5

Inzicht in opdrachtgeverschap (plus vragenlijst)

Zoals we eerder hebben besproken heeft de mate van professionaliteit waarmee het opdrachtgeverschap wordt ingevuld grote gevolgen voor de (financiële) prestaties en het risicoprofiel van de corporatie.

Daarmee is het voor de RvC een belangrijk thema, zowel in de rol van toezichthouder als in die van sparringpartner van de bestuurder.

Goed toezicht vraagt om:

• inzicht in en betrokkenheid bij de beleidskaders van de corporatie op het terrein van opdrachtgeverschap, de vertaling daarvan naar concrete uitvoeringsprogramma’s (voor investeringsprojecten, voor beheer, onderhoud en verduurzaming van woningen, en voor de IT-agenda) en uiteindelijk ook inzicht in en betrokkenheid bij de voortgang in de uitvoering;
• inzicht in en betrokkenheid bij de organisatie rond opdrachtgeverschap en over (de aanwezigheid van) inzichtelijke protocollen en processen, inclusief de samenwerking met de markt.
• inzicht in en betrokkenheid bij heldere en consequente rapportage en publicatie, opdrachtgeverschap moet transparant zijn.

Met behulp van onderstaande vragen kan de RvC inzicht krijgen in (de mate van professionaliteit van) het opdrachtgeverschap binnen de corporatie.

5.1. Beleid, filosofie en toezichtkaders

1. Wat verstaat de corporatie onder het begrip opdrachtgeverschap en is het überhaupt een thema? Als dat zo is: op welke wijze bespreekt de bestuurder dat met de RvC? Hoe wordt het opdrachtgeverschap ingevuld? Hoe wordt daarbij gekeken naar de eigen organisatie en naar externe partijen?
2. Is er binnen de corporatie consensus over invulling en betekenis van het begrip opdrachtgeverschap en het belang daarvan? Wordt hier op eenduidige wijze vorm aan gegeven? Voert de RvC zelf bredere gesprekken over opdrachtgeverschap, bijvoorbeeld naar aanleiding van position-papers, beleidsdocumenten en statuten?
3. Is er concreet beleid op het gebied van opdrachtgeverschap? Waar en hoe is dat vastgelegd? Met welke frequentie wordt het herzien? Sluit het beleid goed aan op de strategische koers van de corporatie? Is het beleid uniform voor alle typen werk en opdrachten of is er bewust gedifferentieerd?
4. Welke opdrachten en trajecten worden genoemd als voorbeelden van goed en professioneel opdrachtgeverschap? Zijn daarbij de doelen, uitgangspunten en opdrachtverlening nog in het resultaat herkenbaar? Met andere woorden: is duidelijk hoe de opdrachten passen binnen missie en visie van de corporatie en hoe ze bijdragen aan de beleidsdoelen?
5. Hoe is het beleid geformuleerd: met ambities en een inhoudelijke inrichting of juist procedureel?
6. Is het beleid op het gebied van opdrachtgeverschap adequaat en actueel? Is het beleid recent geëvalueerd bij projecten en opdrachten?
7. Zijn er binnen de RvC leden die ‘eigenaar’ zijn van het thema opdrachtgeverschap? Hoe en wanneer komen investeringsprojecten, IT-projecten, aanbestedingen en samenwerkingscontracten op de agenda van de RvC? Is er voldoende kennis voor het stellen van de goede vragen? Wordt er met de bestuurder ook vooruitlopend op de jaaragenda voor de te verwachten projecten afgesproken?
8. Is de RvC een goed geïnformeerd en ‘wijs’ klankbord met betrekking tot (de maatschappelijke en zakelijke context) van opdrachtgeverschap? Als dat niet of onvoldoende het geval is, hoe voorziet de raad dan in het beschikbaar komen van die expertise en wat wordt er gedaan aan (eigen) kennisontwikkeling?

