2

Over besturen en toezichthouden

Na de inleiding is het raadzaam het kader neer te zetten waarin u als rvc opereert. Maak hierbij onderscheid tussen enerzijds de beschrijving van de actuele situatie per datum dagtekening rvc-verslag en anderzijds de verantwoording van de in het verslagjaar doorgevoerde wijzigingen. De wijzigingen dienen in ieder geval in het rvc-verslag te worden beschreven. De actuele situatie per datum dagtekening rvc-verslag kunt u onderdeel uit laten maken van het rvc-verslag of in de governanceparagraaf plaatsen, elders in het jaarverslag.

Actuele situatie

Geef eerst de actuele situatie weer met betrekking tot toezicht en toetsing. Het gaat dan om de stand van zaken op de datum waarop u het jaarverslag uitbrengt.

Governancecode 2015

Beschrijf vervolgens dat u de governancecode volgt. ‘Leg uit’ indien van toepassing.

Wijzigingen in verslagjaar

Heeft u de visie, het toezichtkader en/of het toetsingskader in het verslagjaar ontwikkeld, aangepast, geëvalueerd of anderszins besproken? Beschrijf dit als wijziging in het verslagjaar, separaat van de actuele situatie.

2.1. Onze visie op toezicht en toetsing

Wat is precies de rol van de rvc? Wie heeft u deze rol gegeven? Waaruit blijkt dit? En hoe brengt u deze rol tot uitvoering, hoe borgt u een goede invulling? Legitimeer de rollen en verantwoordelijkheden en leg de lezer uit hoe het spel tussen rvc, bestuur en stakeholders wordt gespeeld.

Heldere taal

Waarschijnlijk heeft u een toezichtvisie, toezichtkader en toetsingskader. Dergelijke informatie is niet voor iedereen dagelijkse kost, probeer hier dus een te juridische formulering te vermijden. Schets de context en verwijs verder naar de onderliggende documenten op de website.

Woningwet

Artikel 31 lid 1

De rvc heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de toegelaten instelling en de door haar in stand gehouden onderneming. Hij staat het bestuur met raad ter zijde. Bij de vervulling van hun taak richten de commissarissen zich naar het belang van de toegelaten instelling en de door haar in stand gehouden onderneming, naar het te behartigen maatschappelijke belang en naar het belang van de betrokken belanghebbenden.

Governancecode

Bepaling 1.1 (‘pas toe’ verplicht)

Bestuur en rvc hebben een visie op besturen en toezicht houden, waarbij wordt ingegaan op de verantwoordelijkheid voor het realiseren van de doelstellingen, de strategie, het beleid, de financiering en de onderlinge wisselwerking in rollen. De rvc beschrijft hierin zijn rollen (werkgever, toezichthouder en klankbord) en taakuitoefening als intern toezichthouder.

Bepaling 2.2 (‘pas toe’ verplicht)

Het bestuur legt de wijze van besluitvorming over majeure onderwerpen en de bijbehorende rolverdeling tussen bestuur en rvc, voor zover niet expliciet geregeld in de wet en/of in de statuten, vast in een bestuursreglement.

Bepaling 3.11 (‘pas toe’ verplicht)

De rvc … stelt een reglement op waarin hij zijn werkwijze vastlegt. Dit reglement wordt op de website van de corporatie gepubliceerd.

Bepaling 3.13 (‘pas toe’ of ‘leg uit’)

In het reglement zoals genoemd in 3.11 geeft de rvc aan op welke onderwerpen toezicht wordt gehouden. Bij deze onderwerpen hanteert de rvc een ‘toetsingskader’. Dit toetsingskader wordt in samenspraak met het bestuur opgesteld en vastgesteld door de rvc. Daarin kunnen bijvoorbeeld de volgende onderwerpen worden opgenomen:

  • De maatschappelijke resultaten;
  • Efficiëntie, betaalbaarheid en beschikbaarheid;
  • De manier waarop risico’s verbonden aan de activiteiten van de woningcorporatie worden ingeschat en hoe daarmee wordt omgegaan;
  • De manier waarop invulling wordt gegeven aan opdrachtgeverschap: hoe wordt omgegaan met het afsluiten van contracten en/of samenwerkingsverbanden met derden;
  • De kwaliteit van de interne risicobeheersing;
  • De financiële verslaggeving;
  • Naleving van toepasselijke wet- en regelgeving;
  • Naleving van de governancecode.

