9

Maak een RvC-commissie
verantwoordelijk voor mens en organisatie

94.Waarom is een aparte RvC-commissie aan te raden?

Onze visie is dat er een professionaliseringsslag nodig is binnen het toezicht op de corporatiesector. Deze organisaties worden enerzijds steeds groter en complexer. Anderzijds beseffen we dat de maatschappelijke veranderingen en het gebrek aan passende huurwoningen onze samenleving raakt.

De werkgeversrol van de RvC is een omvangrijke taak geworden. Het uitvoerende deel vraagt veel aandacht en toewijding, ook de toezichthoudende taken vergen meer verdieping en voorbereiding. Wij adviseren deze werkzaamheden en deskundigheid in een aparte commissie binnen de RvC onder te brengen bij grotere corporaties.

Als de commissie zich op alle vijf aandachtsgebieden richt, en niet alleen op het onderdeel beloning, vinden wij het niet passend om de naam ‘remuneratiecommissie’ aan te houden. Ons advies is om de commissie bij voorbeeld de naam ‘mens en organisatie’ mee te geven, waarmee aan wordt gegeven dat de RvC ook oog heeft voor leiderschap, de rol van werknemers en de banen in de organisatie. Zie ook vraag 65.

95.Wat is de rol van het reglement van de RvC-commissie?

In de praktijk worden vaak alleen de taken en verantwoordelijkheden van de selectie- en remuneratiecommissie beschreven in het reglement. Denk hierbij aan het benoemen, beoordelen en belonen van de bestuurders.

Kijkend naar de brede werkgeversrol van de RvC pleiten wij voor een ‘eigentijds en eigenwijs’ reglement, waarin alle vijf taken worden benoemd die een commissie op zich neemt om de hoeveelheid werk voor de RvC hanteerbaar te houden. Indien de werkwijze van de RvC het niet mogelijk maakt om met aparte commissies te werken, zijn er vijf aandachtsgebieden die een gezamenlijke opdracht vormen aan de voltallige RvC. Deze benoemen we nog eens in de volgende vraag.

Meer informatie

https://www.vtw.nl/data/media/files/10-11-2017_Modelreglement_Selectie-_en_Remuneratiecommissie.docx

96.Wat zijn de vijf aandachtsgebieden van de RvC?

De RvC is verantwoordelijk voor zowel uitvoerende, zorgende werkzaamheden waarbij de regie gepakt moet worden. De RvC heeft daarnaast toezichthoudende taken waarbij de RvC als adviseur optreedt. Dit hebben we samengevat in vijf aandachtsgebieden die, wanneer goed en consistent uitgevoerd, betekenis en voldoening geven en de impact verhoogt die de RvC heeft op de organisatie en het bestuur.

Voor deze aandachtsgebieden geldt een uitvoerende rol waarin de RvC de regie heeft:

  1. Werkgever van de bestuurder. Binnen deze verantwoordelijkheid vallen het werven, selecteren, benoemen, beoordelen en belonen van de bestuurder. Inclusief het op enig moment beëindigen van de arbeidsrelatie.
  2. Vertalen van de strategie naar een goed ontworpen team aan de top. Dit ontwerp wordt uiteraard besproken en overlegd met de zittende bestuurder maar de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor het inrichten van de bevoegdheden en wie welke verantwoordelijkheid draagt ligt bij de RvC.
  3. Zorgdragen voor de kwaliteit en continuïteit van de RvC zelf. Er moet tijdig geanticipeerd worden wanneer de benoemingstermijn eindigt en indien gewenst overgegaan tot het proces van herbenoeming. In het geval van vertrek van een commissaris draagt de rest van de RvC de verantwoordelijkheid om nieuwe kandidaten te zoeken en de persoon goed in te werken. De RvC zorgt zelf voor permanente educatie binnen het team en doet regelmatig aan zelfevaluatie.

Voor deze aandachtsgebieden geldt een toezichthoudende rol waar de RvC als adviseur optreedt:

  1. De kwaliteit en continuïteit van leiderschap. Het gaat hierbij primair om de functies waar de RvC invloed heeft op de benoeming van de bestuurder. In grotere organisaties geeft de RvC aanvullend advies en houdt toezicht op de ontwikkeling van talent, wat bijdraagt aan de cultuur van de organisatie.
  2. Toezicht houden op goed werkgeverschap van de bestuurder. Hierbij gaat de RvC dieper in op de strategische kansen en risico’s op gebied van mens en organisatie en het bijdragen aan de kwaliteit en het voortbestaan van de organisatie.

