2

Stukken alweer te laat bij de raad onbelangrijk detail of van wezenlijk belang?

Het belang van goede informatievoorziening is evident. Dat geldt voor het brede palet van bronnen, documenten, contactmomenten enz. En zeker ook voor de onderliggende stukken die de raad nodig heeft om goed voorbereid te vergaderen en besluiten te nemen. Volledig, juist en op tijd zijn hierbij de gebruikte trefwoorden. En dat op tijd daar schort het bij woningcorporatie Ons Genoegen vaak aan.

Jan Correct is sinds een jaar commissaris bij woningcorporatie Ons Genoegen. Hij heeft een commerciële achtergrond en ervaring als bestuurder bij commerciële en maatschappelijke ondernemingen. Met veel enthousiasme is hij bij Ons Genoegen aan zijn eerste commissariaat begonnen. De inhoud van het werk spreekt hem erg aan en ook de sfeer bevalt hem. Minder te spreken is hij over de vergaderdiscipline, met name het aanleveren van informatie door de werkorganisatie. In het afgelopen jaar heeft hij daar regelmatig iets over gezegd, maar steeds is geredeneerd dat het moeilijk anders kon, gezien de actualiteit van het onderwerp of de werkdruk van de organisatie.

Natuurlijk heeft Jan er begrip voor dat soms nood wet breekt, maar het komt in zijn ogen te vaak voor dat vergaderstukken laat (soms de avond voor de vergadering) worden aangeleverd of dat er een leespauze wordt ingelast om uitgereikte stukken te lezen.

Tijdens de zelfevaluatie gooit hij de knuppel in het hoenderhok en stelt dat de raad niet serieus wordt genomen door het bestuur en dat de raad daar veel te soepel mee omgaat. De rest van de raad, inclusief de voorzitter, schrikt van zijn standpunt en wil hierover verder praten, maar dan wel graag in aanwezigheid van de bestuurder. Jan Correct is het daar niet mee eens en vindt dat de raad, zonder de bestuurder, eerst zelf een standpunt moet bepalen. De voorzitter ziet de irritatie en escalatie groeien en stelt voor dat de raad op korte termijn bijeen komt om dit te bespreken zonder de bestuurder, maar dat hij eerst zelf deze kwestie bij de bestuurder aan de orde wil stellen.

Hoe dit verder ging

Twee weken later vindt er een nieuw overleg plaats. De voorzitter en de andere leden melden dat zij zich hadden gerealiseerd dat het teveel de gewoonte was dat stukken met grote regelmaat te laat komen. Ook beseffen zij dat deze werkwijze steeds veel druk bij hen legt en – erger nog -  tot overhaaste besluitvorming kan leiden. Zij onderschrijven het standpunt van Jan Correct dus en complimenteren hem dat hij als nieuweling zo duidelijk de vinger op een zere plek heeft gelegd en de zittende raad gewezen heeft op een kennelijk vastgeroeste gewoonte.

De voorzitter geeft een terugkoppeling van zijn gesprek met de bestuurder. Hoewel hij – de bestuurder - aanvankelijk in de verdediging ging en aangaf dat het toch vooral incidenten waren, begreep hij dat tijdigheid van informatievoorziening toch de nodige aandacht moest krijgen.

De voorzitter gaf aan dat hij en de bestuurder samen met de bestuurssecretaris de volgende vergadering zullen komen met een jaarkalender voor de RvC-vergaderingen, waarin wordt aangegeven wanneer welke onderwerpen worden behandeld en ook wanneer de bijbehorende stukken worden aangeleverd.

Ook zal de bestuurssecretaris nadrukkelijker de voorbereiding van de vergadering op zich nemen, dit bewaken en zo nodig actie ondernemen. Uiteraard laat dit onverlet dat bij hoge uitzondering het mogelijk moet zijn van deze lijn af te wijken.

Als leermoment gold voor deze raad, maar ook voor de bestuurder, dat in de loop der tijd deze situatie kennelijk zo gegroeid was. Daarnaast zal de raad zich ook moeten afvragen of dit stelselmatig te laat aanleveren van stukken beperkt blijft tot de raad of dat dit ook in de rest van de organisatie gebeurt. Vrijwel zeker is dat dan ook de besluitvorming in het managementteam gebaseerd is op laat aangeleverde informatie met alle risico’s die daar bij horen. Als ook daar steeds onder grote druk en tijdsspanning besluiten moeten worden genomen, dan zijn er vraagtekens te zetten bij het in control zijn van de organisatie.

Dit zal uitdrukkelijk in het gesprek met de bestuurder moeten worden meegenomen. Het is ook goed om vanuit de raad hierover een gesprek met de controller te hebben. Aan de accountant kan gevraagd worden om in zijn tussentijdse controle hier specifiek aandacht aan te besteden en hierover in de managementletter te rapporteren.

Let wel: het moet altijd mogelijk zijn van termijnen voor indienen van stukken af te wijken. Het kan ook het gevolg zijn van trage aanlevering van informatie door derden. En dan is het belang van de organisatie dat zaken door kunnen gaan relevanter dan het comfort van de RvC.

Het maakt een groot verschil of er stelselmatig termijnen niet worden gehaald of dat sprake is van een uitzondering. Veelal bepalen raden dat minimaal één weekend voor de vergadering de stukken compleet aangeleverd worden.

Deze raad zal zich ook moeten realiseren dat de geschetste situatie vooral een cultuurprobleem is dat niet is opgelost met het maken van de afspraak dat het allemaal anders moet. Als de stukken voor de raad voortaan op tijd komen is dat nog geen garantie dat het in de rest van de organisatie ook ineens goed loopt. Deze raad doet er goed aan dat voorlopig te monitoren.