Bepaling 3.29 (‘pas toe’ of ‘leg uit’)

De rvc kan subcommissies instellen ter ondersteuning van het toezicht. Daarbij geldt dat:

  • de rvc voor iedere commissie een reglement opstelt waarin rol en verantwoordelijkheden worden omschreven, evenals de samenstelling en werkwijze van de commissies;
  • in het jaarverslag de samenstelling, het aantal vergaderingen en de belangrijkste onderwerpen die op de agenda stonden worden vermeld;
  • de rvc van iedere commissie een verslag van de overleggen ontvangt;
  • de auditcommissie en de remuneratiecommissie niet worden voorgezeten door de voorzitter van de rvc.

 

Voorbeeldtekst

Toezichthouder, werkgever, adviseur/klankbord

De raad van commissarissen van [corporatie] houdt toezicht op het functioneren van het bestuur (de statutaire directie) van [corporatie] en de algemene gang van zaken binnen [corporatie]. De raad adviseert het bestuur daarnaast gevraagd en ongevraagd, is verantwoordelijk voor de benoeming (en eventuele schorsing of ontslag) van de bestuurders, en stelt hun beoordeling en arbeidsvoorwaarden vast. De raad van commissarissen geeft de accountant opdracht voor de controle van de jaarstukken en keurt de opdrachtverlening goed voor de visitatie die [corporatie] elke vier jaar laat uitvoeren.

Legitimatie

De raad van commissarissen handelt op basis van de bevoegdheden die in de statuten zijn omschreven. De werkwijze van de raad is beschreven in het reglement raad van commissarissen. Hierin is opgenomen dat de raad werkt met separate commissies. De commissies hebben ook separate reglementen. De commissies adviseren de raad over onderwerpen die binnen hun taakgebied vallen en bereiden de besluitvorming van de raad voor. Dit laat de verantwoordelijkheid voor de besluitvorming van en door de raad onverlet.

De raad heeft een toezichtvisie opgesteld, waarin hij duidelijk maakt waarom de rvc bestaat, wat hij onder goed toezicht verstaat en namens wie hij toezicht houdt. De raad geeft hierin een antwoord op basisvragen over zijn taakopvatting, doel en functie. De raad beschrijft hierin onder andere dat de rvc en zijn leden vanuit een maatschappelijke betrokkenheid als toezichthouder actief en structureel verantwoording willen afleggen aan interne en externe belanghebbenden.

In een toezichtkader heeft de raad uitgewerkt hoe hij deze visie in de praktijk wil brengen. Het toezichtkader beschrijft op hoofdlijnen het speelveld en de taken van de corporatie en omvat het geheel van spelregels die de raad van commissarissen bij het uitoefenen van zijn taken volgt.

Extern toezichtskader

  • Woningwet
  • Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting (BTIV)
  • Regeling toegelaten instellingen volkshuisvesting (RTIV)
  • AedesCode
  • Governancecode Woningcorporaties

Intern toezichtskader

  • Statuten
  • Bestuursreglement
  • Profielschets rvc
  • Reglement rvc
  • Commissies
  • Strategiecommissie
  • Selectie en benoemingscommissie
  • Remuneratiecommissie
  • Auditcommissie
  • Vastgoedcommissie
  • Huurdersbelangencommissie
  • Governancecommissie
  • Reglement financieel beleid en beheer
  • Investeringsstatuut
  • Treasury- en beleggingsstatuut
  • Verbindingenstatuut (niet verplicht)
  • Integriteitscode en klokkenluidersregeling

Het toetsingskader is voor het bestuur kaderstellend om te besturen en voor de raad van commissarissen richtinggevend om toezicht te houden. Het toetsingskader wordt gevormd door kaders die betrekking hebben op enerzijds de besturing en anderzijds op de beheersing van de organisatie.

Besturingskader

  • Visiedocument
  • Strategisch voorraadbeleid
  • Ondernemingsplan
  • Meerjareninvesteringsplan
  • Jaarplan
  • Prestatieafspraken gemeente
  • Belanghoudersoverzicht

Beheersingskaders

  • Financiële kaders(meerjaren)begroting
  • Liquiditeitsbegroting
  • Treasury-jaarplan
  • Risicobeheersingssysteem
  • Kwaliteitsbeleid
  • (Half)jaarrapportage integriteit
  • Organisatie en formatieplan en strategisch human resourcesbeleid