5.2. Organisatieopbouw, protocollen en processen

1. Zijn er protocollen en processen voor opdrachtgeverschap en hoe zien die eruit? Zijn ze uniform voor alle typen werk en opdrachten of is er bewust gedifferentieerd?
2. Hoe verhouden deze protocollen en processen zich tot de mandatering aan en bevoegdheden van de medewerkers/functionarissen die genoemd worden, in het bijzonder bij het voeren van onderhandelingen en het aangaan van contracten?
3. Hoe is op de cruciale momenten rond besluiten het vier-ogen-principe georganiseerd en geborgd? Niet alleen op bestuurlijk niveau, maar ook op andere niveaus binnen de operationele organisatie?
4. Is voor de RvC duidelijk waar de opdrachtgevende rol in de organisatie is belegd? En zijn concrete (en relevante) opdrachtgevers binnen de corporatie bekend bij de RvC?
5. Zijn relevante delen van het beleid rond opdrachtgeverschap publiekelijk bekend en inzichtelijk, bijvoorbeeld via de website?
6. Met welke en hoeveel marktpartijen wordt samengewerkt, hoe vinden de selectie en aanbesteding plaats en wie zijn de (mogelijke) opdrachtnemers van de corporatie? Is er een register van huidige opdrachtnemers?
7. Is in het register van opdrachtnemers te zien hoe wordt samengewerkt met verschillende opdrachtnemers? Maak daarbij een onderscheid tussen investeringen, onderhoud en overige opdrachten en denk in het bijzonder aan langdurige samenwerkingsverbanden, ketensamenwerkingen en raamovereenkomsten.
8. Hoe worden de prestaties van opdrachtnemers getoetst en wordt daarbij ook feedback op het presteren van de corporatie meegenomen? Hoe wordt daarbij aangekeken tegen resultaten uit het verleden en nieuwe ontwikkelingen?
9. Is in het Investeringsstatuut aangegeven hoe en wanneer het opdrachtgeverschap en de uitvoering van de inkoopstrategie kan worden getoetst?
10. En concreter: Hoe, waar, wanneer en door wie wordt er in het kader van specifieke projecten of activiteiten over opdrachtgeverschap gesproken en wordt de uitvoering getoetst? Is daar bij standaard-evaluaties van projecten een vaste plaats voor? Welke evaluaties wil de RvC onder ogen krijgen?
11. Hoe managet de corporatie de risico’s die voort kunnen vloeien uit projecten en grote -en soms ook kleine opdrachten? Worden de risico’s gecategoriseerd in beeld gebracht en zijn de beheermaatregelen realistisch? Worden problemen en tegenvallers op een ‘leerzame’ wijze geëvalueerd en gedeeld binnen de organisatie. Krijgt de RvC daar een goed beeld van?
12. Welke (nieuwe) kennis en competenties zijn er nodig om de door de corporatie beoogde vorm van opdrachtgeverschap waar te kunnen maken en is die afdoende afwezig? Zijn de bij opdrachtgeverschap betrokken medewerkers naast bevoegd ook bekwaam en hoe wordt dit getoetst en geborgd? Zijn bijvoorbeeld de functie- en taakbeschrijvingen en -vereisten voor sleutelfunctionarissen adequaat geformuleerd?
13. Weet de RvC of de bestuurder periodiek een ‘vlootschouw’ organiseert van medewerkers die betrokken zijn bij alle opdrachtgeverschap?
14. Kennen de bestuurder en de RvC de risico’s die verbonden zijn aan opdrachtverlening en zijn die qua beheer op adequate wijze belegd en verdeeld tussen eigen organisatie, leveranciers en partners.
15. Wordt kritisch gekeken of de corporatie zijn opdrachtnemers en hun sector doorgrondt en of er sprake is van gelijkwaardigheid in het onderhandelings- en contracteringsproces? Laat de corporatie zich, indien nodig, op een adequate en effectieve manier ondersteunen door adviseurs die het belang van de corporatie echt dienen?

5.3. Rapporteren en publiceren

1. Op welke wijze wordt gerapporteerd over opdrachten en opdrachtgeverschap? En is het niveau en de breedte van rapporteren voldoende voor de RvC om een goed beeld van de invulling van het opdrachtgeverschap te vormen?
2. Door wie wordt gerapporteerd over opdrachten en opdrachtgeverschap? Ontvangt de RvC dezelfde rapportage als de bestuurder?
3. Welke vragen met betrekking tot opdrachtgeverschap worden bij het vaststellen van de vragen aan de accountant ten behoeve van de Managementletter meegenomen?
4. Heeft het thema opdrachtgeverschap een volwaardige plaats in het jaarverslag?

5.4. Vragen over opdrachtgeverschap: digitalisering en IT

Strategie

• Is digitalisering en informatietechnologie onderdeel van de strategische visie van de corporatie? Is het thema belegd in het Management Team (MT)?
• Is op basis van de strategisch visie ook vastgesteld op hoe dit belegd is: Wat doet de corporatie zelf/wat besteedt de corporatie uit? Is de organisatie er goed op ingericht als de corporatie kiest om (bijvoorbeeld) IT-beheer uit te besteden?

Kosten

• Wat mag IT kosten? Zijn deze kosten direct gelinkt aan de strategische doelstellingen van de corporatie? Zijn de kosten bekend en toe te wijzen aan de geleverde diensten?

Leveranciers

• Met welke IT-leveranciers werkt de corporatie, op basis van welke gronden? Wat is de visie van het bestuur?
• Heeft de corporatie een strategische relatie met de IT-leverancier, en hoe is de ingericht? Welke afspraken zijn er gemaakt voor de langere termijn? Hoe is het risico belegd?
• Zijn er momenten van evaluatie vastgelegd om vast te stellen of de IT-systemen nog voldoen aan de doelstelling en missie van de corporatie?

Organisatie

• Welke kernrollen zijn belegd in de organisatie om de betreffende strategie te effectueren.
• Op welke wijze is het proces-eigenaarschap en opdrachtgeverschap in de organisatie belegd?
• Hoe vindt besluitvorming over digitalisering en IT plaats?