6

Samenstelling & functioneren

6.1. Samenstelling

6.1.1. Profielschetsen

Neem een tekst op over de profielschets van de rvc, ongeacht of deze is aangepast in het verslagjaar. Geef kort de essentie van het profiel weer. Verwijs naar de website. Is de profielschets in het verslagjaar geëvalueerd en/of aangepast? Vermeld dit.

Woningwet

Artikel 30 lid 5

De rvc is zodanig samengesteld dat de commissarissen ten opzichte van elkaar, het bestuur en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. Een commissaris is deskundig en heeft geen persoonlijk belang in de toegelaten instelling of de door haar in stand gehouden onderneming met haar verbonden ondernemingen.

Governancecode

Bepaling 3.16 (‘pas toe’ of ‘leg uit’)

Een evenwichtig samengestelde rvc betekent verscheidenheid (Denk daarbij aan geslacht, leeftijd, beroepsgroepen, kennis en expertise, etnische afkomst en persoonlijkheidskenmerken). Om dit te bevorderen stelt de rvc een profielschets op. In deze schets worden eisen gesteld aan de samenstelling van de rvc. Deze eisen moeten ervoor zorgen dat de rvc naast een diverse samenstelling ook de juiste kennis en ervaring in huis heeft (Zoals ervaring in de volkshuisvesting, financiële kennis en ervaring, deskundigheid op het gebied van HR, bestuurlijke ervaring bij naar omvang gelijkwaardige of grotere organisaties, relevante vastgoedexpertise en juridische kennis. In de profielschets kunnen ook kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen ten aanzien van diversiteit worden vastgelegd).

 

Nader bekeken

Een derde van de rvc uit huurderscommissarissen

De Woningwet bepaalt dat minstens een derde van de rvc moet bestaan uit huurderscommissarissen die rechtstreeks zijn voorgedragen door huurders. De procedure voor deze voordracht staat in de wet. Met de Veegwet is de procedure iets gewijzigd. Zijn uw statuten, uw profielschets en rvc-reglement hierop aangepast?

 

Voorbeeldtekst

De rvc heeft een profielschets opgesteld voor zijn samenstelling. Hierin is onder andere opgenomen dat alle leden van de raad van commissarissen aan een aantal algemene functie-eisen dienen te voldoen. Daarnaast is opgenomen dat in de raad diverse specifieke deskundigheden aanwezig zullen moeten zijn om het brede spectrum van de woningcorporatie te kunnen overzien. (in het schema ‘Samenstelling rvc’ op pagina [p] is weergegeven aan welk profiel de betreffende commissarissen in het verslagjaar voldoen). Het functioneren van de raad is gediend bij een goede teamsamenstelling en diversiteit; ook op dit gebied zijn in het profiel criteria opgenomen. De individuele leden dienen elkaar qua competenties aan te vullen en in goede harmonie met elkaar te kunnen samenwerken, maar dienen elkaar ook kritisch te kunnen aanspreken.

De in de statuten en in de profielschets ten doel gestelde rvc bestaat uit [aantal] leden, waarvan twee voorkeurscommissarissen, aan te wijzen door de huurdersvereniging, en één voorkeurscommissaris, aan te wijzen door de OR (op basis van bindende voordracht).

De profielschets is op [datum in verslagjaar] aangepast (of: geëvalueerd en ongewijzigd vastgesteld) als gevolg van de jaarlijkse herijking (of: de werving van een nieuwe commissaris. Of: de wetswijziging met betrekking tot het aantal voorkeurscommissarissen). Het document is gepubliceerd op de website van [woningcorporatie] [link invoegen].

De rvc is van mening dat de profielschets en de hierin opgenomen competenties, deskundigheden en ervaringen goed zijn uitgebalanceerd en mede zijn gebaseerd op de door de VTW opgestelde criteria voor goed intern toezicht.

 

Gezien in jaarverslagen

Woonstede (jv 2017)

De RvC streeft naar een gemengde en gebalanceerde samenstelling van de Raad. Dit geldt voor geslacht, leeftijd, beroepsgroepen, kennis en expertise, etnische afkomst en persoonlijkheidskenmerken. Eveneens wordt gestreefd naar een voldoende mate van regionale betrokkenheid. De volledige profielschets is te raadplegen op de website.

Heemwonen (jv 2017)

In de loop van 2017 is er een draaiboek gemaakt voor de (her)benoeming en werving en selectie van RvC-leden. Dit draaiboek is in overeenstemming met de Woningwet en gebaseerd op de handreiking van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties. De huurdersorganisatie is betrokken bij de totstandkoming van het draaiboek en heeft instemming verleend, conform het bindend voordrachtsrecht.

Ontwikkelkompas

Met het Ontwikkelkompas (https://www.vtw.nl/ontwikkelkompas) bekijkt u uw ontwikkeling vanuit vier perspectieven.

beeld invoegen

6.1.2. Benoeming

Zijn er commissarissen toegetreden tot de raad? Vermeld dit. Beschrijf de gevolgde procedure, waaruit blijkt dat u zorgvuldig te werk gaat en als raad onafhankelijk van het bestuur handelt.

Woningwet

Artikel 36 lid 3

In het jaarverslag moet er verslag worden gedaan van de naleving van de wettelijke regels voor de benoeming van commissarissen.

Governancecode

Bepaling 3.17 (‘pas toe’ verplicht)

De gevolgde procedure van werving en selectie van leden van … rvc wordt in het jaarverslag verantwoord. Vacatures worden op de website van de corporatie gepubliceerd en openbaar opengesteld via bijvoorbeeld een advertentie. De rvc kiest hierin onafhankelijk. Het bestuur heeft een adviserende rol.