Commissies

De rvc kent een strategiecommissie, selectie- en benoemingscommissie, remuneratiecommissie, auditcommissie, … De commissies stellen jaarlijks – ten behoeve van de raad – een verslag op met daarin het aantal gehouden vergaderingen, de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen en zijn beraadslagingen en bevindingen in het betrokken boekjaar. De belangrijkste punten hieruit zijn elders weergegeven in dit verslag van de rvc, in hoofdstuk 3 ‘Verslag vanuit werkgeversrol’ (voor wat betreft de selectie- en benoemingscommissie en Remuneratiecommissie) en hoofdstuk 4 ‘Verslag vanuit toezichthoudende rol’ (voor wat betreft de overige commissies). De personele samenstelling van de commissies is weergegeven in paragraaf 6.1 ‘Samenstelling rvc’.

Tot de taak van de commissies behoren de activiteiten die in onderstaand schema zijn weergegeven.

Selectie- en benoemingscommissie

  • het opstellen van selectiecriteria en benoemingsprocedures inzake commissarissen en bestuurders;
  • het ten minste eenmaal per jaar beoordelen van de omvang en samenstelling van de raad en het bestuur en het – indien nodig – doen van voorstellen voor (wijziging van) de profielschetsen;
  • het ten minste eenmaal per jaar beoordelen van het functioneren van individuele commissarissen en bestuurders en het rapporteren hierover aan de raad;
  • het doen van voorstellen voor (her)benoemingen;
  • het houden van toezicht op het beleid van het bestuur inzake selectiecriteria en benoemingsprocedures voor het hoger management.

Remuneratiecommissie

De remuneratiecommissie doet (van tijd tot tijd) voorstellen aan de raad betreffende:

  • het te voeren bezoldigingsbeleid voor leden van het bestuur;
  • de bezoldiging van individuele bestuurders;
  • de vergoeding van de leden van de raad en zijn voorzitter en vice-voorzitter.

Strategiecommissie

Het houden van toezicht op:

  • de strategie en de risico’s verbonden aan de ondernemingsactiviteiten in meest ruime zin;
  • de jaarlijks door het bestuur op te stellen strategische visie;
  • de (toekomstige) wets- en/of beleidswijzigingen die (mogelijk) van invloed zijn op [woningcorporatie];
  • de toepassingen van informatietechnologie.

Auditcommissie

Het houden van toezicht ten aanzien van:

  • de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, waaronder het toezicht op de naleving van de relevante wet- en regelgeving en het toezicht op de werking van de gedragscodes;
  • de financiële informatieverschaffing;
  • de rol en het functioneren van de interne audit functie;
  • indien nodig, het uitbrengen van advies aan de raad ten behoeve van het opstellen van de voordracht tot benoeming van de externe accountant.
  • de relatie met de externe accountant waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid, de bezoldiging en eventuele niet-controlewerkzaamheden voor de corporatie;
  • de financiering van de corporatie;
  • het bespreken van de jaarrekening en het accountantsverslag, het jaarverslag, de kwartaalrapportages, de begroting en het ter accordering voorleggen van deze documenten aan de raad;
  • het – tezamen met de externe accountant – adviseren van het bestuur bij het opstellen van het werkplan van de interne auditor en het kennis nemen van de bevindingen van de interne auditor;
  • de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van in- en externe accountants.

Governancecommissie

Het rapporteren aan de rvc en adviseren van het bestuur over onder meer:

  • de bevindingen met betrekking tot de governance van de organisatie (De commissie herijkt – als dat relevant is – de statuten van, het reglement van de raad van commissarissen en het reglement commissies raad van commissarissen);
  • de werking van de integriteitscode en de klokkenluidersregeling;
  • de transparantie;
  • de invloed die stakeholders hebben op het beleid en de kwaliteit van intern toezicht;
  • de permanente educatie.

Voor meer informatie verwijzen we u naar de website, rubriek ‘Governance’ [hier uw link invoegen]. U vindt hier onder andere de statuten en reglementen, de toezichtvisie, het toezichtkader, het toetsingskader, de profielschetsen rvc en meer.

* Mede samengesteld op basis van het jaarverslag 2014 van Ymere, het Toezicht- en toetsingskader van Stadgenoot en het Werkboek Toezichtvisie en toezichtkader’, Instituut voor Governance & Leiderschap, 2014

 

Nader bekeken

Werkboek Toezichtvisie en Toezichtkader*

In een toezichtvisie geeft uw raad aan waarom hij bestaat, wat hij onder goed toezicht verstaat en namens wie hij toezicht houdt. De raad geeft een antwoord op basisvragen over zijn doel en functie. Een visie hoeft niet langer te zijn dan één pagina.