97.Welke keuzes zijn belangrijk in het opzetten van een aparte commissie?

Door de omvangrijke werkgeversrol van de RvC wordt er vaak met een aparte commissie gewerkt. Dan zijn er drie belangrijke keuzes:

  1. Welke werkzaamheden voert de commissie uit en op welke manier? Naast de zorg voor de bestuurder, het team van bestuurders en de RvC zelf kan ook gekozen worden om het toezicht op talent en de werkgeversrol van de bestuurder aan het takenpakket van de commissie toe te voegen. Dit kan worden vastgelegd in het reglement van de commissie. Wees daarnaast ook scherp op belangrijke tijdlijnen en bijzondere data zoals verjaardagen en jubilea. Door hier aandacht aan te besteden vervul je een voorbeeldrol binnen de organisatie.
  2. Welke personen zullen lid worden van de commissie mens en organisatie? Wij raden aan dat de voorzitter van de RvC in ieder geval deelneemt aan de commissie. Hij of zij kan dan beter geen voorzitter zijn van deze specifieke commissie omdat dit strijdig is met de voorzittersrol van de gehele raad. Het is belangrijk om personen te kiezen die kennis van en affiniteit hebben met leiderschap, mensgericht werken en uiteraard de woningcorporatie sector kennen. Daarnaast vragen de uitvoerende taken om een taakgericht commissievoorzitter met goede communicatieve vaardigheden.
  3. Welke ondersteuning is er vanuit de organisatie? Er kan een samenwerking afgestemd worden met de bestuurssecretaris en/of de directie van personeelszaken. Let wel op dat de functiehouder om moet kunnen gaan met een dubbele rol binnen de organisatie en dat integriteit een gevoelig issue kan zijn omdat de commissie zich onder andere bezig zal houden met het personeelsdossier van de bestuurder. Daarom adviseren we om tijdig externe juridische adviseurs in te schakelen bij het aanstellen of ontslaan van bestuurders.

98.Waarom is het verstandig de voorzitter van de RvC niet de voorzitter van de commissie te laten zijn?

De voorzitter van de RvC heeft de meest intensieve relatie met de bestuurders, waardoor het van belang is dat hij of zij deelneemt aan de commissie. In het rapport ‘Kracht & Tegenkracht’ (M.J.E. Engbers, School of Business and Economics, Vrije Universiteit, juni 2019) wordt het als risico benoemd als “de werkgeversrol aan de voorzitter wordt overgelaten via het reguliere en intieme informele contact van de voorzitter met de bestuurder”.  In de Governancecode Woningcorporaties is vastgelegd dat een andere commissaris van de RvC de rol van voorzitter van de (remuneratie)commissie op zich neemt. Dat biedt meer kansen om een ‘vriendelijke criticaster’ te kunnen zijn voor de voorzitter van de RvC. De samenwerking tussen de RvC en de voorzitter kan onder druk komen te staan, de voorzitter RvC moet worden (her)benoemd of niet. In deze situaties kan de voorzitter van de commissie ‘mens en organisatie’ behulpzaam zijn om de spanning uit de situatie te halen.

Meer informatie

https://www.vtw.nl/nieuws/bestuurders-en-commissarissen-woningcorporaties-moeten-kritisch-blijven-op-eigen-overtuigingen

99.Hoe kunnen we de werkgeversrol van de RvC verankeren in de organisatie?

We hopen allereerst dat je onze adviezen in deze publicatie ter harte neemt, om als RvC een brede werkgeversrol op te pakken binnen de organisatie. Wanneer dit inderdaad het geval is geven we graag als laatste advies mee om deze werkgeversrol gezamenlijk vast te leggen in het algemene functieprofiel voor leden van de RvC. Dit helpt in het krijgen van draagkracht binnen de organisatie én in het vinden van nieuwe Commissarissen die kunnen bijdragen aan de brede verantwoordelijkheid van de RvC.