Bepaling 3.18 (‘pas toe’ of ‘leg uit’)

Het bestuur en de rvc zorgen voor de juiste ondersteuning van en samenwerking met de huurders(organisatie) bij hun voordracht van commissarissen als bedoeld in de Herzieningswet. Voor de op voordracht van de huurdersorganisatie(s) benoemde commissarissen gelden dezelfde criteria en vereisten als voor de andere commissarissen. (De handreiking van VTW en de Nederlandse Woonbond biedt een kader voor de profielschets, werving en selectie, de benoeming en de rol en taak van de ‘huurderscommissaris’.)

Bepaling 3.20 (‘pas toe’ verplicht)

Leden van de rvc worden benoemd door de rvc voor een periode van ten hoogste vier jaar en kunnen eenmaal voor een periode van ten hoogste vier jaar worden herbenoemd. In geval van fusie van de corporatie gaat de termijn niet opnieuw in.

 

Nader bekeken

Nevenfuncties

In de Woningwet staat welke (neven)functies niet te combineren zijn met een commissariaat bij woningcorporaties.

Benoemingstermijn

Indien u besluit een commissaris te benoemen voor een kortere periode dan vier jaar, mag er desondanks maar één maal worden herbenoemd voor ten hoogste vier jaar. In een dergelijk geval kan de totale zittingstermijn dus geen acht jaar bedragen!

 

Voorbeeldtekst

Als gevolg van het bereiken van de maximale zittingsduur heeft commissaris [naam] op [datum] zijn functie als vice-voorzitter beëindigd. De raad dankt [naam] voor zijn [typering werk].

De selectie- en benoemingscommissie is reeds in het voorjaar gestart met de voorbereiding van de wervings- en selectieprocedure. Na bespreking van de profielschets, gewenste deskundigheid en vacaturetekst in de rvc is de vacature op de website van de corporatie gepubliceerd en openbaar opengesteld via een advertentie in [website / dagblad]. Er was geen sprake van werving van een voorkeurscommissaris. De gewenste deskundigheden waren [deskundigheid1] en [deskundigheid2].

Vijf kandidaten zijn uitgenodigd voor een gesprek. De eerste ronde vond plaats met de voorzitter van de rvc en de voorzitter van de selectie- en benoemingscommissie. Twee kandidaten hebben een tweede gesprek gehad. Deze ronde vond plaats met de voorzitter en een ander lid van de raad.

[naam] is op [datum] benoemd tot commissaris in de rvc. De rvc meent met zijn benoeming een uitstekende opvolger te hebben gevonden, die niet alleen bijdraagt aan de ervaring en deskundigheid van de raad maar ook aan zijn diversiteit.

 

Gezien in jaarverslagen

Heemwonen (jv 2017)

Sinds 21 februari 2017 telt de RvC één vrouwelijk lid. Dat is 16,67 procent van het totaal aantal van zes RvC-leden. Bij de werving van de nieuwe voorzitter van de RvC hebben naast evenwicht in competenties, het vervullen van een voorbeeldfunctie en de man-vrouwverdeling nadrukkelijk meegewogen. Er is gekozen voor een werving- en selectiebureau dat is gespecialiseerd in vrouwen in topposities. Bij een vergelijkbare kandidatuur, zou de voorkeur uitgaan naar een vrouw. Eind 2017 was de procedure voor aankomend voorzitter RvC afgerond. Op 1 januari 2018 is de nieuwe kandidate als lid van de RvC gestart. Op 1 februari 2018 heeft zij de huidige voorzitter opgevolgd. Hiermee bedraagt het aandeel vrouwen in de RvC in 2018 33 procent.

Mitros (jv 2017)

Bij elke (her)benoeming houdt de RvC de profielen kritisch tegen het licht en actualiseert deze zo nodig. Om een evenwichtig samengestelde RvC te bevorderen stelt de Raad vast op welk deskundigheidsgebied en/of competentie een (nieuwe) commissaris nodig is. De werving van nieuwe commissarissen gebeurt openbaar. De RvC kiest hierin onafhankelijk en de directie heeft een adviserende rol.

Is sprake van belet of ontstentenis van het bestuur en neemt een commissaris het tijdelijk over?

Er gelden uitzonderingsregels. Zie bepaling 3.28.

Governancecode

Bepaling 3.28 (‘pas toe’ verplicht)

In geval van ontstentenis of belet van het bestuur kan een lid van de rvc bij hoge uitzondering voor maximaal drie maanden de rol van bestuurder op zich nemen. In dat geval treedt het lid tijdelijk terug uit de rvc en neemt dus niet deel aan de besluitvorming van de rvc. Na deze periode van maximaal drie maanden kan deze persoon weer toetreden tot de rvc . Hierbij wordt dit lid niet betrokken bij de besluitvorming over zaken die zich in die betreffende drie maanden hebben voorgedaan.

6.1.3. Schema samenstelling & rooster van aftreden

Neem een schematische weergave op van de samenstelling van de rvc.

Vermeld in het schema alle leden die tussen 1 januari van het verslagjaar en de datum van ondertekening van het verslag (één jaar en enkele maanden later):

  • lid zijn (van de rvc);
  • lid zijn geweest;
  • zijn benoemd en nog moeten toetreden.

Vermeldt ook de vacatures, als die er zijn. Neem voor iedere functionaris de volgende informatie op:

  • Voorletters en achternaam;
  • Geboortejaar;
  • Functies binnen rvc (indien het de voorzitter of vice-voorzitter betreft*);
  • Of het een voordrachtsbenoeming betreft en zo ja, door wie (bijvoorbeeld door huurders of medewerkers)*;
  • Deskundigheidsprofiel(en) uit profielschets;
  • Datum in functie (cq. start eerste termijn);
  • Datum uit functie (indien van toepassing);
  • Benoemd tot en met (datum einde huidige termijn**). Vermeld of het de eerste of tweede termijn betreft, met verwijzing ‘herbenoembaar’ of ‘niet-herbenoembaar’);
  • Lidmaatschap subcommissies*;
  • Functies binnen subcommissies* (indien het de voorzitter of vice-voorzitter betreft*).
  • Functie (indien elders werkzaam*)
  • Nevenfuncties (inclusief maatschappelijke nevenfuncties*) NB Dit is verplicht op grond van artikel 36 lid 2 Woningwet 2015

Heeft u aankomende mutaties en gaat u werven? Overweeg een overlappende periode zodat een goede overdracht is geborgd. Mogelijk kunt tijdelijk een extra commissaris tewerkstellen (indien de statuten dit toelaten). Anders kan een nieuw geworven, aankomend commissaris als toehoorder meedraaien.