In een toezichtkader komt aan bod hoe de raad gaat toezichthouden. De abstract geformuleerde toezichtvisie wordt vertaald in een meer concreet stuk over de inrichting en stijl van het toezicht. Hierin vermeldt een raad de documenten waarop het toezicht is gebaseerd, zoals de statuten en reglementen. Ook komt de samenstelling van de raad aan bod en waarom voor die samenstelling op dit moment is gekozen. De stijl van toezichthouden gaat in op de rollen die de raad wil vervullen en welke accenten hij daarbij legt op welke rol. Hoe worden de rollen ingevuld en waarom?

In een toetsingskader gaat de raad in op de indicatoren, criteria en normen waaraan alle activiteiten en prestaties van het bestuur worden getoetst. Met andere woorden: het toezichtkader wordt vertaald in een concreet stuk om de kwaliteit van het bestuur te kunnen meten. Die meetbaarheid zal nooit honderd procent zijn omdat een aantal activiteiten moeilijk meetbaar te maken is. Dat is niet erg. Waar het om gaat is dat goed bestuur bestaat uit een mix van inspannings- en resultaatsverplichtingen. Daarvoor kun je ‘harde’ en ‘zachte’ criteria opstellen. Maak die criteria expliciet zodat ook de bestuurder(s) weten waar zij aan toe zijn. Dat maakt functionerings- en beoordelingsgesprekken met bestuurders concreet en vormt een realistische onderbouwing voor hun beloning. Ook andere stakeholders krijgen zo inzicht in de relatie tussen de rol en de verantwoordelijkheden van de rvc en de wijze waarop hij hieraan invulling geeft.

* Werkboek Toezichtvisie en Toezichtkader’, Instituut voor Governance & Leiderschap, 2014

Zijlstra-verklaring van ambitieus toezicht

Om daadwerkelijk te leren van de in het recente verleden gemaakte fouten en deze strategisch aan te wenden, heeft het Zijlstra Center van de Vrije Universiteit Amsterdam met een brede groep toezichthouders gesprekken gevoerd. Deze toezichthouders hebben een ambitieniveau geformuleerd en willen constructief bouwen aan de professionalisering van hun functie en rol.   Deze ambitie is verwoord in een verklaring van Ambitieus Toezicht. Deze verklaring luidt als volgt:

  • Ik ambieer een open, proactieve, kritische vertrouwensrelatie met het bestuur. Daarbij wil ik een ruime informatiepositie en neem ik tijdig maatregelen in mijn rol als werkgever;
  • Ik wil vanuit een maatschappelijke betrokkenheid als toezichthouder als toezichthouder actief en structureel verantwoording afleggen aan interne en externe belanghebbenden;
  • Ik wil integraal toezicht houden en wil een gedegen inzicht hebben in de risico’s en beheersmaatregelen. Daarbij aanvaard ik een brede aanspreekbaarheid en een zekere aansprakelijkheid;
  • Ik wil toezicht houden vanuit een combinatie van deskundigheid, ervaring, gevoel, vertrouwen en zelfreflectie en wil me inzetten voor effectieve teamvorming van de raad van toezicht;
  • Ik ambieer de voortdurende professionalisering van mijzelf en de raad van toezicht als geheel, door middel van scholing en intervisie ten aanzien van deskundigheid, attitude en gedrag.

* Waar is de raad van toezicht? Deel III – De Verklaring van ambitieus toezicht. Auteurs: Goos Minderman, Sjors van den Berg, Gerdien Bikker-Trouwborst, Erik van Marle, Paul Simons, Mark Somers en Esther Spetter. Het Zijlstra Center draagt door academisch onderzoek en onderwijs bij aan de verbetering van bedrijfsvoering, toezicht en leiderschap van (semi-)publieke organisaties, met de ambitie om de maatschappelijke waarde van deze organisaties beter zichtbaar te maken en te vergroten.”

 

Gezien in jaarverslagen

Stadgenoot (jv 2017)

In 2017 heeft de RvC haar visie op toezichthouden op papier gezet. De essentie van deze visie is dat de commissarissen bij Stadgenoot intrinsiek gemotiveerd zijn om vanuit hun rol een bijdrage te leveren aan de (sociale) volkshuisvesting in het algemeen en aan de volkshuisvesting in Amsterdam in het bijzonder. Daarmee hangt samen dat de RvC kritisch is op ontwikkelingen van wetten en beleid van overheden waarbij de (sociale) volkshuisvesting in zijn algemeen en de doelen van Stadgenoot in het bijzonder onder druk komen. De RvC laat in die gevallen van zich horen.

