4

Spel: relatie tussen de RvC, het bestuur en de accountant en hun rolvervulling

De inhoud van de relatie tussen (de RvC en het bestuur van) de woningcorporatie en de accountant is met de jaarlijkse opdrachtbrief in principe helder en bekend bij alle spelers.

Uit gesprekken met accountants van woningcorporaties over de praktijk komt naar voren dat op een aantal punten de bewustwording kan worden vergroot en dat meer scherpte en diepgang in de relatie met de accountant moet worden gebracht.

In dit hoofdstuk zijn een aantal aanbevelingen geformuleerd. Het opvolgen van de aanbevelingen zal naar verwachting leiden tot een betere relatie met de accountant en daarmee tot verhoging van de kwaliteit van de besturing en het interne toezicht daarop.

In september 2011 heeft de NBA een adviesrapport uitgebracht over ‘De Raad van Commissarissen als opdrachtgever van de accountant’. Het adviesrapport is bestemd voor OOB’s. Woningcorporaties met meer dan 2.500 verhuureenheden worden, zoals eerder gesteld, waarschijnlijk vanaf 1 januari 2019 aangemerkt als OOB. Bij de uitwerking van dit hoofdstuk is mede gebruik gemaakt van de aanbevelingen die in het adviesrapport zijn gedaan.

4.2 De relatie

Bij de relatie tussen (de RvC en het bestuur van) de woningcorporatie en de accountant gaat het om:

1. Het selecteren en benoemen van de accountant en het beëindigen van de relatie met de accountant.
2. De werkzaamheden van de accountant, nader onder te verdelen in:

• het bepalen van de jaarlijkse opdracht;
• de voortgang van de controlewerkzaamheden;
• de rapportages van de accountant op basis van de werkzaamheden;
• de beoordeling van het functioneren van de accountant en evaluatie van de wederzijdse samenwerking.

De Governancecode Woningcorporaties bevat in Principe V (‘Bestuur en RvC beheersen de risico’s verbonden aan de activiteiten’) vier “pas toe” bepalingen (5.8. tot en met 5.11, zie paragraaf 3.2) gericht op de relatie met en de werkzaamheden van de accountant.

De relatie wordt mede bepaald door hetgeen de woningcorporatie en de accountant vanuit de vigerende wet- en regelgeving dienen na te leven.

4.3 Selecteren en benoemen van de accountant en het beëindigen van de relatie met de accountant

De accountant wordt benoemd door de RvC (bepaling 5.8 van de code). De RvC laat zich daarbij veelal door het bestuur adviseren. Het is dus de RvC die de regie heeft bij het opstellen van de selectiecriteria, de formulering van de controleopdracht en de vaststelling van het honorarium.

De praktijk leert dat de Auditcommissie (AC) van de RvC een voordracht doet aan de RvC waarbij een advies van het bestuur is inbegrepen.

Uit de nieuwe Woningwet vloeit voort dat RvC’s van corporaties met 10.000 of meer verhuureenheden een auditcommissie moeten instellen (artikel 55a).

NB De taken van de auditcommissie blijven een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de RvC.

De selectie van de accountant wordt uitgevoerd aan de hand van een benoemingsprocedure, vooraf vastgestelde selectiecriteria en met geselecteerde accountantsorganisaties die naar verwachting kunnen voldoen aan de selectiecriteria. De selectiecommissie bestaat uit de leden van de AC en wordt meestal aangevuld met een afvaardiging uit het bestuur en de werkorganisatie. Beiden zullen immers werkrelaties met de externe accountant hebben. De voorzitter van de AC is voorzitter van de selectiecommissie.

Als selectiecriteria voor de keuze van de externe accountant kunnen dienen:

• bekendheid met de sector;
• bekendheid met het Ministerie van BZK, de Aw en het WSW;
• samenstelling en kwaliteit van het controleteam;
• kwaliteit van de controle-aanpak;
• informatievoorziening over vaktechnische ontwikkelingen in de sector;
• onafhankelijkheidswaarborgen;
• de wijze van samenwerken met de werkorganisatie;
• het honorarium voor de controle.