* Ook start en/of einddatum vermelden indien mutatie tussen 1 januari verslagjaar en dagtekening verslag van de rvc.

** Peildatum = dagtekening verslag van de rvc

Governancecode

Uit: ‘Naleving, monitoring en handhaving’

Aedes en de VTW monitoren de naleving van vier specifieke bepalingen van de Governancecode, te weten: … de zittingstermijn van commissarissen…

 

Voorbeeldtekst

De volgende tabel bevat de gegevens die u voor ieder rvc-lid kunt weergeven:

Mevr. Drs. J.A.C. (Jeanine) Bos
Persoonlijke gegevens
Gegevens mbt rvc [woningcorporatie]
Geboortejaar 1964
Functie Manager …  
Overige nevenfuncties
Voorzitter rvc [A] / miv. 3 april
Lid rvc [A] / tot 3 april
Lid [B] / miv. 30 september
Lid [C] 
Lid [D]
Lid [E] / miv. 2 januari 2019
Benoeming
Aanvang 1e termijn / 18 maart 2014 
Aanvang 2e termijn / 18 maart 2018
Einde huidige termijn / maart 2022
Herbenoembaar / Nee
 
Rol
Voorzitter / miv. 17 juni
Vicevoorzitter / tot 17 juni
Lid remuneratiecommissie
Voorzitter strategiecommissie / van 20 mei tot 17 juni
 
Profiel
Deskundigheid vastgoed & woningmarkt

Opmerking bij bovenstaand voorbeeld:

  • indien u geen jaartal bij data vermeldt, ligt deze datum in het verslagjaar.
  • Indien u bij een nevenfunctie helemaal geen datum vermeldt, was deze nevenfunctie van toepassing van start verslagjaar tot datum ondertekening rvc-verslag.
  • Verwijst u naar een datum na verslagjaar: vermeldt altijd het jaartal (2019).

6.1.4. Stagiaires

Heeft u stagiaires van de leergang Aankomend commissarissen gehad in uw raad? Maak hiervan melding.

Gezien in jaarverslagen

Mitros (jv 2017)

In 2017 heeft een deelnemer van de leergang aankomend commissarissen van de VTW stage gelopen bij de RvC.

Ymere (jv 2017)

Een werving-en-selectiebureau zet zich in om potentiële toezichthouders – allen met een biculturele achtergrond – kennis te laten maken met de woningbouwsector. Sinds de zomer van 2016 tot eind september 2017 heeft stagiair Karim El-Khetabi de vergaderingen van de raad van commissarissen en commissies bijgewoond als toehoorder. De stagiair heeft zich daarnaast beziggehouden met het ontwikkelen van een toezichtsvisie samen met de gehele raad en de statutaire directie.

6.1.5. Conclusie samenstelling

Neem een concluderende visie op omtrent de samenstelling van de rvc.

Ook al zijn alle profielen en reglementen op orde: dekt de deskundigheid en ervaring van de aanwezige commissarissen volgens u de opgave? Ook als vijf jaar vooruit wordt gekeken? Bent u als raad goed samengesteld voor wat betreft diversiteit? Heeft u een goed team?

6.2. Functioneren

6.2.1. Integriteit en onafhankelijkheid

Verklaar dat u integer en onafhankelijk handelt. Beschrijf hoe u dit borgt en toetst.

Governancecode

Bepaling 3.25 (‘pas toe’ verplicht)

De woningcorporatie verstrekt commissarissen onder geen beding persoonlijke leningen, financiële garanties of andere financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid. Commissarissen mogen voorts onder geen voorwaarde activiteiten ontplooien die in concurrentie treden met de woningcorporatie, schenkingen aannemen van de corporatie en haar relaties, of derden op kosten van de woningcorporatie voordelen verschaffen. Commissarissen verrichten buiten hetgeen volgt uit hun functie als toezichthouder geen werkzaamheden voor de corporatie. Deze eisen worden voorzien van normen vastgelegd in de interne gedrags- of integriteitscode. Als beginsel geldt dat ook schijn moet worden vermeden.

Bepaling 3.26 (‘pas toe’ of ‘leg uit’)

Commissarissen melden een (mogelijk) tegenstrijdig belang direct aan de voorzitter van de rvc en aan de overige leden van de raad. Daarbij geeft de commissaris inzicht in alle relevante informatie…

Bepaling 5.7 (‘pas toe’ of ‘leg uit’)

Naast de harde sturings- en beheersmaatregelen zoals bedoeld in 5.5, besteden bestuur en rvc, ieder vanuit hun eigen rol, aandacht aan soft controls: gedragsbeïnvloeding, ondersteund door voorbeeldgedrag, dat appelleert aan het persoonlijk handelen van alle betrokkenen, en waarvan een invloed uitgaat op waarden en normen (zoals integriteit, loyaliteit, motivatie). Hoewel minder meetbaar kan daarmee een belangrijke bijdrage worden geleverd aan het beheersen van risico’s.

Bepaling 3.27 (‘pas toe’ of ‘leg uit’)

Iedere commissaris moet onafhankelijk en kritisch bij kunnen dragen aan het toezicht van de rvc. De rvc stelt van iedere commissaris vast of hij/zij onafhankelijk toezicht kan houden en meldt dat in het jaarlijks Verslag van de rvc. Daarbij neemt de raad de bepalingen als genoemd in de Herzieningswet in acht.