Staedion (jv 2017)

Bij de toezichthoudende rol maakt de RvC gebruik van een extern en een intern toezichtkader. Het externe toezichtkader wordt gevormd door wet- en regelgeving vanuit de Woningwet, vanuit de Aw (Autoriteit woningcorporaties), vanuit de sectorinstituten zoals het WSW (Waarborgfonds Sociale Woningbouw), de VTW (Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties), vanuit Aedes (branchevereniging van woningcorporaties) en de Neprom (Vereniging van Nederlandse Projectontwikkeling). Hieronder worden de belangrijkste documenten van het externe en interne toezichtkader genoemd:

  • Woningwet en Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting
  • Governancecode Woningcorporaties
  • Nepromcode
  • Statuten
  • Reglement van de RvC
  • Ondernemingsplan 2016-2020
  • Prestatieafspraken
  • Portefeuillestrategie
  • Tertaalrapportages;
  • Bedrijfsjaarplan en meerjarenbegroting staedion bestuursverslag 2017 19
  • Jaarstukken (bestuursverslag incl. jaarrekening) en accountantsverslag
  • Volkshuisvestingsverslag
  • Treasurystatuut en treasuryjaarplan
  • Gedragscode en klokkenluidersregeling
  • Wet Normering Topinkomens

Woonstede (jv 2017)

Het centrale uitgangspunt voor de RvC is er op toe te zien dat Woonstede een maatschappelijke koers blijft varen. Een koers waarin maatschappelijke vraagstukken op het gebied van wonen en de belangen van mensen die op de woningmarkt in een kwetsbare positie verkeren centraal staan, en waarin voldaan wordt aan de eisen voor woningcorporaties zoals die opgenomen zijn in wet- en regelgeving. De RvC ziet erop toe dat deze uitgangspunten uitgewerkt zijn in een strategisch plan dat in consultatie met belanghebbenden (zoals gemeenten, huurders en zorg- en welzijnsinstellingen) wordt opgesteld en dat helder geformuleerde doelstellingen bevat. Het toezichtkader van de RvC is nader uitgeschreven in de reglementen van de RvC en in de profielschets van de commissarissen. Deze documenten zijn te raadplegen op de website van Woonstede. Hieronder worden de belangrijkste documenten voor het algemene toezichtkader benoemd. In deze documenten zijn concrete criteria en (gedrags-) normen opgenomen.

Extern toezichtkader

  • Woningwet & Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting (BTiV)
  • Wet Normering Topinkomens (WNT)
  • Governancecode Woningcorporaties
  • Beleid en kaders WSW
  • Beleid en kaders Autoriteit woningcorporaties
  • Beleid en kaders VTW

Intern toezichtkader

  • Statuten;
  • Reglementen RvC en commissies;
  • Bestuursreglement;
  • Profielschets RvC;
  • Strategisch plan 2017-2021;
  • Begroting 2017, meerjarenbegroting 2017-raming en Jaarrekening;
  • Treasuryjaarplan 2017;
  • Portefeuillestrategie;
  • Integraal Risicomanagement;
  • Reglement financieel beleid en beheer;
  • Investeringsstatuut;
  • Treasury en beleggingsstatuut;
  • Integriteitscode en klokkenluidersregeling.

 

In 2017 zijn verschillende documenten van het interne toezichtkader aangepast en na goedkeuring van de RvC door de directeur-bestuurder vastgesteld. Zowel de statuten als de reglementen zijn in lijn gebracht met wet- en regelgeving (goedkeuring 9 november 2017). Nieuw is het addendum bij Reglement financieel beleid en beheer (schriftelijke goedkeuring 1 en 22 november 2017). Zowel de Statuten van Woonstede als het Reglement financieel beleid en beheer zijn in 2017 ter beoordeling voorgelegd aan de Autoriteit woningcorporaties. Voor beide documenten is een positieve zienswijze ontvangen. Op 18 juli 2017 heeft de Raad goedkeuring verleend aan de nieuwe mandateringsregeling. Voor 2018 en latere jaren wordt het Strategisch Plan 2018 -2022 herijkt. De RvC heeft hierbij aan de directeur-bestuurder gevraagd om aandacht te besteden aan de prioritering van de doelen en de omschrijving van de beoogde relaties met Plicht Getrouw en de Deelgoed-corporaties.

