13

Conflict of interest

… of verstandig gehandeld?

Een fraaie definitie van een conflict of interest, of belangenverstrengeling, geeft Wikipedia:

“ Belangenverstrengeling of belangenvermenging is een situatie waarbij iemand meerdere belangen dient die een zodanige invloed op elkaar kunnen uitoefenen dat de integriteit ten aanzien van het ene of het andere belang in het geding komt.”

In andere definities wordt er aan toegevoegd dat je ook de schijn moet vermijden. Toch lijkt het simpeler dan het is en het belangrijkste is dat je bij twijfel alle informatie deelt en een wijs en transparant besluit neemt. Met het opnoemen van een rijtje situaties en ongewenste relaties tussen commissarissen en bestuurders kom je er in elk geval niet.

In deze casus worstelt corporatie Welgelegen met het benutten van het netwerk dat een van de commissarissen meebrengt.

Jan van Haar is sinds kort commissaris bij corporatie Welgelegen. Hij komt uit de (commerciële) vastgoedsector en heeft nog beperkte belangen in deze wereld.

De corporatie wil graag sociale huurwoningen bouwen, maar is financieel niet zo sterk. Wel heeft de corporatie nog tweehonderd niet-DAEB woningen. In het portefeuilleplan wordt rekening gehouden met verkoop hiervan. Het resultaat zal worden aangewend om nieuwe sociale huurwoningen te bouwen. Het probleem is dat er in het werkgebied van de corporatie vrijwel geen locaties beschikbaar zijn. Twee maanden geleden is hierover lang met de RvC van gedachten gewisseld. De conclusie was laten we de ontwikkelingen afwachten en alert zijn op mogelijke kansen.

In diezelfde periode wordt Van Haar tijdens een vastgoedmeeting benaderd door een ontwikkelaar. Deze ontwikkelaar staat goed bekend en Jan van Haar heeft in het verleden vaak naar volle tevredenheid met hem gewerkt. Een slimme onderhandelaar, maar zonder meer integer, zo heeft Jan hem leren kennen. De ontwikkelaar polst Jan of de corporatie interesse heeft in een deal. Hij wil de niet-DAEB woningen kopen en naast de koopsom een locatie inbrengen. Deze locatie is geschikt voor de bouw van 300 woningen en de vergunningen zijn al verleend. De ontwikkelaar stelt voor dat Jan – tegen een redelijke vergoeding - bemiddelt in de transactie en voor hem het contact met de corporatie legt. Wat de ontwikkelaar Jan ook vertelt is dat hij met de bestuurder van Welgelegen niet goed kan opschieten en het jammer zou vinden daardoor niet aan tafel te komen.

De volgende stap van Jan van Haar

Jan belt de RvC-voorzitter Kitty van Hoven en legt de situatie voor. Ze zijn het er snel over eens dat bemiddelen en daarvoor gehonoreerd worden natuurlijk een klassiek voorbeeld van een conflict of interest is. Onbespreekbaar dus en Jan doet er goed aan dat uit te leggen aan de projectontwikkelaar. Maar de kans helemaal laten liggen is gezien de portefeuillestrategie – en het belang voor de woningzoekenden - ook niet verstandig.

Daarom besluiten zij de casus samen te bespreken met  de bestuurder en te overleggen hoe hiermee het beste omgegaan kan worden. De bestuurder geeft aan dat hij best in gesprek wil, maar dat hij zijn handen vrij wil hebben en graag wil zien dat Jan niet wordt betrokken bij een eventuele deal, anders dan in zijn rol als commissaris. Aldus wordt besloten en de ontwikkelaar wordt door de bestuurder uitgenodigd om zijn plannen aan hem en zijn MT te presenteren. Afgesproken wordt dat Jan de ontwikkelaar belt en uitlegt dat hij geen bemiddelende rol in de transactie heeft en beïnvloeding van besluitvorming via hem niet aan de orde kan zijn. Ook de kennelijk wat moeizame relatie tussen de bestuurder en de ontwikkelaar wordt kort bespreken, waarbij de bestuurder aangeeft daar vanzelfsprekend een goede zakelijke deal niet door te laten verstoren. Kitty van Hoven bevestigt dat de bestuurder dit voorstel moet benaderen als elk ander voorstel.

Hoe nu verder en wat valt hier van te leren?

Na de presentatie zal de bestuurder moeten besluiten of de corporatie met dit voorstel verder wil gaan. Uiteraard moet het plan passen binnen de portefeuillestrategie, voldoen aan het investeringsstatuut (inclusief desinvesteringen) en zullen de regels bij investeringen gevolgd moeten worden. En natuurlijk komt het plan terug bij de raad van commissarissen.

Wellicht zullen sommigen betogen dat dit niet kan omdat zelfs de schijn van belangenverstrengeling moet worden voorkomen. Maar dat is al te simpel en de vraag is of dat de bedoeling is. Bij benoeming van RvC leden wordt ook meegenomen wat hun netwerken zijn. Daarbij wordt ervan uitgegaan dat zij hun netwerk gebruiken in het belang van de corporatie. Hierbij moet voorkomen worden dat de onafhankelijkheid en integriteit van de commissaris ter discussie komt. Maar een interessant signaal doorgeven hoort er zeker bij.

Jan van Haar heeft direct de voorzitter gebeld en daarmee verstandig gehandeld. Maar toch zou de raad van Welgelegen zich over een aantal zaken mogen bezinnen.

Om te beginnen is het een goede gedachte om de gewenste manier van handelen in deze en vergelijkbare situaties te bespreken met elke kandidaat commissaris. Dan zou Jan in deze casus ook direct aan de ontwikkelaar hebben gevraagd waarom hij niet met de bestuurder van Welgelegen heeft gebeld. Ook zou hij meteen hebben aangegeven dat bemiddeling hooguit kan bestaan uit het doorgeven van het signaal.

Bij good governance hoort ook dat wordt voorkomen dat de bestuurder – ook al wordt dat niet hardop gezegd – zich ergens toe verplicht voelt. Hij moet er van overtuigd zijn dat de commissarissen zijn voornemens onbevangen beoordelen. Dat vraagt om evenwichtige verhoudingen in de bestuurskamer. Een uitdaging voor iedereen en zeker voor de voorzitter.