 

Voorbeeldtekst

Ieder rvc-lid dient te handelen volgens de integriteitsverklaring die hij/zij heeft ondertekend. Door deze ondertekening geeft een commissaris aan dat hij of zij zich in het verleden, het heden en in de toekomst integer en in overeenstemming met de hiertoe opgestelde wet- en regelgeving en bedrijfsregels heeft en zal gedragen. Bij de benoeming van nieuwe commissarissen hanteert de raad van commissarissen een zogeheten integriteitscheck.

Commissarissen melden een (mogelijk) tegenstrijdig belang direct aan de voorzitter van de rvc en aan de overige leden van de raad. In het verslagjaar … [toelichting]

De raad is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, het bestuur en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen functioneren en hun taak naar behoren kunnen vervullen. De leden van de raad hebben geen nevenfuncties die tegenstrijdig zijn aan het belang van [woningcorporatie]. Met andere woorden: er is een waarborg dat de leden van de raad op onafhankelijke wijze tot hun oordeel kunnen komen.

Voor meer informatie verwijzen we u naar de website, rubriek ‘Governance’ [link invoegen]. U vindt hier onder andere de integriteitsverklaring, [verwijzing naar relevante stukken].

 

Gezien in jaarverslagen

Heemwonen (jv 2017)

De RvC heeft onafhankelijkheid en integriteit hoog in het vaandel staan. Iedere commissaris is onafhankelijk en kan kritisch bijdragen aan het toezicht door de RvC. De vastgestelde integriteitscode en bijbehorende gedragscode gelden voor iedereen die optreedt namens HEEMwonen. Niet alleen voor medewerkers, de directeur- bestuurder en de RvC, maar ook voor bedrijven die werken in opdracht van HEEMwonen. Het is een openbaar document, dat te vinden is op de website van HEEMwonen.

6.2.2. Aanspreekbaarheid

Verklaar dat u aanspreekbaar bent. Organiseer dat mensen u kunnen vinden en bereiken indien hiertoe de behoefte bestaat.

Governancecode

Principe 2

Het bestuur is aanspreekbaar op en legt verantwoording af over de maatschappelijke en financiële prestaties van de woningcorporatie als geheel, alsmede over de strategische keuzes die zijn gemaakt. De rvc is aanspreekbaar op en legt verantwoording af over het gehouden toezicht.

Bepaling 3.11 (‘pas toe’ verplicht)

De rvc is aanspreekbaar op zijn functioneren…

 

Gezien in jaarverslagen

Woonstede (jv 2017)

De RvC hecht waarde aan zijn aanspreekbaarheid. Dit geldt zowel voor belanghebbenden als voor medewerkers van Woonstede. De maatschappelijke doelen van Woonstede komen tot stand in samenspraak met vertegenwoordigers van bewoners, de gemeenten en andere belanghebbenden.

 

Voorbeeldtekst

De rvc hecht grote waarde aan zijn aanspreekbaarheid. Eenieder is uitgenodigd zich tot de rvc te wenden als daartoe aanleiding is. De contactgegevens van de rvc staan op de website van de corporatie.

6.2.3. Meldingsplicht

Verifieer wat de ‘brede meldingsplicht’ richting de Autoriteit woningcorporaties voor uw corporatie en voor uw rvc betekent. Indien u als rvc verplicht bent melding te doen aan de Autoriteit woningcorporaties en u heeft dit gedaan, neem dat dan op in het jaarverslag.

Nader bekeken

Brede meldplicht raden van toezicht (Art. 31 lid 4 Woningwet jo. art. 29 Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting)

Voor raden van commissarissen van toegelaten instellingen geldt op basis van de regelgeving een brede meldingsplicht. Voor zover het bestuur van de toegelaten instelling de Autoriteit Woningcorporaties niet al schriftelijk heeft geïnformeerd moet een rvc bij financiële problemen, dreigende sanering, het ontbreken van financiële middelen voor het voortzetten van verbindingen, twijfel over de integriteit bij beleid of beheer bij de corporatie, rechtmatigheidkwesties of bijvoorbeeld het niet halen van de toewijzingsnormen, dit onverwijld melden aan de Autoriteit woningcorporaties. Dit kan via een speciaal meldformulier ‘ongewone omstandigheden’ op de website van de Autoriteit woningcorporaties onder ‘meldingen en vragen/ongewone omstandigheden’.

 

Zie verder

Meldingen ongewone omstandigheden

https://www.ilent.nl/onderwerpen/autoriteitwoningcorporaties/
meldingen_en_vragen/meldingen_ongewone_omstandigheden_
door_raden_van_toezicht/index.aspx

6.2.4. Informatievoorziening

Beschrijf de informatievoorziening aan de raad. Laat zien dat u zich breed informeert en hierbij niet alleen afhankelijk bent van het bestuur. Beschrijf hoe u uw ‘informatiehaalplicht’ invult.

Governancecode

Bepaling 3.24 (‘pas toe’ of ‘leg uit’)

De rvc en de afzonderlijk commissarissen hebben een eigen verantwoordelijkheid (zogenaamde ‘informatiehaalplicht’) om ervoor te zorgen dat zij beschikken over relevante informatie van bestuur, externe accountant en/of derden (zoals het management, adviseurs, de interne auditor of controller of de externe toezichthouder). Indien nodig kan de rvc informatie inwinnen bij functionarissen en externe adviseurs van de woningcorporatie. Het bestuur wordt daarvan vooraf op de hoogte gesteld en kan daar desgewenst bij helpen. Ook kan de rvc aan bepaalde functionarissen en externe adviseurs vragen bij vergaderingen van de rvc aanwezig te zijn.

