5

Praktijk

Tegen de achtergrond van de uitdijende spelregels staat de praktijk van alledag.

Hoe handelen de spelers op de geëigende momenten bij de vraagstukken van sturing, beheersing, verantwoording en toezicht? In dit hoofdstuk komen de commissarissen, bestuurders en accountants zelf aan het woord. Op basis van de vragenlijsten die bij de rondetafelgesprekken zijn gehanteerd wordt geclusterd naar de volgende thema’s:

• De Governancecode Woningcorporaties.
• Enkele specifieke onderwerpen en de rol van de accountant.
• De relatie met de accountant.
• Het selectie- en evaluatieproces van de externe accountant.

Hierbij is geen sprake van een wetenschappelijk onderzoek. De auteurs zijn van mening dat met hun jarenlange ervaringen in de praktijk en die van de deelnemers aan de ronde tafelgesprekken, een reële indruk van de praktijk wordt gegeven. De beschouwing van de praktijk is opgetekend in 2013 en nog steeds actueel. Waar relevant wordt nu ingezoomd op de nieuwe spelregels (De Woningwet 2015 en het Besluit en de Regeling toegelaten instellingen volkshuisvesting).

5.1 Governancecode Woningcorporaties

a. Voldoet de corporatie aan de normen van de Governancecode Woningcorporaties?

Bij alle spelers blijkt dat de Governancecode Woningcorporaties bij invoering of bij een specifieke gebeurtenis (fusie of opgetreden debacle en ook wel bij aantreden van nieuwe leden in de RvC) dominant naar voren komt. Nadien verslapt de aandacht toch enigszins. Een dergelijk houding is ook bij accountants te constateren. De rol van de accountant met van het vaststellen of de corporatie aan de eisen voldoet wordt door commissarissen als diffuus ervaren. In praktische zin ligt de interne toets ‘in hoeverre aan de Governancecode wordt voldaan’ bij medewerkers uit de organisatie.

Tegen de achtergrond van de Governancecode Woningcorporaties 2015 is hernieuwde aandacht van de accountant te verwachten. Dat concentreert zich op de ‘pas toe’ bepalingen.

b. Geeft de website van de corporatie, in het kader van de beoogde transparantie, de verlangde informatie en is die informatie dan actueel?

De constateringen van het eerste punt zie je terug op de websites van corporaties. Ook in de controle van de accountant is het geen vaststaand punt de volledigheid en accuratesse van de website van de cliënt jaarlijks te toetsen. Commissarissen zien het niet als hun rol om dit vast te stellen, zo af en toe wordt de website geraadpleegd.

c. Wordt door de accountant (in accountantsverslag en/of de managementletter) over knelpunten in de uitvoering van de Governancecode Woningcorporaties gerapporteerd? Wat is uw visie op de inhoud van die rapportage naar kwaliteit en kwantiteit?

Hierin zien zowel de bestuurder als de commissaris nog niet een expliciete rol voor de accountant weggelegd: in het jaarverslag ligt de toepassing of afwijking besloten en niet in de jaarrekening. De toegenomen maatschappelijke belangstelling brengt nuancering aan, voornamelijk waar het draait om compliance (voldoen aan wet- en regelgeving).Bij accountants valt een zekere schroom te constateren; hoe scherp spreek je een RvC aan indien de hand wordt gelicht met de zittingstermijn? Anderszins wordt de inzet van de accountant op dit terrein beïnvloed door declaratiedruk. Commissarissen stellen het wel op prijs indien hieromtrent wordt gerapporteerd.

• De aandacht voor de beleving van de Governancecode woningcorporaties kan worden vergroot door:
• de toepassing te verankeren in de planning & controlcyclus;
• het agenderen van de toepassing voor de RvC;
• het opnemen van de toepassing door de accountant in een specifieke paragraaf van het accountantsverslag.

 

d. Welke actie onderneemt de accountant indien hij van mening is dat het interne toezicht niet goed functioneert of onder de maat is?