Op basis van bepaling 5.8 van de Governancecode Woningcorporaties wordt de accountant (het accountantskantoor) benoemd voor een periode van maximaal 10 jaar. Van deze ‘pas toe’ bepaling mag niet worden afgeweken.

Naar verwachting worden corporaties met meer dan 2.500 verhuureenheden vanaf 1 januari 2019 aangemerkt als OOB.

Bij een OOB roteert de verantwoordelijke accountant na 5 jaar en de audit-staf na 7 jaar.

Bij een niet OOB zijn de rotatie vereisten voor de verantwoordelijke accountant en de audit-staf 7 jaar. Na een periode van 10 jaar dient zowel bij een OOB – als een niet OOB corporatie van accountantsorganisatie te worden gewisseld.

De impact voor de woningcorporaties die kwalificeren als OOB kan als volgt worden samengevat:

• de accountant verricht naast controlediensten geen andere werkzaamheden;
• de accountant moet een (interne) kwaliteitsbeoordeling laten uitvoeren door een kwaliteitsbeoordelaar (OKB);
• de accountant geeft geen advies meer ten aanzien van de jaarrekening, de corporatie moet zelfstandig de jaarrekening opstellen;
• de AFM houdt toezicht op de accountants in overeenstemming met het OOB regime;
• de corporatie dient een accountant te benoemen die in het bezit is van een OOB vergunning;
• de accountantskosten zullen toenemen met een bedrag tussen de € 10.000 en € 20.000.

Naast verloop van de maximale functioneringstermijn kent het beëindigen van een relatie met de accountant de facto twee situaties: een reguliere beëindiging na afloop van de overeengekomen contractuele periode of een tussentijdse beëindiging door hetzij de accountant, hetzij de woningcorporatie. Als een woningcorporatie wisselt van accountant vermeldt de RvC in haar verslag de achtergrond en de argumentatie die aan een wisseling ten grondslag ligt.

4.4 De werkzaamheden van de accountant

De relatie tussen de accountant en de woningcorporatie wordt feitelijk vormgegeven door een jaarlijkse opdrachtbrief van de accountant. Deze dient door de woningcorporatie ter bevestiging te worden ondertekend en is daarmee de basis voor de werkzaamheden die de accountant in het kader van zijn controle gaat uitvoeren. De AC draagt kennis van de opdrachtbrief.

Het bepalen van de jaarlijkse opdracht en het pre-audit gesprek

In de Governancecode Woningcorporaties zijn geen bepalingen opgenomen die betrekking hebben op de jaarlijkse opdrachtverstrekking aan de accountant. De huidige praktijk hiervan is zeer divers en loopt uiteen van het aanbieden door de accountant van een opdrachtbevestiging aan de bestuurder tot een bespreking van het controleplan, het controlebudget en de opdrachtbevestiging met de AC en/of RvC. Dit laatste kan worden gezien als best practice.

Een pre-audit gesprek verhoogt binnen de woningcorporatie de bewustwording over de accountantscontrole en verankert de afspraken die zijn gemaakt met de accountant over de uit te voeren werkzaamheden. Het gesprek kan derhalve bijdragen aan de verhoging van de kwaliteit en de besturing van de corporatie en het interne toezicht daarop.

In het pre-audit gesprek kunnen de navolgende onderwerpen worden geagendeerd:

• het controleplan van de accountant;
• het werkplan van de interne accountant c.q. controller (bepaling 5.10 van de Governancecode Woningcorporaties);
• aandachtspunten in de jaarrekening van het lopende/komende jaar;
• het controlebudget van de accountant en werkwijze in geval van meer- en minder werk;
• de opdrachtbevestiging;
• de werkwijze omtrent de opdrachtverlening voor niet-controlewerkzaamheden door de accountant (de OOB-status heeft hiervoor strikte voorschriften);
• de wijze waarop invulling wordt gegeven aan het overleg met de accountant buiten aanwezigheid van de bestuurder;
• aanvullende controlewerkzaamheden en/of feitenonderzoek (die niet al in het kader van de jaarrekeningcontrole plaatsvinden) op specifieke thema’s ten behoeve van de RvC, bijvoorbeeld het toetsen van de naleving van het integriteitsbeleid van de woningcorporatie;
• de rapportages van de accountant;
• tijdpad en kritische data.