Zie verder

‘Werkboek Toezichtvisie en Toezichtkader’, Instituut voor Governance & Leiderschap, 2014 https://governanceleiderschap.nl

2.2. Governance & governancecode

2.2.1. Verantwoording van ‘leg uit’-bepalingen

De Governancecode 2015 is voor het laatst in 2017 aangepast. Volg de bepalingen en ‘leg uit’ waar nodig.

In het verslag kunt u invulling geven aan de verplichting om de ‘leg uit’-bepalingen inzichtelijk te onderbouwen en actief te verantwoorden. Let op: In het verslag legt de rvc vast welke bepalingen van de Governancecode niet werden toegepast en met welke motivering hiervan is afgeweken. Het gaat hier om alle bepalingen uit de Governancecode, niet alleen de bepalingen die de rvc betreffen.

Governancecode

Bepaling 3.14 (‘pas toe’ verplicht)

De rvc maakt jaarlijks een verslag van de werkzaamheden dat in het jaarverslag wordt gepubliceerd. In het verslag legt de rvc vast welke bepalingen van de governancecode niet werden toegepast en met welke motivering hiervan is afgeweken. Het gaat hier om alle bepalingen uit de governancecode, niet alleen de bepalingen die de rvc aangaan.

 

Voorbeeldtekst*

De Governancecode Woningcorporaties kent vijf principes. De principes vullen elkaar aan en dienen in samenhang te worden gezien. Het belang van (toekomstige) huurders of bewoners staat voorop in principe 1, waar het gaat over waarden en normen die passen bij de maatschappelijke opdracht. Principe 2 behandelt de manier waarop bestuur en rvc aanspreekbaar zijn op resultaten. Principe 3 beschrijft de toetsstenen van geschiktheid voor bestuur en rvc en principe 4 behandelt de dialoog met (toekomstige) bewoners, gemeente en andere belanghebbende partijen. Principe 5 ten slotte besteedt aandacht aan het beheersen van de risico’s verbonden aan de activiteiten.

De vijf principes van de governancecode zijn uitgewerkt in (in totaal) zestig bepalingen. De code kent twee typen bepalingen: ‘pas toe’ en ‘pas toe of leg uit’.

In lijn met de wetgeving en om de kwaliteit en transparantie van handelen van bestuur en rvc te bevorderen is afwijking met ‘leg uit’ op een aantal bepalingen niet mogelijk, hiervoor geldt uitsluitend ‘pas toe’. Dit is bij de betreffende bepalingen in de code weergegeven.

Voor de overige bepalingen geldt dat corporaties daarvan af kunnen wijken als dit volgens de betreffende corporatie tot een beter resultaat leidt. Hierbij dient echter nog steeds in de geest van het principe gehandeld te worden en moet de corporatie op inzichtelijke wijze onderbouwen en actief verantwoorden (‘leg uit’) waarom zij hiervan afwijkt. Indien zij op deze wijze gemotiveerd afwijkt, volgt zij dus ook de code.

[Naam corporatie] voldoet aan de Governancecode Woningcorporaties en wijkt af met ‘leg uit’ bij de volgende bepalingen:

Governancecode Woningcorporaties, ‘Leg uit’-bepalingen

Bepaling ‘Leg uit’

Bepaling [nr], [tekst van bepaling] [inzichtelijke onderbouwing, actieve verantwoording]

 

 

Gezien in jaarverslagen

Staedion (jv 2017)

Staedion volgt de in de code opgenomen principes en uitwerkingen, met uitzondering van de volgende punten:

  • In de arbeidsovereenkomsten met het Bestuur is geen regeling voor onvrijwillig ontslag opgenomen. De RvC acht het niet passend een regeling hieromtrent overeen te komen zonder dat de omstandigheden bekend zijn die aanleiding geven tot een dergelijk ontslag;
  • De arbeidsovereenkomsten van het Bestuur voorzien niet in een benoemingstermijn van vier jaar. De RvC houdt zich hiermee aan de voor de invoering van de code met het Bestuur gemaakte afspraken

2.2.2. Meldingen

Vanuit de wetgeving heeft u een brede meldingsplicht en dient u bepaalde zaken te melden bij de Autoriteit Woningcorporaties. Mocht een dergelijke situatie zich voordoen, vermeldt dit dan in uw rvc-verslag.