Dit is een punt dat direct appelleert aan de relatie die de accountant heeft met de diverse geledingen van de cliënt. Het ligt in de lijn der verwachtingen dat de accountant eerst met de bestuurder in overleg treedt. Hoe dan ook vergt dit met name van de accountant professioneel gedrag en persoonlijke moed.

5.2 Enkele specifieke onderwerpen en de rol van de accountant

a. Heeft de accountant ook bemoeienis met tussentijdse berichtgeving naar vorm en inhoud?

Tussentijdse berichtgeving behoort primair tot het taakveld van de organisatie. In de top is het de bestuurder die informeert en verantwoordt in relatie tot de voorgenomen activiteiten naar prestatie en geld. In deze wordt ook geduid op de inzet van de controller of internal auditor.

Dat ook de accountant zich een oordeel vormt over tussentijdse berichtgeving is evident. Hier ontstaat een oordeel over de mate waarin de inzet van mensen en middelen in het kader van de voorgenomen doelen worden beheerst (inzicht in de kwaliteit van de organisatie). Daarnaast ontstaat aan de hand van tussentijdse berichtgeving inzicht in de voorspelkracht (jaareindeverwachting) van het management en zal blijken in hoeverre aan de verwachtingen van de RvC wordt voldaan.

Commissarissen veronderstellen dat de accountant de tussentijdse berichtgeving in zijn werkzaamheden betrekt en zien graag eventuele kanttekeningen terug in de managementletter van de accountant.

In de managementletter rapporteert de accountant over de tussentijdse berichtgeving.

b. Zijn de visie, de strategie en de realisatie daarvan onderwerpen van overleg met de accountant?

Visie en strategie zijn voor commissarissen en bestuurders geen aspecten die doorgaans met de accountant worden besproken. Ook accountants zijn terughoudend ten aanzien van deze onderwerpen. Van de accountant mag worden verwacht dat hij de sector waarin zijn cliënt opereert door en door kent. Dan is het ook logisch dat hij zich een oordeel op visie en strategie zoals hij die aantreft vormt en daarover zo nodig met de bestuurder en RvC in overleg treedt. Commissarissen verwachten van de externe accountant dat, indien de accountant vaststelt dat in onvoldoende mate een strategische visie is ontwikkeld door de corporatie, dit punt wordt gerapporteerd in de managementletter of het accountantsverslag.

Het is de verwachting dat visie en strategie tegen de achtergrond van de nieuwe spelregels meer accent van commissarissen krijgen en dat de accountant navenant zal reageren. Wellicht dat de nu ingeroepen informatieplicht van commissarissen (artikel 31 van de Woningwet met uitwerking in artikel 29 van het Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting) het belang van goede afwegingen in deze onderstreept.

Vanuit de natuurlijke adviesfunctie geeft de accountant feedback over de strategie en de realisatie daarvan.

c. Heeft het visitatierapport een plaats in de controleaanpak van de accountant?

Het visitatierapport vervult voor de accountant een rol bij het aanvaarden van een nieuwe opdracht. De maatschappelijke relevantie van visitatie verkrijgt daarmee wellicht niet die aandacht die je vanuit de actualiteit daaraan zou moeten toekennen. Hier draait het nog om bewustwording, zowel bij de accountant als bij commissarissen en bestuurders.

Het visitatierapport zou onderdeel moeten uitmaken van de informatie waarvan de accountant kennis neemt en waar relevant in de controle gebruikt.

d. Het accountantsverslag en de managementletter

Het accountantsverslag bevat onder meer informatie over:

• de accountantscontrole;
• de financiële cijfers;
• de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen en de kwaliteit van de interne informatievoorziening.

Een belangrijke vraag is: Met welke personen wordt het accountantsverslag besproken en wordt door de corporatie systematisch opvolging gegeven aan de adviezen/ verbetervoorstellen?

De belangstelling van commissarissen in het accountantsverslag gaat vooral uit naar de signalering van risico’s die worden gelopen en de kwaliteit van de interne beheersing van die risico’s. Daarnaast hebben zij behoefte aan inzicht in de gevolgen van wijzigingen in de externe verslaggeving (nieuwe regels), de financiële sturing en projecten. Gedetailleerde rapportages worden minder op prijs gesteld.

