7
Organisatie in ontwikkeling
De inrichting en ontwikkeling van de organisatie is een doorlopend proces en start al in het fusietraject. Continue aandacht en reflectie is nodig om stappen te blijven zetten.
Dit geldt voor bestuur, voor MT, voor de medewerkers en ook voor de RvC. Belangrijke thema’s daarbij zijn:
- Werken als een geheel: Het samenvoegen van processen, beleid en systemen begint vaak al vóór de samenwerking of fusie, maar krijgt vooral na de effectuering verder vorm. Dit vraagt om duidelijke keuzes in werkwijzen, processen en systemen, met voortdurende aandacht voor samenhang en werkbaarheid in de praktijk.
- Toewerken naar één cultuur: Bij fusie en samenwerking komen organisatieculturen samen. Het ontwikkelen van een gezamenlijke manier van werken vraagt om aandacht voor normen, waarden, gedrag en onderlinge verbinding. Informele ontmoeting, dialoog en voorbeeldgedrag spelen hierin een belangrijke rol.
- Verbinden op strategie: Een samenwerking of fusie vraagt om een gezamenlijke koers en duidelijke identiteit. Het formuleren van een gezamenlijke missie, visie en strategie helpt om richting te geven aan de organisatie en vormt de basis voor prioriteiten, keuzes en samenwerking.
- Groeien in de nieuwe organisatie: De nieuwe organisatie brengt voor medewerkers veranderingen met zich mee in rollen, samenwerking en verwachtingen. Dit vraagt om aandacht voor begeleiding, ontwikkeling, werkdruk en het ondersteunen van medewerkers bij het vinden van hun plek in de nieuwe context.
- Continu verbeteren van het eerste ontwerp: Een samenwerking of fusie leidt zelden direct tot een perfect werkende organisatie. Daarom is het belangrijk ruimte te houden voor leren, evalueren en bijsturen op basis van ervaringen uit de praktijk.
- Leiderschap als drager van de nieuwe organisatie: Bestuur, MT en RvC spelen een belangrijke rol in het vormgeven van de nieuwe organisatie. Door richting te geven, gewenst gedrag zichtbaar te maken en ruimte te bieden voor dialoog en feedback, dragen zij bij aan vertrouwen, samenwerking en cultuurontwikkeling.
Wat dit vraagt in jouw rol als commissaris
In de fase na samenwerking of fusie komen verschillende ontwikkel- en integratievraagstukken in samenhang samen. Sommige thema’s vragen van de RvC vooral reflectie en sparring op koers, cultuur en governance, terwijl andere thema’s nadrukkelijk raken aan de toezichthoudende rol op voortgang, samenhang en zorgvuldigheid van de integratie.
Aan de slag met de visie op bestuur en toezicht houden
Bij het vormgeven van de nieuwe organisatie is het voor de RvC en het bestuur van belang om gezamenlijk invulling te geven aan de visie op bestuur en toezicht houden. Aansluitend op de fusiecorporatie betekent dit in deze fase vooral het toewerken naar:
- Een klimaat waarin wordt gewerkt vanuit wederzijds vertrouwen om met elkaar de beoogde meerwaarde van de fusie te realiseren.
- Daarin scherpte te hebben in wat dit vraagt van de RvC als team, de cultuur, de wijze van werken en het invulling geven aan de rollen en verantwoordelijkheden.
- De relatie en het samenspel tussen RvC en bestuur, wat van elkaar te verwachten en hoe ruimte te bieden voor dialoog, reflectie en tegenspraak.
- Het uitstralen van voorbeeldgedrag naar de organisatie en stakeholders passend bij de kernwaarden van de organisatie.
Deze stap volgt na de definitieve samenstelling RvC en bestuur, in deze fase in gang te zetten als opmaat naar en onderdeel van de integratie van het zijn van één organisatie.
Toetsen en sparren op organisatieontwikkeling
Tijdens de integratiefase is het voor de commissaris van belang om te toetsen of de organisatieontwikkeling in samenhang verloopt en blijft bijdragen aan de ambities van de fusiecorporatie. Belangrijke vragen die de commissaris hierbij kan stellen zijn:
- Verloopt de integratie van processen, cultuur en organisatie in onderlinge samenhang, gericht op het functioneren als een geheel?
- Is er een goede balans tussen zorgvuldigheid, tempo en continuïteit van dienstverlening?
- Is er voldoende aandacht voor de positie van bestuur, MT en medewerkers tijdens de veranderingen en wordt daarin ruimte geboden om te leren, te evalueren en waar nodig bij te sturen?
Bewustwording op dilemma’s en spanningsvelden
De olifant in de kamer
De onderlinge harmonie in een nieuw samengesteld team bewaren versus het bespreekbaar maken van aannames en spanningen die nodig zijn om als team te groeien.
Een nieuw samengestelde RvC bestaat uit commissarissen met verschillende achtergronden, ervaringen en gewoonten. Juist in de eerste periode kan de behoefte groot zijn om de onderlinge verhoudingen goed te houden en verschillen niet direct op tafel te leggen. Tegelijkertijd schuilt daarin het risico dat aannames over onderwerpen als de organisatie of het bestuur naar elkaar onuitgesproken blijven en geleidelijk als waarheid worden ervaren.
De uitdaging voor de RvC is (ook als voorbeeldgedrag) om een cultuur te ontwikkelen waarin het behoud van een goede relatie niet ten koste gaat van openheid, reflectie en het tijdig bespreekbaar maken van wat onder de oppervlakte speelt.
Recht van de sterkste
Voorkom dat de werkwijze van de grootste of meest invloedrijke partij vanzelfsprekend de norm wordt, terwijl het juist de kracht van fusie is om de sterke punten van beide organisaties ten volle te benutten.
Bij fusie of samenwerking bestaat het risico dat kennis, processen en werkwijzen van de grootste organisatie als vanzelf leidend worden. Dat hoeft niet verkeerd te zijn, maar kan ertoe leiden dat waardevolle kwaliteiten, ervaringen en perspectieven van de andere fusiepartner onvoldoende worden benut. De RvC ziet erop toe dat keuzes niet worden ingegeven door omvang of historie, maar dat het bestuur bewust afweegt welke werkwijze het beste past bij de nieuwe organisatie daarin meewegend het belang van de huidige organisaties.