Naast de formele aandachtspunten die voortvloeien uit wet- en regelgeving is het van belang met de accountant afspraken te maken en van gedachten te wisselen over de observaties opgedaan tijdens de werkzaamheden die liggen buiten de scope van de werkzaamheden.

 

De voortgang van de controlewerkzaamheden en de rapportage over de bevindingen

Normaliter rapporteert de accountant drie keer per jaar aan de woningcorporatie:

1. De management letter naar aanleiding van het uitvoeren van de tussentijdse controle.

• In de managementletter zijn ten minste opgenomen:
• de tekortkomingen in de interne beheersing;
• de kwaliteit van de tussentijdse berichtgeving;
• de opvolging van de eerder door de accountant gerapporteerde issues en
• de voortgang van de werkzaamheden op basis van het controleplan.

2. Het accountantsverslag en de controleverklaring naar aanleiding van het uitvoeren van de controle op de jaarrekening.

Het accountantsverslag is de overall rapportage van de accountant over de controlewerkzaamheden van de jaarrekening. In het accountantsverslag komen ten minste de onderwerpen aan de orde die in de bepalingen 5.1, 5.2, 5.3, 5.4 en 5.5 van de Governancecode Woningcorporaties zijn opgenomen.

3. De assurancerapporten met betrekking tot het naleven van de specifieke wet- en regelgeving en de verantwoordingsinformatie.

De accountant rapporteert zijn bevindingen betreffende het onderzoek naar de jaarrekening gelijktijdig en op dezelfde wijze aan het bestuur en de RvC. Zie ook bepaling 5.10 van de Goverancecode Woningcorporaties.

Het is gebruikelijk dat de accountant in ieder geval de RvC vergadering bijwoont waarin over de vaststelling van de jaarrekening wordt besloten.

RvC’s met een AC hebben uiteraard ook afzonderlijk overleg met de accountant over de controleverklaring en het accountantsverslag.

De directe interactie tussen accountant en AC, zonder tussenkomst van bestuur, is een belangrijke randvoorwaarde voor de onafhankelijkheid van de externe accountant.

 

Opmerkelijk is dat de assurance-rapporten met betrekking tot het naleven van de specifieke wet- en regelgeving en de cijfermatige verantwoording wel worden benoemd in het accountantsverslag, maar dat de betreffende rapportages veelal niet ter kennisname worden gebracht van de AC en/of de RvC.

De communicatie tussen de AC en de accountant zou vier momenten dienen te omvatten:

• een pre-auditgesprek met de onderwerpen zoals boven weergegeven;
• de managementletter;
• de jaarrekening, de controleverklaring en het accountantsverslag; tijdens dit overleg dient ook beoordeling van het functioneren van de accountant en de evaluatie van de wederzijdse samenwerking te worden besproken;
• het gesprek van de AC met de accountant buiten de aanwezigheid van het bestuur.

4.5 De beoordeling van het functioneren van de accountant, de evaluatie van de wederzijdse samenwerking

Bepaling 5.11 van de Governancecode Woningcorporaties bepaalt dat het bestuur en de AC ieder ten minste eenmaal in de vier jaar een grondige beoordeling maken van het functioneren van de externe accountant.

De beoordeling wordt besproken in de RvC en de RvC meldt de belangrijkste conclusies in het jaarlijks verslag, dat onderdeel uit maakt van het jaarverslag

Uit de praktijk blijkt dat de jaarlijkse – en de vierjaarlijkse – beoordeling van de accountant wel worden uitgevoerd maar dat de uitwerking niet altijd gestructureerd wordt opgezet en niet altijd schriftelijk wordt vastgelegd.

De criteria voor de ‘beoordeling van het functioneren van de accountant en de evaluatie van de wederzijdse samenwerking’ zouden kunnen zijn:

• het nakomen van de wederzijdse afspraken;
• de wederzijdse communicatie;
• de wederzijdse samenwerking bij de uitvoering van de werkzaamheden;
• de samenstelling en kwaliteit van het controleteam;
• de sectorkennis van de accountant;
• de onafhankelijkheid van de accountant;
• de ‘natuurlijke adviesfunctie’ van de accountant;
• de kwaliteit van de rapportages.