 is een concept profielschets opgenomen die gebruikt kan worden bij de werving. Dit document is bedoeld ter inspiratie. De exacte invulling van de profielschets is voor iedere corporatie en voor elke werving en selectieprocedure maatwerk.

1.7. Betrekken van derden

De selectiecommissie dient na te denken en duidelijkheid te geven over de rol van relevante belanghouders in het werving- en selectieproces, evenals over de vraag of hiervoor adviescommissies worden ingesteld. Ze kan de RvC voorstellen om de huurdersvereniging te betrekken bij het vaststellen van het gewenste profiel of enkel bij de kennismaking met de kandidaat-commissaris. De RvC heeft in zijn rol als toezichthouder contact met verschillende belanghouders zoals de bestuurder en de OR. Vanuit die optiek is het raadzaam verschillende belanghouders te betrekken bij het werven van een nieuw lid van de RvC.

Vereniging

De Woningwet staat niet toe dat de leden van de RvC worden benoemd door de ALV. Wel is het aan te raden om de vereniging te betrekking bij de procedure. Dit kan door hen op de hoogte te houden van het proces en de te benoemen kandidaat, zodra deze bekend is, aan de ALV voor te stellen.

Huurdersorganisatie

Het is mogelijk dat een huurdersorganisatie deelneemt aan een werving- en selectiecommissie van de RvC zelf. In een eerdere publicatie van VTW https://www.vtw.nl/publicaties/handreiking/de-huurders-commissaris/ is aanbevolen dat de RvC de voordragende huurdersorganisatie betrekt bij de vaststelling van de algemene profielschets van de RvC en dat de RvC en de voordragende huurdersorganisatie overleggen voorafgaand aan de wervings- en selectieprocedure over het gewenste profiel. Bij voorkeur dient expliciete overeenstemming te bestaan over het profiel alvorens de procedure wordt gestart. Als er meerdere RvC-leden moeten worden benoemd, waaronder een huurderscommissaris, kunnen huurdersorganisatie en RvC besluiten om de werving en selectie gezamenlijk te doen, dan wel dat de huurdersorganisatie de huurderscommissaris voordraagt.

De voordragende huurdersorganisatie heeft bij het gezamenlijk uitvoeren van de werving en selectie instemmingsrecht bij de keuze van de huurderscommissaris. Vervolgens geldt ook voor huurderscommissarissen de fit en proper toets. Het is van belang het werving- en selectieproces goed in te richten aan de voorkant zodat er helderheid is over ieders rol bij het voordragen van een huurderscommissaris en het proces dat daarna gevolgd wordt.

Over het aantal huurderscommissarissen schrijft Artikel 30 lid 9a van de Woningwet dat de statuten in elk geval bepalen dat de werkzame huurdersorganisaties gezamenlijk het recht hebben om een bindende voordracht te doen voor twee of meer commissarissen indien de RvC uit vier of meer commissarissen bestaat en voor één commissaris indien de RvC uit drie commissarissen bestaat. Lid 10 schrijft voor dat ten minste een derde, en niet de meerderheid, van de RvC moet bestaan uit huurderscommissarissen. De Woonbond en VTW volgen de uitleg van het ministerie van BZK hierover die luidt: minstens een derde van de commissarissen moet worden voorgedragen door de huurders, maar het mag niet zodanig zijn dat ze een meerderheid vormen.

Het minimum en maximum aantal huurderscommissarissen hangt dus af van de omvang van de RvC:

  • RvC bestaande uit 3 commissarissen: 1 huurderscommissaris;
  • RvC bestaande uit 4 commissarissen: 2 huurderscommissarissen;
  • RvC bestaande uit 5 commissarissen: 2 huurderscommissarissen;
  • RvC bestaande uit 6 commissarissen: minimaal 2 huurderscommissarissen en maximaal 3;
  • RvC bestaande uit 7 commissarissen: 3 huurderscommissarissen;
  • RvC bestaande uit 8 commissarissen: minimaal 3 huurderscommissarissen en maximaal 4.

In het document: ‘De huurderscommissaris’ 
https://www.vtw.nl/publicaties/handreiking/de-huurders-commissaris/
kunt u lezen welke opties er zijn voor het betrekken van de huurdersorganisatie en wat de bijbehorende voor- en nadelen zijn.

OR of Personeelsvertegenwoordiging

De OR heeft op grond van de CAO Woondiensten (niet op grond van de WOR) een adviesrecht bij de benoeming van commissarissen. Dat adviesrecht geldt alleen bij de benoeming van reguliere commissarissen, niet van huurderscommissarissen. Om onduidelijkheid te voorkomen is het van belang dat er voorafgaand aan het benoemingsproces helderheid wordt verschaft over de rol die elke belanghebbende, zoals de OR/Personeelsvertegenwoordiging heeft. Het komt voor dat grotere corporaties een commissaris hebben op voordracht van de OR, dit is echter niet verplicht.

In het document Opties betrokkenheid OR resp. personeelsvertegenwoordiging https://www.vtw.nl/data/media/files/VTW_Toolkit_PopUp3.pdf, kunt u lezen welke opties er zijn voor het betrekken van de OR / Personeelsvertegenwoordiging en wat de bijbehorende voor- en nadelen zijn.