Gezien in jaarverslagen

Woonstede (jv 2017)

Voor de RvC van woningcorporaties geldt op basis van de nieuwe Woningwet een brede meldingsplicht. Bij financiële problemen, dreigende sanering, het ontbreken van financiële middelen voor het voortzetten van verbindingen, twijfel over de integriteit bij beleid of beheer bij de corporatie of rechtmatigheidskwesties dient de RvC dit onverwijld te melden aan de Autoriteit woningcorporaties. In 2017 heeft dit zich niet voorgedaan. Wel is het de RvC bekend dat de directeur-bestuurder het bestuur van de Huurdersbond heeft laten weten dat twee bestuursleden volgens de Overlegwet onrechtmatig hun functie uitoefenen. Deze onrechtmatigheid houdt in dat ze geen huurder zijn. Dit kan in de toekomst mogelijk consequenties hebben voor hun legitimatie.

2.3. Implementatie governance in verslagjaar

Heeft u de visie, het toezichtkader en/of het toetsingskader in het verslagjaar ontwikkeld, aangepast, geëvalueerd of anderszins besproken? Is er een reglement financieel beleid en beheer vastgesteld? Beschrijf dit hier. Heeft de Autoriteit Woningcorporaties een governance-audit uitgevoerd?

Verslag van gebeurtenissen

Geef aan wat er in het verslagjaar op het vlak van governance is gebeurd. Licht toe waarom u deze keuzes maakte en welke overwegingen hierbij een rol speelden. Beschrijf uw activiteiten tot en met datum van dagtekening van het verslag, dus ook als deze activiteiten na het verslagjaar dateren, waarbij u in een dergelijk geval vermeldt dat de activiteit na het verslagjaar plaatsvond.

Heeft u een Governancecommissie?

Beschrijf in deze paragraaf ook hoe vaak de commissie bij elkaar is gekomen, wie aanwezig was, welke onderwerpen zijn besproken en welke besluiten zijn genomen.

Governancecode

Uit ‘Implementatie van de code’

…Ieder bestuur en rvc wordt geadviseerd de principes en bepalingen te ‘doorleven’ in een implementatiesessie, zodat voor ieder helder is wat ‘good governance’ bij een woningcorporatie betekent…

Bepaling 5.2 (‘pas toe’ verplicht)

Het bestuur stelt een treasurystatuut en een investeringsstatuut op en bespreekt dit met de rvc. De rvc keurt deze vervolgens goed. Treasury van de corporatie heeft geen winstoogmerk maar staat ten dienste van het risicobeleid. In het statuut worden in ieder geval beschreven het renterisico, het beschikbaarheidsrisico en het tegenpartijrisico.

Bepaling 5.3 (‘pas toe’ verplicht)

Het bestuur stelt een beleggingsstatuut op dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de rvc. (Woningcorporaties moeten een beleggingsstatuut opstellen, waarin zij beschrijven hoe hun organisatie is ingericht met betrekking tot beleggen.

 

 

Gezien in jaarverslagen

Patrimonium (jv 2017)

Governance-inspectie

Op 7 juni 2017 heeft de Autoriteit Woningcorporaties (AW) een governance-inspectie uitgevoerd bij Patrimonium Barendrecht. Leden van de RvC en de directeur-bestuurder hebben een gesprek gehad met de AW over de governance bij Patrimonium. De AW heeft naar aanleiding van de aangeleverde informatie en de gevoerde gesprekken geconstateerd dat Patrimonium in voldoende mate aan de eisen van good governance voldoet en er zijn geen specifieke punten van zorg over de governance aangetroffen.

Rochedale (jv 2017)

