4

Het goede gesprek over opdrachtgeverschap

Omdat professioneel opdrachtgeverschap een wezenlijk onderdeel is van het presteren van een corporatie is het bij uitstek een gespreksitem voor de RvC en de bestuurder.

Het is een onderwerp waarbij een beschouwende en reflecterende blik van de commissaris erg belangrijk is. Maar hoe voer je als RvC het goede gesprek op het juiste moment en wat is een belangrijke valkuil als het gaat om toezicht op opdrachtgeverschap?

4.1. Kritische vragen over deskundigheid op inhoud

Om een goed opdrachtgever te zijn, moet de organisatie stabiel zijn, beschikken over goede en geijkte procedures én over deskundigheid op inhoud om een goede opdracht te formuleren en deze in de markt te zetten. Die deskundigheid op inhoud dient bij bestuur of management aanwezig te zijn. Of er voldoende inhoudelijke deskundigheid is binnen de organisatie, dat is één van de zaken waar de toezichthouder kritisch op moet zijn en waar hij of zij de goede vragen over moet stellen. De commissaris voert daarnaast – heel belangrijk – een open gesprek over hoe opdrachtgeverschap vorm krijgt.

4.2. Valkuil

Vaak is binnen de RvC de deskundigheid op veel inhoudelijke thema’s georganiseerd. In toenemende mate komt het voor dat toezichthouders zelf opdrachtgever zijn in hun organisatie waar ze werkzaam zijn. Maar ook bij de corporatie treden zij als RvC-lid soms op als opdrachtgever (denk aan de accountant en de werving van een bestuurder) en moeten zij het goede voorbeeld geven. Deze ervaring geeft een goede basis voor het goede gesprek over opdrachtgeverschap, maar de toezichthouder moet zich ook zeer bewust zijn van de valkuil: toezicht op opdrachtgeverschap is echt iets anders dan zelf opdrachtgever zijn. En praten over opdrachtgeverschap leidt -juist door de aard van het onderwerp- al snel tot gedrag en -taal van een opdrachtgever.

4.3. Advies of opdracht als vraag verpakt

Wanneer het gesprek langs lijnen van inhoud en inhoudelijke aspecten gevoerd wordt, zal de commissaris snel het moment kunnen bereiken dat hij – bewust of onbewust – een advies of zelfs opdracht als vraag verpakt. Wanneer de bestuurder en/of de RvC-leden dit ervaren of zien gebeuren is het zaak dat snel te benoemen, erbij stil te staan en te bespreken. Waarom gebeurt het, wat vinden wij ervan en hoe kom je weer in de juiste verhouding tot elkaar? Het kan ook zijn dat keuzes en beslissingen die des bestuurders horen te zijn stilzwijgend die van de RvC worden, als niet de goedkeuring van een besluit maar feitelijk het besluit zelf aan de RvC voorgelegd wordt. Ook dat maakt het toezicht houden uiteindelijk lastiger.

4.4. Timing en dynamiek in de RvC

Goede vragen over opdrachtgeverschap vragen ook om goede timing. In het kader van risicobeheersing stelt de Woningwet 2015 onder meer dat specifieke bestuursbesluiten moeten worden voorgelegd aan de RvC. Neem de eis dat de bestuurder investeringen boven de drie miljoen euro vooraf ter goedkeuring moet voorleggen aan de RvC. Het gesprek daarover zal echter sterk afhankelijk zijn van het moment waarop de bestuurder om goedkeuring vraagt. Het beste moment voor een goed gesprek is als het voornemen tot de investering tot stand komt, en niet op het allerlaatste moment. Onder tijdsdruk tekenen bij het kruisje leidt zelden of nooit tot het goede toezichtsgesprek.

De dynamiek binnen de RvC vraagt – ook in het kader van opdrachtgeverschap – om aandacht. Het ligt voor de hand dat over een bepaald onderwerp de (meest) inhoudsdeskundige commissaris het gesprek met de bestuurder voert. Dat kan, maar moet niet in de weg staan dat ook de andere RvC-leden de ruimte krijgen én nemen om over het onderwerp het gesprek te voeren. Een RvC-lid dat inhoudelijk deskundig is, stelt soms bepaalde vragen niet meer, vragen die wél gesteld zouden moeten worden. Beperkte inhoudelijke kennis van een onderwerp geeft juist ruimte om op basis van gezond verstand de afwegingen van de bestuurder te bevragen.

Als de bestuurder deskundig is op een bepaald thema, en de kennis bij de RvC ontbreekt, dan moet de RvC zeker eigen deskundigheid over het onderwerp organiseren. Dat kan onder meer door gerichte inzet van permanente educatie (PE) en/of door collegiale intervisie met (leden van) andere RvC’s. De VTW kan bij beide een nuttige rol spelen. Voor de aanpak van deskundigheidsvraagstukken is bovendien een goede oriëntatie op en begrip voor belanghouders van belang: wat speelt er in de maatschappij en in (andere) sectoren?

4.5. Toezicht met Passie als kompas

De VTW voert – onder het motto Toezicht met Passie – al enkele jaren een ontwikkelingscampagne voor commissarissen om toezicht op een verdiepende en meer betekenisvolle manier te houden. De bedoeling van de corporatie staat hierin centraal. Dat is een zeer goed kompas om een ander gesprek over opdrachtgeverschap te voeren.

Investerings- en organisatiebeslissingen – en het opdrachtgeverschap waar die toe leiden – zijn definiërend voor de koers en de toekomst van een corporatie. Goed toezicht moet daarover gaan. Past het opdrachtgeverschap bij doel en focus van de organisatie?

Daarbij hoort zeker ook de toets of belangrijke belanghouders op goede wijze bij projecten, beslissingen en invulling van opdrachtgeverschap betrokken worden. Naast een toetsende rol is daarbij de laatste jaren een proactieve houding van de commissaris meer de norm geworden. Toezicht op opdrachtgeverschap kan beter worden als de commissaris actief inzichten over het onderwerp vergaart en responsief is naar een steeds pro-actiever wordend veld van belanghouders. Overbodig te stellen dat dit om goede afstemming met de bestuurder en bestuurlijke verantwoordelijkheid vraagt.

4.6. Het goede gesprek in de organisatie

De RvC doet er overigens ook goed aan zo nu en dan over de invulling van het opdrachtgeverschap het goede gesprek te voeren met andere betrokkenen binnen de organisatie. Uiteraard hebben bestuurders en commissarissen nadrukkelijk andere rollen waar het gaat om opdrachtgeverschap. Maar juist in het verschil van die rollen kan de grote meerwaarde zitten voor het komen tot goed opdrachtgeverschap.