6

Bijlagen

1. Interviews

Emile Spek en Margriet Drijver

Opdrachtgeverschap moet in bestuurskamer op de agenda

‘Samenwerking met leveranciers steeds urgenter’

Margriet Drijver, corporatiebestuurder, en Emile Spek, directeur huisvesting bij het Amsterdamse ziekenhuis AMC en toezichthouder bij corporatie De Key, zijn op een missie: elke RvC moet professioneel opdrachtgeverschap op de agenda zetten. Of het nu gaat om onderhoud of duurzame innovaties. ‘Samenwerking met leveranciers wordt steeds urgenter.’

Corporaties werken nauw samen met lokale belanghouders aan vitale en leefbare wijken. Dat gaat vaak om complexe vraagstukken, van zorg voor ouderen tot overlast in de wijk, maar corporaties en partners weten elkaar over en weer doorgaans wél te vinden. Hoe anders is de relatie met andere belangrijke partners van de corporatie: leveranciers in de bouw en onderhoud. Volgens Margriet Drijver, corporatiebestuurder, ontbreekt vaak de verbinding met bouwbedrijven. ‘Veel corporaties hebben meer affiniteit met wonen dan met stenen. Daarmee laten we kansen liggen.’

Opdrachtgeverschap – alles wat je een ander uit laat voeren voor het realiseren van je doelen – staat niet vanzelfsprekend op de agenda van het bestuur én de toezichthouders. In de bestuurskamer is professioneel opdrachtgeverschap nauwelijks onderwerp van gesprek, stelt Drijver, terwijl er alle reden is om het er juist wél over te hebben. ‘Opdrachten voor onder meer bouw en onderhoud gaan over enorme bedragen, ze gaan met faalkosten gepaard én er kleven risico’s aan. Bovendien kunnen bouwbedrijven dichtbij de huurders staan, zij spelen een grote rol in de klantentevredenheid.’

Inspireren

Volgens Emile Spek, directeur huisvesting van het AMC en toezichthouder bij De Key, zijn commissarissen zich nog te weinig bewust van het belang van professioneel opdrachtgeverschap. Samen met Drijver houdt hij workshops om VTW-leden te inspireren het goede gesprek aan te gaan met de bestuurder. ‘Als RvC stap je al snel in de valkuil van de inhoud, en stel je vragen over het rendement of de overschrijding van een bouwproject. Maar de commissaris moet juist fundamentele vragen stellen. Vraag de bestuurder naar zijn visie op opdrachtgeverschap, waarom de corporatie met welke leveranciers werkt, hoe de organisatie daarop is ingericht en welke risico’s er spelen.’

Drijver stelt dat de RvC tijdens de hele cyclus kritisch mee moet kijken, ook als de begroting en de jaarrekening op de agenda staan. ‘Het komt nog te vaak voor dat de bestuurder stelt dat we nú een besluit over een bouwproject moeten nemen, omdat het bouwbedrijf al klaar staat. Je moet als RvC aan de voorkant meedenken, op het moment dat nog niet alles is uit onderhandeld, én de bouwplannen in samenhang bekijken. Vraag ook dóór op het beschikbare budget voor onderhoud. Want onderhoud is niet altijd goed te plannen. En het is een enorme kostenpost, vele malen hoger dan een investeringsbesluit voor een bouwproject.

Experimenteren

Volgens Drijver moet er daarnaast meer ruimte zijn om te experimenteren met opdrachtgeverschap in de bouw. Ketensamenwerking – hoe geef je op een efficiënte manier invulling aan de relatie met je leveranciers – leidt volgens haar tot betere kwaliteit. En: minder kosten. ‘Maar dan moet je eerst stappen zetten om daar te komen. Voorbeeld? Een corporatie die het toezicht op de kwaliteit van de bouw bij het bouwbedrijf legt. Of medewerkers van een bouwbedrijf die bewoners ondervragen over terugkeer bij renovatie, in plaats van eigen woonconsulenten. Vraag naar de visie van de bestuurder en geef ruimte aan die experimenten.’

Met de maakindustrie samen

Professioneel opdrachtgeverschap gaat niet alleen meer over de traditionele bouw en onderhoud van woningen. Actuele thema’s, zoals duurzaamheid en digitalisering, zijn minstens zo belangrijk. Volgens Drijver wordt de urgentie om samen met leveranciers aan innovatieve oplossingen te werken alleen maar groter. ‘Bij daken vervangen weet elke corporatie wel hoe het werkt. Voor verduurzaming van het bezit bijvoorbeeld zijn innovatieve oplossingen nodig die nog niet gangbaar zijn. Moeten of kunnen we woningen wel of niet op het warmtenet aansluiten? Als corporatie red je het niet alleen als je deskundigheid daar niet ligt. Je moet dan samen met de maakindustrie aan de slag.’