Commissarissen achten het noodzakelijk om de managementletter ‘ter informatie’ te ontvangen. De managementletter gaat dieper in op de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen en de kwaliteit van de interne informatievoorziening. Het bespreken van de managementletter in de RvC/AC is niet overal gebruikelijk.

Door bestuurders wordt met name het accountantsverslag met en in de RvC/AC besproken. Ze onderschrijven het belang van de managementletter en zien met name toe op de bruikbaarheid voor de organisatie. Bestuurders belichten het karakter van de managementletter in de zin van aan-/bemerkingen. Het wordt als positief ervaren indien ook positieve opmerkingen naar voren komen.

Vanuit de accountant vindt bespreking van de managementletter doorgaans plaats met de bestuurder en de AC. De accountants laten zich onverkort positief uit over de opvolging van de door hem gegeven adviezen en verbetervoorstellen. De geautomatiseerde gegevensverwerking en de integriteit daarvan is voor de accountants een aspect dat bij corporaties nog niet altijd die aandacht krijgt die het verdient.

5.3 De relatie met de accountant

a. In het geval dat vanuit de RvC een AC is benoemd, hoe is dan het overleg met de accountant geregeld? Komt de RvC als geheel ook aan bod ?

Het komt voor dat de controlerend accountant niet met de RvC als geheel maar enkel met de AC om tafel komt. In zo’n situatie wordt buitengewoon vertrouwd op expertise maar komt de collectieve verantwoordelijkheid wel onder druk te staan. Het is daarom zeer gewenst dat de externe accountant aan de RvC en het bestuur rapporteert over zijn bevindingen. In de praktijk gebeurt dat in de vergadering van de RvC waarin de jaarrekening wordt behandeld. Overigens wordt professionaliteit van een AC door accountants uiteraard zeer op prijs gesteld.

De communicatie met de AC dient gestructureerd te worden ingericht. De behandeling van de jaarrekening in de RvC geschiedt consequent in aanwezigheid van de accountant.

b. Overlegt de accountant ook met de AC en/of de RvC zonder bijzijn van het bestuur?

De praktijk is dat dit punt niet altijd wordt ingevuld. In een breed overleg dient dan alle transparantie te blijken. Hoe dan ook, dit is een punt waarbij persoonlijkheidskenmerken en de professionaliteit van de bestuurder en de RvC aan bod komen.

Vanuit de AC en/of de RvC als geheel is het dienstbaar om het afzonderlijke overleg met de accountant vooraf in te plannen. Het komt voor dat een bestuurder tijdens een overleg met de accountant moet worden verzocht de zaal te verlaten, een situatie waarbij een zekere gelatenheid kan ontstaan. In een situatie waarin de bestuurder een hoge dominantie vertoont, komt afzonderlijk overleg met de accountant zeker onder druk te staan. Dan wordt een extra beroep gedaan op persoonlijkheid en professionaliteit van zowel AC en/of RvC als de accountant om een werkbare relatie te blijven onderhouden.

Commissarissen zijn niet altijd expliciet in het ‘organiseren’ van een dergelijk overleg terwijl het voor de hand ligt dat de AC/RvC hiertoe het initiatief neemt.

c. Wie zijn gesprekspartners bij het pre-auditgesprek? Is de accountant betrokken bij het interne werkplan van de interne accountant/controller of financieel manager ?

De praktijk laat hier een wisselend beeld zien. Het komt ook nog voor dat het pre-auditgesprek aan de bestuurder is voorbehouden. Een enkele commissaris acht dat ook juist.

Meer en meer komt juist in het pre-audit gesprek de opdrachtgeversrol van de RvC tot uiting. Ook kan hierbij voeding worden gegeven aan “het verzekerd gevoel” van de AC en/of RvC.

Bespreking van het werkplan ligt veelal op het terrein van de AC of dieper in de organisatie.