Bepaling 5.5 (‘pas toe’ verplicht)

Het bestuur verschaft de rvc alle relevante informatie ten behoeve van (het toezicht op) de risicobeheersing. Hieronder kan worden verstaan:

  • Risicoanalyses van de operationele en financiële doelstellingen;
  • Handleidingen en procedures voor het opstellen van de financiële verslaggeving;
  • Periodieke monitoring en rapportages waarmee al gedurende een jaar inzicht wordt gegeven in de (financiële) prestaties van de corporatie;
  • Criteria die worden gehanteerd bij het aangaan en beëindigen van contracten en/of samenwerkingsverbanden met derden;
  • Criteria die worden gehanteerd bij het doen van (des)investeringen in vastgoed;
  • Vergelijkende benchmarks (waaronder in ieder geval de Aedes-benchmark). Hierbij worden de prestaties van de corporatie vergeleken met die van andere corporaties;
  • Inzicht in en toezicht op de soft controls; dit zijn gedragsbeïnvloedende omstandigheden op het persoonlijk functioneren van medewerkers.

 

Voorbeeldtekst

De rvc heeft een informatieprotocol opgesteld waarmee afspraken met het bestuur zijn gemaakt over de informatievoorziening.

De rvc ziet erop toe dat de ontvangen informatie de relevante aspecten laat zien op financieel, volkshuisvestelijk, maatschappelijk en organisatorisch gebied, en op het gebied van de dienstverlening aan de klanten van [corporatie].

Om zijn taken goed te kunnen vervullen heeft de raad zich in het verslagjaar regelmatig mondeling en schriftelijk door het bestuur laten informeren over de volgende specifieke onderwerpen: []

De raad laat zich ook informeren door relevante stakeholders binnen en buiten de organisatie. De rvc zorgt er ook voor dat zelfstandig informatie wordt ingewonnen over de gang van zaken bij [corporatie]. Zo zijn er gesprekken met de bestuurders, de ondernemingsraad, de huurdersorganisatie, de maatschappijraad en de accountant. De rvc ervaart de contacten met de huurderorganisatie en de OR als zeer belangrijk omdat daarmee vanuit verschillende perspectieven informatie wordt verkregen over het functioneren van [corporatie].

De rvc is van oordeel dat de planning- en controlcyclus van [corporatie] goed functioneert en toereikende informatie genereert voor de toezichthoudende taak van de commissarissen. De specifieke doelen die de organisatie zich in een jaar stelt, worden in goed meetbare prestatie-indicatoren gedefinieerd en er wordt bijgestuurd als daar aanleiding toe is. Verandering van omgeving – zoals wijziging van wetgeving – wordt systematisch bijgehouden en de implementatie van veranderingen wordt beheerst.

 

Nader bekeken*

In een informatieprotocol maakt de raad afspraken met het bestuur over de informatievoorziening. Om proactief en professioneel toezicht te kunnen houden heeft een raad strategische informatie nodig. Die krijgt hij in eerste instantie van het bestuur. Daar is niets mis mee en de verstrekking daarvan gebeurt meestal op correcte wijze. Het punt is dat de raad onafhankelijk toezicht moet houden. Hij moet dus ook de informatie van het bestuur kunnen toetsen op juistheid en volledigheid. En als de risico’s voor een organisatie toenemen, dan heeft de raad zelfs de plicht om zelf informatie te vergaren. Dat hebben de politiek en de rechtspraak inmiddels voldoende duidelijk gemaakt en is nu ook opgenomen in de governancecode, in bepaling 3.24.

* Gedeelte uit ‘Vijf tips voor het opstellen van een toezichtvisie en toezichtkader’ © 2014, Instituut voor Governance & Leiderschap

 

Gezien in jaarverslagen

Heemwonen (jv 2017)

De voorzitter van de RvC bepaalt de agenda en bereidt samen met de directeur-bestuurder de vergaderingen voor. Actualiteiten uit de sector en ontwikkelingen die HEEMwonen raken, staan standaard op de agenda. De informatie die nodig is voor het uitoefenen van goed toezicht is adequaat en wordt tijdig verstrekt. De meeste stukken worden twee weken voorafgaand aan de RvC vergadering behandeld in één van de kerncommissies. De commissarissen ontvangen de vergaderstukken één week voor de RvC-vergadering. Indien nodig wordt de RvC via mail of anderszins geïnformeerd over specifieke thema’s zoals persberichten en/of crisissituaties. …

De Raad van Commissarissen wordt onder andere via actualiteitenoverzichten en managementrapportages periodiek geïnformeerd over de relatie met partners, zoals beide gemeenten, zorgpartijen, huurdersorganisatie en collega-corporaties.

Nijestee (jv 2017)

Een woningcorporatie is een maatschappelijke onderneming zonder winstoogmerk. Corporaties zijn opgericht om mensen te huisvesten die niet op eigen kracht een woning kunnen kopen of huren, de huren zijn daarom niet commercieel. In de huisvesting van die groepen zit dan ook het maatschappelijk rendement: welke bijdrage leveren corporaties aan de vragen die in de samenleving spelen? In de sector is een zoektocht gaande om meer grip te krijgen op het fenomeen maatschappelijk rendement. Aedes ontwikkelde de TransparantieTool om in de discussie met belanghouders als huurders en de gemeente zichtbaar te maken wat de consequenties zijn van bijvoorbeeld keuzes in investeringen in bezit, verlagen/verhogen van huren of verlagen/verhogen organisatiekosten. De tool is in 2017 door Nijestee toepasbaar gemaakt voor de eigen situatie. In 2018 wordt de discussie over het gewenste maatschappelijk rendement van Nijestee met de RvC verder gevoerd aan de hand van deze tool.

Mitros (jv 2017)

In november vond een 2-daagse heisessie plaats. Daar hebben de RvC en directie gesproken met Bernard Wientjes, voorzitter van de taskforce Bouwagenda. Voor de corporatiewereld heeft verduurzamen van de huurwoningen de hoogste prioriteit. Geconstateerd is dat het proces van verduurzamen versnelling behoeft. Het gaat namelijk om 7 miljoen woningen. Corporaties moeten hun nek durven uit te steken en zouden dit met andere partijen moeten doen. Afgesproken is dat Mitros een voortrekkersrol gaat vervullen in de samenwerking met andere corporaties op dit vlak.