Dat geldt ook voor digitalisering en informatietechnologie, stelt Drijver. ‘Corporaties hebben vaak de deskundigheid niet om een goede opdracht te geven. Ze weten onvoldoende waar ze het over hebben. Daardoor gaat er vaak veel geld verloren. Net als met bouwbedrijven moeten corporaties een relatie opbouwen met de IT-leveranciers, om samen tot een goede oplossing te komen.’

Volgens Spek moeten corporaties wél op sectorniveau zoveel mogelijk samen optrekken om niet steeds zelf het wiel opnieuw uit te hoeven vinden, of het nu om digitalisering of duurzaamheid gaat. Zo heeft Aedes – als voorbeeld – de Routekaart CO2-neutraal 2050 ontwikkeld (óók voor de RvC). ‘Dit kompas is de basis waar de corporatie mee aan de slag kan om het bezit te verduurzamen. De lokale situatie is niet overal gelijk, dat is zeker waar, maar er zijn ook veel overeenkomsten in de aanpak. Je kan veel leren van ervaringen van andere corporaties. Ook daar kunnen de commissarissen naar vragen.’

Dilemma’s

Stap één is dat het thema opdrachtgeverschap tijdens de RvC-vergadering op de agenda staat, stellen Drijver en Spek, net als betaalbaarheid en beschikbaarheid. Tijdens de VTW-workshops bespreken zij samen met toezichthouders ‘best practices’ en dilemma’s. Volgens Spek worden die gesprekken – die aansluiten op de beweging Toezicht met Passie – gewaardeerd. ‘Het is goed, én ook interessant, om de tijd te nemen om het andere gesprek te voeren. Hoe geef je opdrachtgeverschap in de praktijk handen en voeten? Hoe houd je als RvC de balans tussen vertrouwen en controle? Zo’n gesprek voer je niet altijd op een goede manier als het spannend wordt in de bestuurskamer.’

Opdrachtgeverschap bespreekbaar maken is echter niet altijd eenvoudig, zo stelt Spek. ‘Je moet een lastig gesprek kunnen voeren, als dat nodig is. Kritische vragen kunnen worden opgevat als teken van wantrouwen. Maar het is je rol als commissaris om dóór te vragen wanneer nodig.’ Volgens Spek zijn toezichthouders in een enkel geval zelf opdrachtgever, bijvoorbeeld als ze een accountant werven.

Dat besef helpt ook om na te denken over de eigen rol. ‘Hoe geef je als toezichthouder zelf vorm aan opdrachtgeverschap? Als je dáár vragen over stelt, kom je vaak tot nieuwe inzichten.’

Ambitie

Spek en Drijver hebben inmiddels tegen de honderd commissarissen bereikt met de workshop over opdrachtgeverschap, maar ze zijn nog niet klaar met hun missie. ‘We hebben de ambitie om van elke corporatie minstens één commissaris in de workshop mee te krijgen. Zij kunnen het bewustzijn bij de andere RvC-leden overbrengen. We staan samen voor dezelfde opdracht.’

(Tekst: Lisette Vos)

André Rouwers

RvC-lid bij Patrimonium Barendrecht vanuit praktijk toezicht

‘Opdrachtgeverschap is keuzes maken’

André Rouwers, RvC-lid bij Patrimonium Barendrecht, beschouwt opdrachtgeverschap vanuit zijn rol als toezichthouder. Corporaties staan voor forse opgaven: de bouw van voldoende beschikbare en betaalbare woningen én verduurzaming van de voorraad. Zij moeten hierin noodgedwongen keuzes maken. De RvC moet de kennis in huis hebben om ook de juiste afwegingen te kunnen maken, inclusief een inschatting van de risico’s.

Opdrachtgeverschap verandert in wezen niet, maar de accenten liggen wel anders, stelt Rouwers. Een paar jaar geleden – toen de bouw vanwege de crisis nog in de malaise verkeerde – namen bouwbedrijven alle opdrachten tegen zeer concurrerende prijzen aan. Nu de markt is aangetrokken, en er weer volop werk is, moeten corporaties veel meer betalen voor hetzelfde werk. Tel daarbij op dat corporaties voor forse opgaven staan én dat de verhuurderheffing de noodzakelijke investeringen beperkt.

Vinger aan de pols

Deze ontwikkelingen leiden ertoe dat corporaties – meer dan ooit – keuzes moeten maken. De RvC moet daarbij vinger aan de pols houden, stelt Rouwers. ‘We moeten als RvC niet op de stoel van de bestuurder gaan zitten, maar wel kritisch kijken naar de keuzes die het bestuur maakt. Naast duurzaamheid zijn betaalbaarheid en beschikbaarheid van sociale huurwoningen belangrijke thema’s. Uitgangspunt is echter de specifieke opgave in het werkgebied van de corporatie. Waar gaat de aandacht van de organisatie de komende jaren naar toe en wat zijn de overwegingen?’