Accountants wijzen hierbij nog primair naar de bestuurder en het belang van het managen van verwachtingen.

d. Wie zijn gesprekspartners bij:

• Het op de bedrijfsvoering toegesneden interne risicobeheersings- en controlesysteem;
• Het toetsingskader voor verbindingen en investeringen.

Hier zien we dat het interne risicobeheersings- en controlesysteem nog niet overal is uitontwikkeld en eenduidig belegd. Accountants becommentariëren en adviseren hierover met name in de managementletter en bespreken die zowel met de bestuurder als de AC en/of RvC.

Het investeringsstatuut is voor de commissarissen een belangrijk document. Commissarissen toetsen op basis van het statuut de door het bestuur voorgelegde investeringsvoorstellen.

Het toetsingskader voor verbindingen krijgt in algemene zin nog weinig aandacht. Wel zie je toegenomen activiteiten tot ontbinding van deelnemingen aangezien de Woningwet 2015 voorschrijft dat de bestuurdersrol van een verbinding afzonderlijk moet worden ingevuld.

Op beide toetsingskaders wordt door accountants nog niet in alle gevallen strak toegezien. De nieuwe spelregels geven een impuls aan de aandacht van beslissingsregels. Onder het met ingang van 2017 verplichte regelement financieel beleid en beheer betreft dat (herijking) van investeringsstatuut, financierings- en beleggingenstatuut en het verbindingenstatuut.

5.4 Het selectie- en evaluatieproces van de externe accountant

a. Wordt de accountant consequent voor een periode van 4 jaar benoemd (dan wel een verlenging met nog eens zo’n periode) in overeenstemming met bepaling 5.8 Governancecode Woningcorporaties?. Zo luidde de vraag in 2013.

Hoewel niet altijd de behoefte wordt gevoeld om van accountant te wisselen is dit voor alle actoren een duidelijke regel die ook wordt nageleefd. De voorselectie ligt veelal bij de bestuurder en het werkapparaat. Daarnaast is de AC dominant in de selectie van een nieuwe accountant. Naast de veronderstelde kwaliteit van de externe accountant is de mate waarin het bestuur en de RvC een klik ervaren met de accountant als persoon van groot belang in de selectieprocedure.

Accountants zien dat de corporaties in het selectieproces nog kunnen verbeteren. Dat betreft met name aspecten als informatie-uitwisseling vooraf en termijnen waarop beslissingen worden genomen. Een selectieproces kost de externe accountant een behoorlijke tijdsinspanning. De waardering hiervoor door de corporaties is soms onderbelicht.

De termijnen waarvoor accountants te doen gebruikelijk worden benoemd variëren tussen een jaarlijkse benoeming en een benoeming voor een periode van drie of vier jaar.

De Governancecode Woningcorporaties schrijft in bepaling 5.8 voor dat de externe accountant wordt benoemd voor een periode van maximaal tien jaar. Ten opzichte van de huidige praktijk betekent dit dat een aantal corporaties verplicht zal moeten wisselen van accountantsorganisatie.

Beoordeelt de AC en/of RvC jaarlijks de onafhankelijkheid en het functioneren van de accountant? (bepaling 5.11 van de Governancecode Woningcorporaties)

Vanuit de corporaties bezien vervult naast de leiding en het toezicht ook het werkapparaat hierbij een rol. Vaak is de AC in de beoordeling het meest dominant. Naast kwaliteit speelt ook het kostenniveau een rol in de beoordeling. Zeker de grotere corporaties hanteren een scheiding tussen de controlerol enerzijds en de adviserende rol anderzijds.

Accountants toetsen vanuit de eigen beroepsregels jaarlijks de onafhankelijkheid. Het is nog geen usance dat de accountant bij de corporatie op eigen initiatief om beoordeling van onafhankelijkheid en zijn functioneren vraagt.

De evaluatie van de accountant dient jaarlijks plaats te vinden. Indien de evaluatie namens de corporatie achterwege blijft wordt een proactieve houding van de accountant verwacht.