Rochedale (jv 2017)

De omgeving waarin corporaties opereren is dynamisch. Ontwikkelingen in demografie, technologie, automatisering, economie, maatschappij en politiek vragen om anticiperen. In een afzonderlijke bijeenkomst van de raad, het bestuur en de managers onder leiding van professor Annemieke Roobeek zijn de trends en ontwikkelingen in de samenleving die corporaties raken besproken. We zijn ook ingegaan op de vraag hoe Rochdale hierop kan inspelen, zodat zij haar strategie zo goed mogelijk kan uitvoeren.

Ymere (jv 2017)

Ook in 2017 sprak de raad met medewerkers van Ymere en stakeholders in het werkgebied. Het werkbezoek aan het Klantcontactcentrum in Amsterdam-West werd zeer gewaardeerd, net als de wijkronde met de leermeester. De raad beseft hoezeer dergelijke bezoeken bijdragen aan betrokkenheid en begripsvorming over en weer. Ook voor volgend jaar neemt de raad zich voor geregeld het werkgebied in te trekken. De raad van commissarissen bracht al wandelend en fietsend een aantal werkbezoeken aan projecten in het werkgebied van Ymere. Zo werd onder andere een bezoek gebracht aan de wijk Amsteldorp, waar in 2017 de Woningruilweken plaatsvonden. In oktober organiseerde Ymere een stakeholdersbijeenkomst met als onderwerp “Thuis in de Metropool”. De commissarissen waren hierbij aanwezig. Er is met bestuurders, kennisexperts, huurders en gemeentelijke vertegenwoordigers gesproken over uitdagingen op het gebied van wonen in de Metropoolregio Amsterdam. ….

Op 14 en 15 september heeft de gehele raad samen met de directieraad een tweedaags werkbezoek gebracht aan Zuid-Limburg. De raad bezocht hier een aantal collega-corporaties. We spraken met elkaar over de geheel verschillende opgaven waar we voor staan: krimp voor hen en extreem hoge druk op de woningmarkt voor ons. We lieten ons inspireren door de strategieën van deze collega’s om hun problematiek het hoofd te bieden en wisselden ook ervaringen uit met de aanpak van de verduurzamingsopgave.

6.2.5. Introductieprogramma

Heeft u nieuwe commissarissen gekregen in uw raad? Beschrijf het introductieprogramma voor commissarissen. Vermeld wie dit programma wanneer heeft doorlopen.

Governancecode

Uit bepaling 1.2 (‘pas toe’ of ‘leg uit’)

…Het aspect ‘voorbeeldfunctie’ is een belangrijk onderdeel van het introductieprogramma voor nieuwe bestuurders en commissarissen…

Bepaling 3.21 (‘pas toe’ of ‘leg uit’)

Alle commissarissen volgen na benoeming een introductieprogramma waarin de relevante aspecten van de functie aan bod komen. Daarbij wordt gedacht aan de volgende zaken:

De verantwoordelijkheden van een commissaris

De risico’s die zijn verbonden aan het werk als commissaris.

 

Voorbeeldtekst

In [maand] heeft [naam] een introductieprogramma doorlopen, waarin zij onder andere heeft kennisgemaakt met het management, diverse medewerkers en huurders van [woningcorporatie]. In het programma kwamen de volgende zaken aan bod: [beschrijving]. [naam] kijkt terug op een interessante week en dankt de betrokkenen. Met name met betrekking tot [onderwerp] heeft zij, dankzij de afdelingsbezoeken, een beter zicht gekregen op de actuele stand van zaken.

 

Gezien in jaarverslagen

Heemwonen (jv 2017)

Voorbeeldfunctie

Vanuit het introductieprogramma voor nieuwe commissarissen wordt ruimschoots aandacht besteed aan de kernwaarden van HEEMwonen (betrokken, ondernemend en duidelijk). De kernwaarden vormen een rode draad in organisatieontwikkelingen. Ook zijn ze ingebed in terugkoppelingen over diverse onderwerpen, zoals Governance in het algemeen en bijeenkomsten met stakeholders. In 2017 is het introductieprogramma aangescherpt conform de Woningwet en onder andere aangevuld met de voorbeeldfunctie. Ook in het nieuwe RvC-reglement is de voorbeeldfunctie van RvC-leden opgenomen. Het kunnen vervullen van een voorbeeldfunctie heeft meegewogen bij de werving en selectie en herbenoeming van de commissarissen in 2017.

6.2.6. Werkbezoeken, excursiedagen

Vermeld excursiedagen, project- en bedrijfsbezoeken, indien deze hebben plaatsgehad.

Gezien in jaarverslagen

Nijestee (jv 2017)

De RvC hecht eraan om goed op de hoogte te blijven van de actualiteit in de stad en zich te verdiepen in de discussies die in de sector spelen. Met regelmaat organiseert de RvC daarom een themabijeenkomst over een actueel onderwerp. Daarnaast houdt de RvC jaarlijks een aantal werkbezoeken. Dit jaar bezocht de RvC het WIJ-team in Beijum en maakten de leden een fietsronde langs diverse locaties uit het ‘bidbook’ van Nijestee, een serie potentiële ontwikkelingslocaties in de stad. In 2017 ging een delegatie van de RvC ook in gesprek met de lokale wethouder Volkshuisvesting. Het voornemen is om dit in het vervolg jaarlijks in te plannen op initiatief van de RvC.

Mozaïek Wonen (jv 2017)

De RvC nam deel aan drie interne themabijeenkomsten over het nieuwe ondernemingsplan (2018-2021)

en over ICT en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die per 1 mei 2018 ingaat.