In 2016 zijn de statuten gewijzigd. De statuten zijn in overeenstemming gebracht met de bepalingen van de Herzieningswet en de Governancecode. Op 1 juli 2017 is de Veegwet in werking getreden. Dit vraagt opnieuw om een aanpassing van de statuten. Voordat tot aanpassing wordt overgegaan wachten we eerst de resultaten van de evaluatie van de Veegwet af. Het reglement financieel beleid en beheer is wel in 2017 in overeenstemming met de Veegwet gebracht. De wijzigingen in het reglement hebben voornamelijk betrekking op de reikwijdte van het reglement en het verstrekken van collegiale leningen. De Autoriteit woningcorporaties (Aw) heeft het aangepaste reglement goedgekeurd. De wijzigingen in het reglement financieel beleid en beheer werken ook door in het treasurystatuut. Het treasurystatuut is hierop aangepast. De raad heeft het aangepaste treasurystatuut goedgekeurd. In 2017 heeft een externe partij in opdracht van het bestuur een Woningwet compliance scan uitgevoerd. Uit de scan blijkt dat Rochdale vrijwel compleet compliant is. We kregen wel de aanbeveling om de gevallen waarin een meldingsplicht aan de minister aan de orde is, expliciet in de reglementen van raad van commissarissen en raad van bestuur op te nemen. De reglementen zijn vervolgens met bepalingen over het melden aangevuld. We maakten in 2017 een begin met de herijking van het investeringsstatuut. Dit is nodig omdat het huidige statuut niet meer in lijn is met het actuele ontwikkelproces en de financi.le toetsingscriteria om herziening vragen. Ook is aanscherping van het onderscheid tussen DAEBen niet-DAEB-investeringen nodig is en het statuut moet in overeenstemming worden gebracht met de Herzieningswet. De uitgangspunten voor het vernieuwde statuut zijn met de auditcommissie besproken. In 2018 wordt het herijkte statuut op basis van de overeengekomen uitgangspunten ter vaststelling aan de raad voorgelegd. De statuten en de reglementen staan op de website.

Woonpunt (jv 2017)

Governance-inspectie Aw in 2017

In maart 2017 is door de Aw een governance-inspectie uitgevoerd. Bij deze inspectie is gebruik gemaakt van het uit 2015 daterende visitatierapport, een samenvatting van de zelfevaluaties van de rvc over 2015 en 2016, de verslagen van de rvc over de jaren 2015 en 2016 en de verslagen van het MT uit 2015 en 2016. Daarnaast is gesproken met de bestuurders en de voorzitter en een 3-tal leden van de rvc. De uitkomsten hiervan zijn vastgelegd in een brief van 19 april 2017. Daarbij is geconcludeerd dat Woonpunt op dat moment in voldoende mate aan de eisen van de governance, zoals verwoord door de Aw, voldoet. Desalniettemin bevat de beoordelingsbrief een aantal aandachtspunten, zoals het uitvoeren van een zelfevaluatie in 2017 onder externe begeleiding (inmiddels geëffectueerd; zie verderop in dit verslag), een nadrukkelijker focus op risicobeheersing en het hebben van een risicobeheersingssysteem, het tonen van meer daadkracht (doorvragen en doorpakken) in de verhouding rvc-bestuur, het operationaliseren van risicomanagement en het verder verbeteren van de financiële functie. De rvc constateert dat in het verdere verloop van 2017 met de genoemde aandachtspunten voortvarend aan de slag is gegaan.

Ymere (jv 2017)

De statuten van Ymere zijn in lijn met de Woningwet. Op grond van artikel 23 van de Woningwet moeten ook de statuten van de dochters van Stichting Ymere in overeenstemming zijn met de voorschriften uit de Woningwet. Op 16 mei 2017 heeft de governancecommissie de modelstatuten van een positief advies voorzien. Vervolgens zijn deze modelstatuten goedgekeurd door de raad van Ymere Jaarverslag 2017 91 commissarissen tijdens de vergadering op 28 juni 2017. Deze modelstatuten zijn gebruikt voor de directe en de indirecte dochters.

In juli 2017 legde Ymere de nieuwe statuten van de 35 dochters ter goedkeuring voor aan de Autoriteit woningcorporaties (Aw). Op 31 augustus 2017 meldde de Aw dat de nieuwe statuten van de dochters zijn goedgekeurd. De definitieve statuten, zoals Ymere die heeft voorgelegd en die zijn goedgekeurd door de Aw, zijn gelijk aan de modellen die Ymere op 28 juni 2017 aan de raad van commissarissen voorlegde. Voor al deze statutenwijzigingen is op grond van de statuten van Stichting Ymere een formeel goedkeuringsbesluit van de raad van commissarissen nodig. Deze goedkeuring van de definitieve statuten is verleend op 19 oktober 2017. Daarna zijn de nieuwe statuten door de notaris in een akte vervat en daarmee definitief van toepassing geworden.

Nader bekeken

Heeft uw vereniging of stichting de statuten aangepast?

Door de Veegwet moeten verenigingen en stichtingen vóór 1 januari 2019 hun statuten nogmaals aanpassen. De Autoriteit Woningcorporaties kan op verzoek uitstel voor deze statutenwijziging verlenen (bijvoorbeeld wanneer de corporatie voor 1 juli 2019 gaat fuseren).