Volgens Rouwers moet de RvC zich niet alleen verdiepen in de specifieke opgave in het werkgebied, maar ook in de nieuwe ontwikkelingen in de duurzame bouw. Toezichthouders moeten kennis over de verduurzaming van woningen hebben om een goede discussie te kunnen voeren en in te kunnen schatten wat de risico’s zijn, stelt hij. ‘Tenslotte gaat het om forse investeringen, en deze bedragen kun je als opdrachtgever maar één keer uitgegeven.

Efficiënter en minder ingrijpend

De ontwikkelingen in nieuwe technieken voor duurzame woningen gaan razendsnel. Het besluit van de overheid om de gaskraan in Groningen in 2030 terug te draaien, heeft die ontwikkelingen in een stroomversnelling gebracht. ‘Je moet als RvC niet alleen kijken naar wat er vandaag speelt, maar ook morgen. Nieuwe oplossingen en technieken zullen op de markt komen, die waarschijnlijk efficiënter zijn en minder ingrijpend. Daar moet je in je keuzes ook rekening mee houden.’

Volgens Rouwers moet de corporatie altijd de huurders bij de verduurzamingsopgave betrekken. ‘Als er geen draagvlak is onder de huurders, wordt het heel lastig.’

Vast agendapunt

Investeringen in het woningbezit – verduurzaming, renovatie van de bestaande voorraad én nieuwbouw  – zou een vast agendapunt tijdens de RvC-vergaderingen moeten zijn, stelt Rouwers. Een speciale commissie zou dit thema kunnen oppakken en uitdiepen, zoals de auditcommissie financiën uitdiept. ‘De agenda wordt vaak nog te veel beheerst door financiën. De discussie over projecten, van de bouw van duurzame woningen tot duurzame investeringen in de bestaande voorraad, moet je breder voeren.’

Opdrachtgeverschap hoort daar zeker bij, stelt Rouwers. ‘Hoe geef je vorm aan opdrachtgeverschap, doe je alles of een deel zelf of besteed je alles of een deel uit? Wat is de kennis binnen de organisatie op het terrein van verduurzaming, renovatie en nieuwbouw en in hoeverre leunt de corporatie op de kennis van de leveranciers? Zijn de risico’s van de keuzes voldoende in beeld, ook in relatie tot opdrachtgeverschap?’

Professioneel opdrachtgeverschap

Uiteindelijk moeten deze stappen leiden tot professioneel opdrachtgeverschap en daarmee het voorkomen van (faal)kosten. ‘Of het nu gaat om meerjarig onderhoud of verduurzaming van het bestaande bezit, er gaat heel veel geld in om. Als je niet helder weet wat je wilt, dan kun je geen goede opdracht geven, en dan loop je risico’s. Met alle gevolgen van dien.’

Voortgang bewaken

Corporaties hebben vaak diverse projecten onder handen. Volgens Rouwers moet de RvC de voortgang van deze projecten, in onderlinge samenhang, bewaken. Ook moet vooraf helder zijn waar de prioriteit ligt als er keuzes gemaakt moeten worden. ‘Realiseer je dat niet alles te voorkomen is, maar dat het wel belangrijk is om problemen direct op te pakken en te weten wat de prioriteiten zijn, bijvoorbeeld als het nodig is om een project te temporiseren of zelfs te stoppen.’

(Tekst: Lisette Vos)

2. Publicaties

TU Delft Leerstoel Publiek Opdrachtgeverschap

https://www.tudelft.nl/bk/over-faculteit/afdelingen/management-in-the-built-environment/organisatie/leerstoelen/publiek-opdrachtgeverschap-in-de-bouw/

  • Hermans et.al; Publieke opdrachtgever als lerende organisatie – een handreiking (maart 2019)
  • M. Hermans et.al.; Handreiking professioneel opdrachtgeverschap voor corporaties en andere (semi-)publieke opdrachtgeverschap (2018)
  • M. Hermans et.al.; Maturity Model Publiek Opdrachtgeverschap in de bouw (2016)

Boeken, onder meer:

  • M.Rutten,  De kracht van een goede opdracht (2018)
  • L. Sneller, De commissaris en het toezicht op IT (2017)
  • E. van Dieën De opdrachtgever (2013)

Aedes: Dossier

https://www.aedes.nl/dossiers/opdrachtgeverschap.html

VTW Toezicht met passie

https://www.vtw.nl/

Autoriteit woningcorporaties

https://www.ilent.nl/documenten/publicaties/2018/02/12/rapportage-integriteit-bij-opdrachtverstrekking

PBLQ

https://www.pblq.nl/advies/wie-zijn-de-beste-ict-opdrachtgevers-binnen-de-overheid