Ymere (jv 2017)

In september is de voltallige raad samen met de directieraad twee dagen in Maastricht geweest voor een werkbezoek. Tijdens dit werkbezoek is veel aandacht geschonken aan de verschillen en overeenkomsten tussen de Metropoolregio Amsterdam en Limburg. Limburg is een krimpregio en Amsterdam een groeiende metropool. Er is ingezoomd op hoe Zuid-Limburg en Maastricht met de krimp omgaan. Daarnaast werden enkele projecten in de directe omgeving bezocht. De raad ervaarde het werkbezoek als waardevol en inspirerend.

6.2.7. Lidmaatschappen

Gezien in jaarverslagen

Corporatienaam (jv 2017, pag X)

De leden van de Raad van Commissarissen zijn lid van de Vereniging Toezichthouders Woningcorporaties (VTW). Ze ontvangen diverse vaktijdschriften en brochures.

6.2.8. Zelfevaluatie

De rvc bespreekt ten minste één keer per jaar het eigen functioneren (in termen van effectiviteit) en dat van individuele leden van de rvc. Eens per twee jaar doet de rvc dat onder onafhankelijke, externe begeleiding (art. 30 lid 11 sub b Woningwet). Beschrijf het proces van de zelfevaluatie, de bevindingen en de eventuele naar aanleiding hiervan genomen maatregelen.

Bent u tevreden over uw toezicht? Is er voldoende afstand van de rvc ten opzichte van de bestuurder en toch voldoende zicht op de corporatie? Werkt u goed samen als team? Dergelijke zaken komen bij een zelfevaluatie aan bod.

Governancecode

Principe 3

Het vervullen van de maatschappelijke opdracht van woningcorporaties vraagt om deskundige bestuurders en toezichthouders, die permanent investeren in hun kennis en kunde. Daartoe moeten bestuur en rvc zodanig zijn samengesteld dat leden elkaar aanvullen en scherp houden.

Bepaling 3.12 (‘pas toe’ verplicht)

De rvc en zijn leden zijn geschikt voor hun taak volgens de vigerende geschiktheidsnorm. De rvc is zelf verantwoordelijk voor het goed uitoefenen van zijn taken en verantwoordelijkheden en moet zorgen voor voldoende tegenwicht (‘countervailing power’) binnen de rvc als ook tussen rvc en bestuur.

Bepaling 3.23 (‘pas toe’ verplicht)

De rvc bespreekt ten minste één keer per jaar het eigen functioneren (in termen van effectiviteit) en dat van individuele leden van de rvc. Eens per twee jaar doet de rvc dat onder onafhankelijke, externe begeleiding. Waar nodig worden afspraken gemaakt met betrekking tot het functioneren van (leden van) de raad. Ook de onderlinge samenwerking in de rvc en relatie tot het bestuur is onderwerp van de evaluatie.

Woningwet

Artikel 30 lid 11 sub b

Dit artikel schrijft voor dat de corporatie de procedure en frequentie moet vastleggen in de statuten.

 

Zie verder

VTW-handreiking: professionaliseren door zelfreflectie https://www.vtw-publicaties.nl/professionaliseren-door-zelfreflectie/

Gezien in jaarverslagen

Heemwonen (jv 2017)

Zelfevaluatie

De jaarlijkse zelfevaluatie van de RvC vond plaats op 7 december 2017. Deze is verzorgd door de voorzitter van de RvC. Hij heeft hiervoor één-op- één gesprekken gevoerd met de RvC-leden, gevolgd door een evaluatie met de voltallige raad. De bestuurder was aanwezig bij het afsluitend onderdeel van deze bijeenkomst. De zelfevaluatie is gevoerd aan de hand van de items zoals opgenomen in het reglement van de RvC:

  • samenstelling RvC en rollen;
  • aanwezige competenties;
  • kennisbehoefte;
  • onafhankelijkheid;
  • integriteit;
  • functioneren individuele RvC-leden, commissies, voltallige
  • raad;
  • honorering;
  • toezichtvisie.

Als voorbereiding op de bilaterale gesprekken heeft de voorzitter van de RvC zijn oor te luister gelegd bij de bestuurder, de OR en de huurdersorganisatie. Ook dit jaar kon worden geconcludeerd dat alle gewenste inhoudelijke expertise en competenties in de raad aanwezig zijn en dat er voldoende diversiteit (qua achtergrond, gender, leeftijd) in de RvC is. De RvC-leden ervaren dat zij binnen de raad alle ruimte krijgen voor discussie en verdieping.

Ontwikkelpunten RvC

Uit de zelfevaluatie zijn niet zozeer verbeterpunten als wel ontwikkelpunten naar voren gekomen. Zoals de stap maken naar het op strategisch niveau de discussie voeren over de ontwikkelingen, de te maken keuzes en de effecten ervan. Verder is het belangrijk alert te blijven en oog te houden voor de maatschappelijke ontwikkelingen. De verwachting is dat in de toekomst een groter beroep op de zelfreflectie van de individuele commissarissen gedaan zal worden.

Nijestee (jv 2017)

De RvC staat jaarlijks stil bij haar eigen functioneren. ……

Qua houding en gedrag signaleerde de RvC het gevaar van zelfgenoegzaamheid binnen Nijestee en misschien daarmee ook binnen de Raad zelf. De corporatie was op diverse terreinen koploper, daardoor kan er een neiging bestaan om te zeggen: ‘We doen het goed’. De RvC signaleerde echter ook dat Nijestee die voorsprong op de collega corporaties aan het verliezen is. Afgesproken is dat de RvC de bestuurder/organisatie de vraag stelt of dit beeld herkend wordt en, zo ja, wat het plan van Nijestee is om die voorsprong te herstellen.

Staedion (jv 2017)

Zelfevaluatie

……

In 2017 is de evaluatie uitgevoerd onder onafhankelijke externe begeleiding. In 2018 zal de zelfevaluatie wederom onder begeleiding van een externe deskundige plaatsvinden, omdat we naast terugkijken ook vooruitkijken door in te zoomen op de gewenste competentiematrix en de daar uit voortvloeiende samenstelling van de RvC. Dit alles met het oog op de gewenste toegevoegde waarde van de Raad voor de langere termijn, in het licht van de strategische ambities van Staedion.

Dudok Wonen (jv 2017)

In januari 2017 heeft een themabijeenkomst van de RvC plaatsgevonden waarin het eigen functioneren in 2016 is besproken. De zelfevaluatie vond plaats onder externe begeleiding van [naam bureau]. De RvC had dit keer besloten om de zelfevaluatie te houden in aanwezigheid van de directeur/bestuurder en het directieteam (op dat moment bestaande uit de directeur financiën en informatiemanagement en de bestuurssecretaris). Een bijzondere setting, die niet verhinderde dat alle aanwezigen zeer open en betrokken waren. Het centrale thema was de wijze waarop het samenspel verloopt tussen RvC, bestuur en Directieteam. Iedereen vond het positief om een keer in deze samenstelling een zelfevaluatie te doen. Conclusie van de bijeenkomst was, dat de RvC over het algemeen tevreden is over de samenwerking binnen de RvC. En alle aanwezigen zijn tevreden over de relatie RvC, het bestuur en de directie. De werkwijze tussen de gremia en de personen onderling is tijdens de bijeenkomst nader besproken en er zijn voornemens uitgesproken - zowel organisatorisch als op het persoonlijke vlak.

6.2.9. Permanente educatie

Vermeld het aantal behaalde PE-punten van alle rvc-leden en bestuurders individueel en gebruik het format dat de PE-commissie hiervoor aanbeveelt. Vergeet niet de PE-punten van uw bestuurders in uw rvc-verslag te vermelden! Dit laatste kan ook bij de beschrijving van uw werkgeversrol.

Governancecode

Bepaling 1.8 (‘pas toe’ verplicht)

Leden van bestuur en rvc blijven hun kennis ontwikkelen door middel van trainingen en cursussen. Daarbij wordt aandacht besteed aan gewenst gedrag. De afgesproken Permanente Educatie-systematiek is hierop van toepassing (Aedes heeft dit vastgelegd in een Reglement Permanent Educatie en de VTW in een notitie PE-systeem commissarissen). In het jaarverslag worden in het verslagjaar behaalde PE-punten van bestuur en rvc vermeld.

Uit: ‘Naleving, monitoring en handhaving’

Aedes en de VTW monitoren de naleving van vier specifieke bepalingen van de Governancecode, te weten: …het voldoen aan de eisen (behaalde punten) van de permanente educatie.

Principe 3

Het vervullen van de maatschappelijke opdracht van woningcorporaties vraagt om deskundige bestuurders en toezichthouders, die permanent investeren in hun kennis en kunde…

In onderstaand overzicht is het door de PE-commissie aanbevolen format voor de verantwoording van de PE-punten in het rvc-verslag opgenomen.  De algemene ledenvergadering zal naar verwachting in november de aanbevelingen van de PE-commissie goedkeuren. Dit betekent dan dat in 2019 de PE-lidmaatschapseis minimaal 5 uren/punten zal bedragen bij één (of meer) commissariaten van 1 volledig jaar. De punten die in enig jaar boven het minimum worden behaald mogen uitsluitend worden meegenomen naar het volgende jaar.

Naam commissaris
PE-norm
PE-behaald
Overschot /tekort
Toelichting
 
2018
2018
2017
Voldaan*
2018
 
A
5
4
+5
ja
+4
 
B
5
13
+3
ja
+5
 
C
5
0
0
ja
-5
uitstel bestuur VTW
D
5
6
-1
ja
0
uitstel bestuur VTW
E
5
6
0
ja
+1
 
F
5
5
+1
ja
+1
 
G
4
4
0
ja
0
Benoemd
per 2-2018

Nader bekeken

Bent u gedurende het jaar tot commissaris benoemd dan wordt het minimum aantal PE-punten naar rato vastgesteld. Zie de regeling op de website van de VTW.

Voor PE-activiteiten die u vindt onder het PE-aanbod op de VTW-website geldt, dat deze voldoen aan de voorwaarden voor toekenning van PE-punten.

Registreer uw PE-punten op de website van VTW.

Bekijk ook het ontwikkelkompas op de website van VTW. (URL: https://www.vtw.nl/ontwikkelkompas)

Gezien in jaarverslagen

Stadgenoot (jv 2017)

Het besturen van een woningcorporatie in een snel veranderende maatschappij vraagt om actuele kennis en vaardigheden. Corporatiebestuurders zijn vanaf 1 januari 2015 verplicht tot Permanente Educatie (PE) en moeten over een periode van drie kalenderjaren 108 PE-punten behalen. In 2016 heeft [bestuurder] een opleidingstraject afgerond. Hij heeft 210 PE-punten behaald en voldoet daarmee ruimschoots aan de norm.

Staedion (jv 2017)

Permanente educatie Iedere commissaris dient in 2017 minimaal 5 studie-uren en daarmee PE-punten te hebben behaald. Deze zijn gericht op de ontwikkeling van competenties en/of vakkennis en beroepsvaardigheden die relevant zijn voor de corporatiecommissaris. Indien een lid na 1 januari 2017 tot commissaris is benoemd, is het minimum aantal PE-punten naar rato vastgesteld. Met de voltallige Raad is in 2017 een tweetal sessies gevolg rondom de thema’s governance en stakeholder management. Ook heeft een aantal commissarissen deelgenomen aan een gezamenlijke bijeenkomst met de RvC’s van twee andere Haagse corporaties. Alle RvC leden hebben voldaan aan de VTW-norm. In onderstaande tabel zijn de behaalde PE-punten opgenomen. [tabel]

Zie verder

http://www.vtw.nl/permanente-educatie-commissarissen